Как ведется журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки? Журнал учета приказов (распоряжений) о направлении в командировки (иные поездки) Журнал регистрации приказов командировок образец год.

С 2019 года упростились процедура ведения документации, связанной со служебными командировками.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Еще в прошлом году были отменены отдельные документы, оформляемые с учетом прибытия и выбытия работников по рабочим делам. Например, отменено командировочное удостоверение и командировочный журнал.

Что это за документ?

Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки — это документ, который ведет работодатель или назначенный им сотрудник (по распоряжению руководителя) на предприятии для фиксирования информации о сотрудниках, отправляющихся в служебные командировки, а так же о командировочных удостоверениях, о времени прибытия и убытия.

В этом акте отражается следующая информация:

• порядковое число;
• ФИО командированного сотрудника;
• дата выдачи и реквизиты удостоверения, выдаваемого командированным работника;
• локализация командировки (место и пункт назначения);
• дополнительная информация (должность командированного, дата выбытия и прибытия);
• примечание.

С учетом ФЗ № 129 «О бухгалтерском учете», а также налогового законодательства данные документы не принимаются в качестве первичных учетных актов для осуществления бухгалтерского и налогового учета.

Но при появлении разногласий в налоговых делах они применяются в роли подтверждающих материалов при принятии в налоговом учете контрагентами затрат по соглашению возмездного оказания услуг, выполнения работ и иным документам.

Журналы также применяются для следующих целей:

• подтверждение факта нахождения работника в командировке;
• источник информации о месте действия служебных командировок, числе поездок и командированных сотрудниках, а также о продолжительности поездки;
• получение сведений о количестве сторонних профессионалов, частоте деловых контактов.

Итак, ключевое значение журнала учета командировок – ведение на предприятии статистического, управленческого и кадрового учета.

Нормативная база

Порядок заполнения специальной формы журнала учета командировок был определён в Приказе Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 № 739н.

С 2009 года работодатели при оформлении приказа о служебных командировках должны были осуществлять учет своих работников. Также они отмечали в данном документе тех, кто прибывал к ним по рабочим делам. Для осуществления учета у работодателя должны быть в наличии две книги – журнал выбытия и журнал прибытия.

Такое положение действовало вплоть до 2019 года.

В настоящее время на законном уровне упразднена обязанность вести журнал учета командировок.

С 19 сентября 2019 года вступили в силу изменения, которые отменили действие Приказов, утвердивших формы соответствующих документов.

Напоминаем, что работодатели были освобождены от обязанности осуществлять учет таким образом с 9 августа 2019 года.

В настоящее время во многих организациях продолжают действовать данные журналы, они используются при направлении в командировки или принятии соответствующего работника.

Однако за отсутствие такой книги работодатель не будет наказан.

Кто ведет?

Журнал учета командированных работников ведет ответственное лицо, которое было назначено руководителем предприятия либо он сам лично выполняет данные функции.

В период действия Приказов, утверждавших форму журнала учета, возникало противоречие между правилами действующего законодательства.

Так, в соответствии с ТК РФ в качестве работодателей могут рассматриваться как физические лица – ИП, так и организации. И в том, и в другом случае работники могут быть направлены в командировки. Тем не менее, форма журналов подразумевает внесение сведений только по организациям- работодателям.

Таким образом, действовало противоречие между положениями трудового законодательства и рассматриваемым нами Приказом Минздравсоцразвития РФ.

Представители данной службы в ответ на вопрос о коллизии отметили, что действительно ИП могут не вести соответствующий журнал. Якобы в законе не было ошибки и это сделано намеренно.

На самом же деле, с данной точкой зрения нельзя согласиться, так как она не согласуется с ТК РФ.

Сроки хранения

Законом была предусмотрена обязанность по хранению журнала командировок в течение 5 лет.

Данная норм действовала в силу пунктов 5 и 6 Порядка учета работников, выбывающих в служебные командировки, принятого приказом Минздравсоцразвития России № 739н.

Если речь идет о заграничных командировках, то данный период увеличивается вдвое и составляет 10 лет.

Как ведется журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки?

Журнал учета командировок заполняется в соответствии с правилами, принятыми приказом Минздравсоцразвития России № 739н.

Требования к документу

В журнал учета командировок вносятся сведения по командировкам длительностью более 1 дня в другие населенные пункты.

Информация заносится в специальные документы. В организации должны быть заведены 2 журнала – выбытия и прибытия. Каких-либо специфических требований законодатель не предъявлял.

Заполняет журнал руководитель или уполномоченное им лицо. Документ должен храниться не менее 5 лет.

В продаже имеются готовые прошиты журналы. Также можно самостоятельно сделать его, если скачать и распечатать готовые формы.

В целом, требования к заполнению такие же, как и других документов, например, он должен быть пронумерован, любые исправления должны быть заверены лицом, которое их допустило.

