Заявление о предоставлении командировки образец. Заявление на выдачу денег на командировку

C заявлением на возмещение денежных средств, которые были потрачены на нужды организации, как правило, обращаются подотчетные лица, израсходовавшие больше денег, чем им было выдано. Ведь от непредвиденных трат никто не застрахован. Если расходы действительно были необходимы и подотчетник представил подтверждающие их документы, то организация должна будет выплатить ему возмещение. Образец заявления о возмещении денежных средств приведен ниже.

Напомним, что подотчетным лицом может как обычный работник, так и руководитель, а также исполнитель, с которым у компании заключен гражданско-правовой договор (Письмо Банка России от 02.10.2014 N 29-Р-Р-6/7859 ). Соответственно, и заявление о возмещении личных средств может написать любой из них.

Выдача денег подотчетнику

Как вы помните, деньги выдаются работнику на основании его , на котором должна стоять виза руководителя организации, либо распоряжения (приказа) руководителя (пп. 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У ). Сотруднику можно выдать наличные деньги, а можно сделать безналичный перевод на его банковскую карту, в т.ч. зарплатную (Письмо Минфина России от 21.07.2017 N 09-01-07/46781 ). В последнем случае реквизиты карты должны быть указаны в заявлении подотчетника или распоряжении руководства. При перечислении средств в платежке в поле «Назначение платежа» нужно указать, что сотруднику выдан именно аванс на хозяйственные нужд (на командировочные расходы или иные цели).

Авансовый отчет и подтверждающие документы

Чтобы отчитаться за потраченные средства, сотрудник должен составить авансовый отчет по форме, утвержденной организацией, или унифицированной форме АО-1 (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 N 55). К отчету должны быть приложены оригиналы документов, подтверждающих расходы. Это могут быть товарные и кассовые чеки, квитанции, БСО. А если работник оплачивал нужды компании банковской картой, то в качестве подтверждающих документов он может предоставить квитанции, чеки или иные аналогичные документы (Письмо Минфина России от 24.06.2016 N 03-03-06/1/36877 ).

Авансовый отчет должен быть проверен бухгалтером и утвержден руководителем организации. После этого сумма перерасходованных средств выдается работнику по расходному кассовому ордеру, а его реквизиты указываются в авансовом отчете (

Командировка — служебная поездка в иную организацию, в которую направляется штатный сотрудник. Он получает цель и срок ее исполнения. Если деятельность сотрудника постоянно связана с такими поездками, они не признаются командировкой.

Основы написания заявления на командировку

Каждый штатный сотрудник должен предоставить письменное согласие на поездку на определенный срок. Руководитель компании не имеет право принуждать в случае, если они не хотят предоставлять письменное согласие на предоставленное заявление. Официальная бумага формируется теми гражданами, которые в соответствии со нуждаются в дополнительной защите.

Нужно ли писать заявление на командировку сотруднику?

Следует еще раз обратить внимание на то, что в соответствии со служебная командировка именуется поездкой сотрудника в строго оговоренные временные рамки для выполнения поручений начальства. Направить в поездку имеет право только работодатель. Желание сотрудника не учитывается. Поэтому нет необходимости писать руководству письменное заявление.

Также учтите, что в соответствии со женщина, у которой ребенок младше трех лет, может быть направлена в поездку только с письменного согласия или в случае, если это не запрещено медицинской справкой. Молодые мамы должны быть ознакомлены со своим правом отказаться в письменном виде.

Эти положения относятся и к одиноким матерям или отцам, которые воспитывают детей без одного супруга в возрасте до пяти лет. Дополнительно сюда приписываются дети-инвалиды и сотрудники, которые ухаживают за больными членами семьи согласно медицинским данным.

