Как заполнить больничный работодателем. Как правильно должен быть заполнен больничный листок медучреждением

Дата: 07.06.2020

Соблюдать правильное заполнение всех граф в больничном листе обязаны не только сотрудники медицинского учреждения, но и работодатель либо уполномоченное лицо.

В противном случае, у сотрудника организации (фирмы) могут возникнуть проблемы с фондом соц. страхования с выплатой денежной компенсации, положенной за период пребывания на больничном в случае временной нетрудоспособности и даже по уважительной причине.

Общая информация

Больничный или листок временной нетрудоспособности является официальным документом, без которого не представляется возможным какая-либо страховая выплата сотруднику. Каждый работник вправе надеяться на социальное пособие в случае временной нетрудоспособности по причине болезни, тяжелой травмы либо по уходу за ребенком или близким родственником по причине заболеваемости.

Без уважительной причины отсутствие на рабочем месте будет считаться прогулом и организацией по соц.страхованию не оплачивается. К тому же, заполнение документа должно быть правильным, с четким заполнением всех граф первой верхней части листа лечащим врачом и второй части, ниже поперечной линии, работодателем.

В каких случаях требуется?

Как уже было сказано, больничный лист требуется для получения пособия в случае временной утраты нетрудоспособности и по уходу за детьми или престарелыми больными родственниками.

Это отчетный документ, свидетельствующий о том, что сотрудник действительно не прогулял рабочие дни, а отсутствовал на рабочем месте по уважительной причине.

Только правильно заполненный лист нетрудоспособности считается действительным. Вся ответственность за заполнение возлагается на медработника и работодателя. Неправильность заполнения бланка и с грубыми ошибками может стать основанием и причиной для отказа фондом социального страхования в положенных выплатах.

Новый бланк больничного листа 2017: особенности

Новый бланк 2017 года является официальным и актуальным документом сегодня:

К особенностям оформления стоит отнести:

Правильное заполнение бланка только на листе формата А4.
Подтверждение факта временной нетрудоспособности работника. Именно наличие больничного листа дает возможность сотруднику на легальных правах отсутствовать на рабочем месте. При этом, за ним сохраняется рабочее место и заработная плата до момента полного наступления выздоровления и выхода на работу.
Проверка подлинности бланка специальным устройством на предмет подделки, о чем должны свидетельствовать водяные знаки, бинарный штрих-код из 12 цифр, фоновая сетка.
Обозначение информации на форматном листе только печатными символами без вылезания за пределы ячеек.
Двухстороннее заполнение документа согласно инструкции. Заполнение бланка с ошибками может привести к неправильному считыванию сканером внесенной информации.
Недопустимость внесения иных символов, кроме печатных.
Заполнение бланка только шариковой ручкой.
Выход записей за пределы ячеек может привести к задержке выплат пособий неопределенный срок.
Заполнение первой части листа лишь уполномоченным сотрудником медучреждения, второй части – работодателем.
Оставление второго открепительного листа в клинике, передача первой части – в органы ФСС для проверки.
Внимательное заполнение бланка с тыльной стороны с обязательным прописыванием подлинной информации о сотруднике с указанием причины болезни, и размера выплат пособия согласно установленным правилам.

Главное, четкость описания всей информации, легкая распознаваемость компьютером внесенных сведений и только в цифровом формате. Работодатель заинтересован в том, какая информация будет внесена в бланк со стороны медработника, поскольку все выплаты пособий ложатся полностью на его плечи.

Больничный должен быть заполнен правильно как со стороны мед. персонала, так и со стороны работодателя или уполномоченного лица. Некоторые недочеты и исправления уже в готовом формате допустимы, но их нужно вовремя исправлять.

Новый бланк светло-синего цвета 2017 года имеет желтовато-белые ячейки. Для идентификации предусмотрен штрих-код черного цвета. На лицевой стороне содержатся ячейки для описания сведений медперсоналом, ниже после очерченной линии – работодателем. На обратной стороне требуется обозначение причин нетрудоспособности и основания для начисления пособия.

Элементы защиты

Должны присутствовать:

водяные знаки с логотипом ФСС;
бинарный пин-код;
комбинация 12 цифр;
сетчатые фоны;

Все элементы защиты должны быть подкреплены проставлением печатей в нижней части больничного листа как со стороны медучреждения, так и со стороны организации, и работодателем в частности.

Требования по заполнению

Согласно инструкции, лист заполняется только гелиевой ручкой черного цвета и печатными буквами для внесения записей. Выход букв за границы ячеек запрещен, хотя данные погрешности в оформлении бланка не являются основанием для отказа работникам в выплате пособий.

Не будет противоречить правилам и комбинированное заполнение больничного листа, т. е. внесение одной части записей от руки, другой – на компьютере.