Форма и графы

Журнал выбытия состоит из следующих разделов:

• порядковое число записи;
• дата и реквизиты командировочного удостоверения;
• локализация командировки (населенный пункт и наименование организации).

Это основная информация. Она должна быть в обязательном порядке внесена в журнал.

Кроме того, его можно дополнить следующими сведениями (по желанию работодателя):

• должность сотрудника, направляемого в командировку;
• номер и дата ;
• дата выбытия и прибытия;
• отметка о сдаче .

Дополнительная информация позволяет получить вспомогательные сведения, которые могут понадобится в целях ведения учета на предприятии.

Журнал прибытия в обязательном порядке содержит следующую информацию:

• порядковое число записи;
• ФИО командированного работника;
• организация, которая направила сотрудника в командировку;
• дата прибытия, выбытия.

Под заголовком журнала содержатся сведения о работодателе. Затем уже вносятся записи по командированным сотрудникам.

Наглядно документ был представлен таким образом:

Нюансы заполнения

Итак, в настоящее время не действует законодательная норма, которая бы закрепляла порядок заполнения журнала. Если работодатель планирует в дальнейшем использовать журнал учета, то ему необходимо принять локальный акт.

Именно в нем он определит образец заполнения и форму документа.

Оформление каждой командировки предполагает выпуск приказа и начисление командировочных. В то же время, в организациях ведут и общий документ по всем рабочим поездкам - журнал их учета. Журнал учета командировок в 2017 году должен содержать информацию как о поездках собственных работников фирмы, так и о визитах в компанию чужих сотрудников, приехавших в командировку.

Давайте рассмотрим подробнее:

• обязательно ли ведение журнала учета командировок;
• внесение информации в журнал учета командировок;
• образцы журналов учета командировок.

Обязательно ли ведение журнала учета командировок

Сами командировки регламентируются приказами руководителя. Поэтому логичным будет вопрос, обязательно ли ведение журнала учета командировок? Нужно ли дублировать информацию из приказов в общем журнале? С недавнего времени вести журнал учета командировок необязательно. Требование к наличию такого журнала было отменено Постановлением Правительства РФ № 771 от 29 июля 2015 года.

Однако, многие компании сохранили такие журналы добровольно. Такое право по-прежнему есть у всех работодателей, и в некоторых случаях учет командировок может помочь. Для чего может пригодиться журнал учета рабочих поездок? Он может служить косвенным доказательством в разрешении спорных вопросов:

• В налоговой сфере, если нужно подтвердить расходы на командировки сотрудников
• При расчетах с сотрудниками, а также между филиалами и главным подразделением компании, если нужно проверить обоснованность затрат
• В работе с фирмами-партнерами, заказчиками и подрядчиками: для подтверждения затрат на выполнение той или иной работы, проверки присутствия сотрудника в месте, куда он был командирован

Вся эта информация содержится и в других документах. Сроки и место командировок указываются в приказах, подтвердить их могут проездные документы и чеки из гостиниц. Но журнал учета командировок позволяет обобщить эти данные. При необходимости можно будет быстро сделать выборку данных по конкретным сотрудникам, выбранному периоду или по компании-партнеру.

Внесение информации в журнал учета командировок

Форма журнала по учету рабочих поездок была установлена приказом Минздравсоцразвития России № 739н от 11.09.2009. Тогда он предусматривался как обязательный. Сейчас нет необходимости иметь журнал установленного образца. Если предприятие хочет обобщить данные по поездкам, внесение информации в журнал учета командировок можно организовать в свободном порядке. Но, чтобы журнал мог использоваться как документ в спорных случаях, лучше вести его по ранее установленному образцу. Что нужно отмечать в журнале:

• Фамилию, имя и отчество сотрудника
• Номер и дату выдачи командировочного удостоверения
• Место командировки (название организации и населенный пункт, где она находится)
• Подразделение и должность сотрудника, направленного в командировку
• Номер и дату приказа о командировке
• Даты отъезда и возвращения
• Дату подачи отчета о командировке
• Дополнительную информацию в графе «Примечание»

Нужно помнить, что сейчас отменены и некоторые документы, данные которых раньше нужно было указывать в журнале учета. Это командировочное удостоверение и отчет о командировке. Если организация отказалась от их оформления, то в соответствующих графах журнала можно ставить прочерки. Так специалисты по кадрам поступали с января по август 2015 года, когда командировочные удостоверения, служебные задания, отчеты уже были отменены, а журналы учета командировок все еще были обязательными.

Напомним, такие журналы можно вести как для учета командировок своих сотрудников, так и для учета прибывших командированных из других организаций.

Образцы журналов учета командировок

В форме журнала, установленной в Постановлением № 739н, было предусмотрено 11 столбцов для внесения различных данных. Далее представлены образцы журналов учета командировок.