Заявление на выдачу аванса на командировочные расходы

Заявление о передачи денежных средств авансом составляется на ФИО руководителя предприятия в свободной форме. Но следуйте специальным критериям. В тексте укажите итоговую стоимость аванса, которую хотите получить, а также укажите, по какой причине возникла необходимость. К примеру, денежные средства могли потребоваться на оплату лечения. После этого заявление нужно представить начальнику отдела, а затем направить руководителю компании. Если он согласится выплатить сумму, то он поставит свою подпись и направит официальную бумагу сотрудникам бухгалтерии для дальнейшей выдачи денежных средств.

Если потребовался аванс на командировку, уточните следующую информацию:

• Текущее название населенного пункта, в котором вы находитесь;
• Время и дата начала поездки и ее окончание;
• Причина, по которой сотрудник был направлен в служебную поездку;
• Общая сумма всех производимых и планируемых расходов, которая должна выплатить организация в виде аванса;
• Деление итоговой суммы на подробные затраты. Сюда относится аренда жилья для проживания, суточные, проезд, а также расчет необходимых затрат из количества дней по служебной поездке.

Что обязан знать сотрудник перед тем, как отравиться в командировку?

Если отправленный в командировку человек не является руководителем компании, у него нет личного помощника или секретаря, то все связанные с организацией поездки вопросы он должен решить самостоятельно. Таковыми являются:

• Покупка билетов;
• Бронь в гостинице;
• Оформление доверенности на собственное имя для представления интересов организации.

Если работник прибыл на место, он должен помнить о сборе всех документов и квитанций, которые подтверждают выполнение текущих рабочих обязанностей в ином городе.

До 2015 года работнику выдавалось специальное удостоверение, в котором указывался срок нахождения командировки, дата приезда и назначение даты выезда. Но после с начала 2015 года, все командировочные удостоверения отменяются. По приезду теперь работодателю можно предъявить билет на маршрутное такси, в котором указывается дата и время осуществленного передвижения.

10.09.2019

Направление работника на выполнение трудовой функции, обусловленной служебным заданием, не по месту его постоянной работы непосредственно связано с расходами направляющего предприятия (организации).

Представленные траты состоят из выплаты командированному сотруднику заработной платы за весь период служебной поездки, оплаты проезда и проживания в месте направления, покрытие суточных расходов и др. (компенсация сверхурочных работ, ночных смен и пр.).

Все обусловленные растраты оформляются и подтверждаются документами строгой отчетности, в том числе и заявлениями на командировочные расходы.

Нормативное регулирование указанного вопроса осуществляется в соответствии с Трудовым и Налоговым кодексами России, а также Положениями № 922 и №749 , утвержденными Постановлениями Правительства РФ от 24 декабря 2007 года и 13 октября 2008 года соответственно.

Нужно ли составлять для получения возмещения командировочных расходов?

Законом на работодателя возлагается обязательство по выдаче работнику, направленному в служебную поездку, аванса на командировку (п. 10 Положения №749 и Российской Федерации). Как выдается аванс, .

Такая выплата производится бухгалтерией направляющего предприятия (организации) на основании соответствующего приказа руководства, а также заявления от самого командированного сотрудника и включает в себя суммы на покрытие проезда, проживания, суточных трат. Может выдаваться наличными или .

Для получения выплат работником, направленным на выполнение служебного задания не по месту постоянной работы, начальник должен оформить приказ.

Именно этот документ является главным основанием для выдачи средств из кассы компании или произведения безналичных перечислений на банковскую карту трудящегося.

Издается такой приказ перед поездкой и должен подаваться в бухгалтерию вместе с заявлением от сотрудника на получение аванса на командировочные расходы.

В представленном заявлении содержатся сведения о месте направления, датах поездки, данные о приказе о направлении, сумма аванса, необходимая к выдаче и конкретизирующая постатейные расходы смета.

Допускается оформление сметы отдельным документом, составленным уполномоченным на такие действия работником направляющего предприятия (организации (как правило, бухгалтера).

Кто может оформить?

Заявление на выдачу авансового платежа, связанного с направлением работника в служебную поездку, составляется в свободной форме на фирменном бланке направляющей компании (при его наличии), однако должно содержать всю необходимую информацию для обоснования надобности проведения соответствующего платежа на командировочные расходы.

Написать представленную бумагу должен сотрудник, который направляется приказом начальства в командировку. Руководитель предприятия (организации) визирует заявление, чем подтверждает согласование суммы авансового платежа.

Также на указанном документе ставится подпись бухгалтера (свидетельствует о закрытии работником отчетов по предыдущим поездкам).

Для детализации командировочных расходов в заявлении прописывается смета. Если принято решение о ее оформление отдельным документом, допустимо составление расчетов бухгалтером, а не командированным сотрудником.

Как правильно написать заявку на выдачу аванса?

Законодатель не выдвигает специальных требований к составлению представленного документа, что позволяет сотрудникам, которые по распоряжению начальства отправляются в поездку для выполнения трудовой функции не по месту постоянной работы, писать заявление в свободной форме.

Однако для того, чтоб бухгалтерия приняла такую бумагу, она должна содержать обязательные ведомости:

• Информация о приказе (распоряжении) направления в командировку (номер, дата);
• Дата отъезда и прибытия;
• Название города (в заграничных поездках также и страны) направления;
• Размер авансового платежа на командировочные затраты (цифрами и прописью);
• Разбивка суммы на отдельные статьи расходов (проживание, проезд и т.п.).

Допускается подача документа как написанного от руки, так и в печатном варианте.

Не принимаются заявления, которые не содержат необходимую информацию, не имеют визы начальства, не одобрены подписью бухгалтера, содержат исправления или ошибки.

Скачать образец

Скачать образец заявления о выдаче авансовой суммы на командировочные расходы – .

Руководителю

ОАО «Органика»

Кашину В.Г.

Главного механика

Грибовского В.М.

Заявление

Прошу перечислить на мое имя аванс на расходы, связанные с отправлением в командировку в город Москва в период с 11.12.2019 года по 15.12.2019 года в соответствии с Приказом №18 от 01.12.2019 года.

15 000 руб. (пятнадцать тысяч рублей).

Суточные: 500 руб х 5 суток = 2500 рублей

Проезд: 3 000 руб. х 2 (к месту командировки и обратно) = 6 000

Проживание в одноместном гостиничном номере: 1500 руб. х 5 суток= 7 500 руб.

Итого: 15 000 рублей

Отчет о растрате авансового платежа, а также о исполнении служебного задания обязуюсь предоставить в течении трех рабочих дней с момента возвращения из командировки.

Задолженностей по предыдущим поездкам не имею.

10.12.2019 (подпись)

Выводы

Для выдачи аванса на расходы, связанные с командировкой, необходимо составление работником соответствующего заявления.

Сотрудник организации допустил перерасход во время служебной командировки. В городе, куда он был направлен, не нашлось гостиничных номеров, цена которых укладывалась бы в утвержденный в организации норматив. Вследствие этого ему пришлось арендовать более дорогой номер, чем планировалось. Нужно составить заявление о возмещении командировочных расходов. Предлагаем образец заявления, подготовленный нашими специалистами. Пример поможет возместить сверхнормативные расходы в 2019 году.

Командировочные расходы нужно возместить

В ходе деятельности организации может возникнуть потребность направить сотрудника в служебную командировку.

Командировка – это поездка работника по распоряжению работодателя для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ).

Очевидно, что работник, направленный в командировку, понесет расходы, связанные с поездкой. В соответствии с трудовым законодательством такие затраты работнику должны быть компенсированы. В частности, нужно возместить (ст. 168 ТК РФ):

• расходы на проезд;
• расходы по найму жилья;
• суточные – дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства;
• иные расходы, понесенные в командировке по согласованию с администрацией.