	Фамилия, имя и отчество командированного работника	Дата и номер командировочного удостоверения	Место командирования
			Наименование организации	Пункт назначения
	Андреев Антон Сергеевич	01.03.2016 № 116	ООО «Запчасти для оборудования»	Санкт-Петербург
	Бахметьева Алина Антоновна		Центр семинаров для бухгалтеров

Дополнительная информация					Примечание
Подразделение и должность командированного	Дата и номер приказа	Дата выбытия	Дата прибытия	Отчет сдан
Отдел комплектующих, менеджер по закупкам	№ 101 от 20.02.2016
Бухгалтерия, бухгалтер по зарплате	№ 102 от 25.02.2016

Хранить такие журналы нужно было в течение пяти лет. Сейчас сроки хранения остаются на усмотрение руководства организации в связи с отменой обязательного ведения журналов. Заполнять журналы удобнее сотрудникам отдела кадров, ответственным за оформление рабочих поездок.

Вложенные файлы

• Журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы (образец).doc
• Журнал учета работников, выбывающих в командировки (образец).doc

Доступно только подписчикам

• Журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы (бланк).doc
• Журнал учета работников, выбывающих в командировки (бланк).doc

Внесенные в 2015 году в трудовое законодательство РФ изменения (постановления Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595 и от 29.07.2015 N 771) привели к изменению многолетнего и привычного документооборота в части оформления различных документов, составляемых при направлении сотрудников в командировки. Из настоящей статьи вы сможете узнать, как оформить командировку сотруднику в 2017 году без ошибок.

Командировочное удостоверение, служебное задание, журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки

Напомним, с 08.01.2015 по общему правилу составление как командировочного удостоверения, так и служебного задания не требуется (постановление Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595). Но работодатель во внутренних документах организации (локальных нормативных актах), действующих на предприятии, может предусмотреть, что оформление командировки должно осуществляться с использованием данных документов (ст. ст. 8 , 22 Трудового кодекса РФ). Если такое решение работодателем будет принято, то при убытии работника в командировку оба документа (и командировочное удостоверение, и служебное задание) подлежат составлению согласно установленному работодателем порядку.

Таким образом, командировки в 2017 году оформляем и оплачиваем уже без применения привычных форм — командировочного удостоверения и служебного задания.

С 08.08.2015 работодатель освобожден от заполнения и ведения еще одной ранее обязательной формы — журнала учета работников, выбывающих в служебные командировки (постановление Правительства РФ от 29.07.2015 N 771).

Документы, составляемые при направлении в командировку

С отказом законодателя от такого обязательного требования к работодателю (и работнику), как составление командировочного удостоверения и служебного задания, процедура оформления командировок стала существенно проще. Сейчас работодатель должен оформить следующие документы для командировки в 2017 году:

• письменное решение (приказ, распоряжение) работодателя о направлении работника в командировку (ст. 166 Трудового кодекса РФ , п. 3 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее — Положение)). Данный приказ (распоряжение) может быть составлен работодателем по форме, разработанной самостоятельно (с обязательным утверждением локальным нормативным актом), или оформлен по унифицированной форме N Т-9 , утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1. В таком приказе (распоряжении) отражается цель командировки сотрудника. Если для выполнения задания руководства или по иным причинам сотрудник должен выехать в командировку на собственном или служебном транспорте, об этом также указывается в приказе (распоряжении) (п. 7 Положения). В приказе (распоряжении) также отражается основание командирования сотрудника в другую организацию, например служебная записка работника (его непосредственного руководителя), договор с контрагентом работодателя и т.д.;

• авансовый отчет работника о произведенных им расходах (п. 26 Положения). В бюджетных организациях такой авансовый отчет составляется по унифицированной форме № 0504505 , утв. приказом Минфина России от 30.03.2015 N 52н, а во внебюджетных организациях — по форме № АО-1 , утв. постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55.

Рабочее время сотрудника, который был в служебной командировке, отражается работодателем в табеле учета рабочего времени. Унифицированная форма данного табеля (форма N Т-13) утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.

С применением аналогичных документов производится и оформление заграничных командировок.

В нынешних условиях рыночной экономики большинство работников организаций вынуждены отправляться в командировки для выполнения своих трудовых обязанностей.

Каждая организация обязана вести учет командировочных удостоверений, как выбывших сотрудников, так и прибывших к ним в командировку.

Законодательно ведение такого журнала закреплено Приказом Минздравсоцразвития России № 739н от 11.09.2009 г.

Основные моменты ведения журнала учета командировок

В соответствии с законодательством РФ руководитель организации назначает приказом ответственное лицо за ведение журнала командировок, а также внесение отметок в командировочные удостоверения работников.

Журналы регистрации командировок должны храниться в организациях не менее пяти лет с того дня, когда они были заведены. Чаще всего, вести журнал регистрации командировок назначают работников кадровой службы или бухгалтера. Приказ о закреплении обязанностей по ведению журнала имеет произвольную форму, письменный вид и обязательно должен быть подписан руководством предприятия.

Если в организации отсутствует журнал регистрации командировок, то руководитель организации, либо сама организация, либо индивидуальный предприниматель могут привлекаться к административной ответственности.

Административная ответственность в данной ситуации предполагает наложение штрафа в различной сумме. Работодатель, в свою очередь, может привлечь к дисциплинарной ответственности того сотрудника, кто обязан был вести данный журнал, за неисполнение своих обязанностей. Данная ответственность предусмотрена статьями 192,193 Трудового Кодекса РФ.

Примерное содержание журнала регистрации командировок

Титульный лист журнала регистрации командировок должен содержать название организации, дату начала ведения журнала, а также дата завершения ведения журнала.

Внутреннее содержание журнала регистрации командировок представляет собой таблицу со многими графами.

Основные графы данной таблицы содержат следующую информацию:

• указываются имя, отчество, фамилия командированного сотрудника;
• занимаемая должность командированного сотрудника;
• город либо населенный пункт или иное, куда направлен сотрудник в командировку;
• номер командировочного удостоверения;
• ФИО ответственного сотрудника, подписавшего командировочное удостоверение;
• время, когда прибыл сотрудник в командировку и когда должен убыть из командировки;
• подпись командированного работника. Эта подпись означает, что сотрудник ознакомлен и согласен со всеми данными, которые внесены в журнал.

Ниже расположен типовой бланк и образец журнала регистрации командировок вариант которого можно скачать бесплатно.

Порядок оформления командировок менялся неоднократно. Новые правила значительно упростили работу компаниям. В статье мы разберем документальное оформление командировки в 2017 году и расскажем, какие документы обязательны для составления, а какие – нет.

См. также: Командировочные расходы в 2017 году: изменения, свежие новости

Распоряжение руководителя о командировке в 2017 году

Направить работника в командировку можно только по письменному распоряжению руководителя. С этого и начинается документальное оформление командировки в 2017 году.

Такое распоряжение можно сделать в виде приказа о назначении командировки. Необходимость в этом документе продиктована нормами трудового и смежного законодательства (ч. 1 ст. 166 ТК РФ и абз. 2 п. 3 Положения о служебных командировках, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.08 № 749).

Как следует из указанных норм, служебной командировкой считается поездка работника по распоряжению руководства. В данном случае своим распоряжением, руководитель компании подтверждает служебный характер командировки.

Оформить приказ о командировке можно с помощью унифицированной формы № Т-9 (утв. постановлением Госкомстата РФ от 05.01.04 № 1) или разработать свой бланк. Как это сделали наши эксперты, посмотрите образец ниже.

Напоминаем, что с 1 января 2013 года компании больше не обязаны применять унифицированные формы документов. Это стало возможным после вступления в силу пункта 4 статьи 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ.

Надо ли составлять командировочное удостоверение в 2017 году

Не требует в обязательном порядке составления (подп. «в», п. 2 Постановления Правительства РФ от 29.12.14 № 1595). Но компания может оформлять его по своему желанию (образец ниже).

До этого времени о необходимости оформления командировочного удостоверения было прямо написано в пункте 7 Положения. Удостоверение подтверждало срок пребывания работника в командировке. В нем указывались дата приезда к месту назначения и дата выезда оттуда.

Помимо командировочного удостоверения ни Трудовой кодекс, ни Положение о командировках не требуют обязательного составления .

Но не стоит забывать, что работодатель вправе принимать локальный нормативные акты (ЛНА) в рамках своей компетенции, в которых может прописать необходимость оформления данных документов (ч. 1 ст. 8, абз. 7 ч. 1 ст. 22 ТК РФ).

В своих ЛНА работодатель также может прописать порядок составления командировочных документов, определить их форму и содержание. И такие нормативные акты работодателя обязательны для применения (ч. 2 ст. 5, абз. 4 ч. 2 ст. 21, ч. 1 ст. 189 ТК РФ).

Не допустить ошибок при оформлении кадровых документов, вам поможет журнал «Зарплата». При сейчас Вы получаете сразу несколько бонусов. Выберите .

Не требует от работодателя ведения специального журнала по выбывшим в командировки работникам. Но он вправе это сделать самостоятельно.

Соответствующие положения также могут быть предусмотрены в соответствующем локальном акте. Но вот, что работодатель точно обязан делать, так это вести учет отработанного времени каждым работником, в том числе и командированным (п. 4 ст. 91 ТК РФ).

Для этого можно использовать (форма № Т-13), время, отработанное командированным работником заносится в табель на основании приказа о командировке. При заполнении соответствующих граф в табеле командировочные дни отмечаются буквой – К или цифровым кодом – 06.