Конкретный порядок возмещения расходов, в том числе, размер компенсации произведенных работником затрат организации могут устанавливать самостоятельно.
Причем размер возмещения понесенных расходов может быть установлен организацией в зависимости от статуса командированного сотрудника. Совершенно не обязательно устанавливать единые для всех лимиты расходования денежных средств в служебных командировках. Так, для руководства компании может быть установлен повышенный размер компенсации командировочных расходов, а для рядовых сотрудников лимиты расходования денег в командировке могут быть более скромным.

Составляем заявление

Если сотрудником компании во время командировки допущен перерасход и израсходованы личные средства, можно написать заявление на возмещение понесенных расходов, приложив к нему подтверждающие документы. Образец заявления о возмещении командировочных расходов, подготовленный нашими специалистами, поможет сэкономить время на его составление.

Направить в командировку можно только сотрудника, с которым заключен трудовой договор. Дело в том, что трудовое законодательство не распространяется на лиц, с которыми у компании заключены гражданско-правовые договоры (ст. 11 ТК РФ). Значит, и командировками в понимании Трудового кодекса служебные поездки исполнителей по договорам гражданско-правового характера не являются.

Согласно ТК РФ, ст.166, командировкой признается служебная поездка, в которую направляется сотрудник. Перед ним ставиться определенная цель и срок для ее исполнения.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Для сотрудников, чья основная работа носит разъездной характер, подобные поездки не признаются командировками.

Все служебные командировки регламентируются Положением №749 «О направлении в командировку» от 13 октября 2008г.

Командировочные расходы могут быть компенсированы только для официально трудоустроенных сотрудников. Соответственно должен быть оформлен , выдано командировочное удостоверение и .

В некоторых случаях необходимо от сотрудника заявление на командировку.

В каких случаях требуется?

В современном мире, несмотря на появление электронной подписи и отходе от бумажных носителей, личное присутствие все также важно и нужно - например, заключение новых сделок, передача документации, контроль за строительством и т.д.

Заявление на командировку должно быть написано лично сотрудником, направленным в командировку.

Специалист по кадрам должен точно знать, как составляется заявление на командировку (образец предоставить по запросу), кто должен его писать и в какой форме.

Документ составляется в стандартной для заявления форме. Пишется на имя руководителя, от кого, текст заявления, дата и подпись. В тексте заявления указывается согласие на служебную поездку, тем самым производится ознакомление сотрудника с тем, что он знает о возможном отказе.

Обычно при направлении сотрудника в командировку его согласие не требуется.

По ТК РФ есть отдельные категории граждан, которые должны дать свое согласие.

При их нежелании или невозможности отправиться в поездку, руководитель не имеет права оформить командировку. При нарушении на руководителя и организацию накладывается штраф.

В ТК РФ ст.259 и ст.264 указаны категории людей, которые требуют дополнительной защиты.

Список сотрудников, которых невозможно отправить в командировку без заявления от них:

• сотрудники, которые имеют на иждивении детей инвалидов или детей до 3х лет;
• сотрудники, которые имеют на иждивении родителей или других родственников;
• сотрудники, которые в одиночку воспитывают детей в возрасте до 5 лет.

Также следует привести список сотрудников, которых запрещено отправлять в командировку:

• сотрудники до 18 лет;
• женщины беременные;
• сотрудники, работающие по ученическому договору;
• сотрудники, работающие по гражданско-правовому договору.

С сотрудников, которые не попадают в этот список, заявление на командировку не запрашивают.

Не следует путать заявление на командировку с заявлением на командировочные расходы.

Последнее составляется при желании получить аванс на расходы, связанные с поездкой. После его написания бухгалтерия выдает деньги. По прибытии сотрудник обязан отчитаться о произведенных тратах, предоставив подтверждающие расходные документы.

К заявлениям на командировку условно относят все заявления, которые были составлены в ее период: возврат раньше срока, возврат из заработной платы не потраченных средств и т.д.

Поездка за счет принимающей стороны

Согласно ТК РФ все командировочные расходы сотрудника подлежат возмещению.

Они складываются из затрат к месту проведения командировки, проживание, питание и расходы связанные с командировкой.
Возмещать произведенные затраты может как отправляющая в командировку организация, так и принимающая.

Перед отправлением сотрудника обе стороны должны заключить соглашение в письменной форме. В нем указывается, кто из организаций производит оплату и каких командировочных расходов.

При составлении приказа на командировку сотрудника указывается, что оплата командировочных расходов производит принимающая сторона.

Оплата будет произведена только после предоставления документов, подтверждающих расходы.

При составлением сотрудник должен написать заявление. В документе должно быть указано, что сотрудник просит направить его в командировку за счет принимающей стороны.

Поездка на личном транспорте

При выборе транспорта для следования к месту назначения командировки нет строгих рамок, указанных в ТК РФ или НК РФ.

Необходимо согласовать этот вопрос с руководителем предприятия. Это может быть ж/д, автобус, авиа или автомобиль. Директор выберет наиболее финансово выгодный или удобный.

При передвижении к командировке на личном автотранспорте расходы на бензин могут быть учтены в составе командировочных расходов.

Для этого сотрудник должен предоставить ПТС, подтверждающий, что именно он владелец автомобиля. Затем написать заявление о желании следовать в командировку на автомобиле.

Бухгалтерия оформляет соответствующий приказ.

Из практики: предприятие оформляет договор, по которому она арендует автомобиль у сотрудника. На его основании работник следует на машине в командировку, а расходы на бензин могут быть приняты для целей налогообложения. По возвращении заполняется путевой лист и к командировочному удостоверению прикрепляются кассовые чеки о заправке.

Как составить заявление на командировку?

Требования к документу

Документ может быть напечатан на компьютере или написан от руки. В первом варианте дата и подпись должна быть проставлена вручную заявителем.

Форма и текст

Форма состоит из шапки, текста и заключения:

• В шапке указывается на кого и от кого составлено заявление.
• В тексте прописывается сам текст.
• В заключении ставится дата составления и подпись сотрудника.

Как заполняется заявление:

• В строке «кому» указывается должность (руководитель, генеральный директор), фамилия инициалы и название организации.
• В строке «от кого» указывается должность и фамилия, инициалы сотрудника.
• В теле заявления указывается название «Заявление на командировку» и далее идет текст. Пример заявления приведен далее.
• После текста заявления ставится дата и подпись сотрудника, отправляемого в командировку. В скобках указывается фамилия, инициалы.

Дата

В командировочном удостоверении ставится дата убытия сотрудника на транспорте. Заявление на командировку пишется за несколько дней до поездки.

Приказ оформляется только после принятия и регистрации заявления.

Пример (образец) документа:

Примерный текст заявления

Как написать заявление на командировочные расходы?

Заявление составляется для получения денежных средств на командировочные расходы.

Требования к документу

Составляется сотрудником, отправляющимся в командировку.

После написания обязательно должна стоять резолюция руководителя или иного уполномоченного на это лица. Без подписи директора, бухгалтерия не сможет выдать денежные средства на командировку.

Форма и текст

По форме документ состоит из 3х частей: шапка, текст, подпись:

• Шапка – располагается в правом верхнем углу. В ней указывается на кого составляется заявление. Должность (руководитель, начальник отдела, директор) и название организации. Следующей строкой указывается от кого (должность и фамилия).
• Текст – название и изложение просьбы. В тексте указывается просьба выдать денежные средства авансом на расходы по командировке. Обязательно указать количество дней нахождения вне рабочего места и на какие цели необходимы деньги.
• Заключение – дата, подпись, фамилия сотрудника. При распечатывании заявления с компьютера дата и подпись ставятся вручную.

Даты

Заявка на командировку составляется за несколько дней до командировки.