При заполнении больничного листа:

В специальные клеточки вписываются печатными буквами данные сотрудника.
Запрещено использовать для заполнения шариковую ручку.
Нельзя выходить при написании за пределы ячеек.
Письменный шрифт использовать нельзя , только внесение заглавных печатных русских букв. Это особенность заполнения бланка 2017 года. В соответствии с нормами, название компании работодатель может написать на латинице и проводить транскрипцию на русский язык не обязательно.
Пользоваться черной ручкой только черные чернила разрешены к использованию. Ручкой гелевой, капиллярной согласно приказу 624 можно пользоваться. Но Верховный суд посчитал использование шариковой ручки техническим недочетом, способным повлиять на расхождение с подлинностью написанного и привести к проблемам при выплате больничного в ФСС. Такой лист к оплате, заполненный шариковой ручкой, может быть просто не принят, представители ФСС вправе потребовать выдачу дубликата. Чтобы избежать подобных проблем шариковую ручку при заполнении лучше не использовать. Согласно правилу, допускаются к применению лишь чёрные чернила без использования иных других цветов.
Рекомендуется начинать внесение данных с первых верхних ячеек без выхода букв за поля. Написание должно быть аккуратным и четким, всех букв примерно одного размера с проставлением печати внизу, не закрывающей собой написанной информации в ячейках. Проставление печати за отведённой границей вполне разрешено. Но если врачами будут допущены серьезные ошибки при заполнении листа, то необходима выдача дубликата.
Ошибки и исправления при заполнении со стороны допускаются, если они оговорены с соц.страхованием и на обратной стороны листа проставлена пометка работодателем “написанному верить”.

Поэтапный порядок заполнения

Заполнение больничного листа начинается сотрудниками учреждения или доверенным лицом.

Документы нужно заполнять с первого верхнего раздела с отражением:

Название больницы или клиники, адреса, внесения даты выдачи больничного, а также даты рождения больного с описанием заболевания и названия организации со слов пациента, где он трудится.
Основного места работы или по совместительству при выдаче больничного листа, а также цель ухода – по собственной болезни или по уходу за родственником (в данном случае нужно отразить степень родства).
Соответствующей строки при выдаче больничного по случаю беременности или по инвалидности, вписывания в таблицу периоды освобождения от работы.
Подписи должностного лица (врачу клиники), дату с которой больной должен будет приступить к работе и печати медучреждения.

После чего, больничный лист выдается на руки сотруднику, который передает его работодателю. Он же должен заполнить нижнюю часть бланка без ошибок при внесении данных.

Заполнение работодателем: правила

После того, как документ будет доставлен работниками учреждения с подписью лечащего врача, либо сотрудника и регистратуры, заполняется вторая нижняя часть документа с указанием:

полного наименования организации;
формы заработка (основного или дополнительного);
обозначения ИНН и СНИЛС сотрудника, и страховых периодов;
средний заработок без вычета налоговой суммы;
проставление Ф.И.О. руководителя;
подписи;
печати компании;
указание Ф.И.О. и подписи главного бухгалтера;

образец больничного для работодателя

При заполнении обоих разделов самим работодателем, печать организации ни в коем случае не должна затрагивать и закрывать ячейки с важной информацией. Машина может неправильно считывать информацию, что станет веской причиной для задержки выплат.

Заполнять бланк может работодатель или делегированное уполномоченное лицо.

Важно отметить в листе, как работает человек (по совместительству или это единственная должность), указать регистрационный номер и ИНН СНИЛС, стаж работы, причину недомогания по пребыванию на больничном сотрудника, сумму заработка, вывести в конце бланка итоговую сумму к оплате.

На предоставленном образце можно посмотреть все формальности по заполнению бланка работодателем согласно инструкции.

Основные сроки больничного листа

По уходу за детьми 15 дней.
Если необходимо ухаживать за больным родственником, работодатель также выделяет 15 дней, но оплачивает только первые 3 дня.
При обычной болезни или травмах, выделяют столько времени, сколько потребуется на восстановление организма больного, но не более 30 дней.
Если же декретный отпуск то оформляется на 140 дней, при наличии осложнений отпуск будет продлен.

Работодатель же заинтересован, чтобы лист медучреждением был составлен правильно и четко без ошибок. При обнаружении ошибок, ФСС может потребовать выдачу дубликата, либо полностью замену документа.

С серьезными недостатками и исправлениями бланк просто не пройдет процедуру проверки, поэтому лучше придерживаться заполнения актуального больничного листа, пригодного к использованию в 2017 году.

Ответственность за ошибочное оформление

Работодатель допускает ошибки по невнимательности в спешке , когда в графе “дата рождения сотрудника” вписывают дату открытия больничного листа. Зачастую, указана недостоверная информация о работодателе, неправильное название учреждения (организации).
Ошибки со стороны работодателя допустимы , если на обратной стороне бланка будет внесена правильная запись взамен ошибочной с пометкой “исправленному верить”, также больничный, заверенный печатью организации, где работает сотрудник. В противном случае, бланк будет считаться недействительным и подлежит замене.
Проверка всех данных осуществляется ФСС. Подлинность больничного листа можно проверить в интернете на официальном сайте соцстрахования.
Нужно обратить внимание на водяные знаки и шероховатость бланка. При подделке документа, предусмотрены штрафы и уголовная или административная ответственность вплоть до ареста.
Только компетентные сотрудники могут заполнять больничный лист , причем вносить все сведения аккуратно и достоверно, чтобы работник смог по закону получить выплаты своевременно и в полном объеме.
Согласно постановлению от 2008 года, допускается не более 2 ошибок при заполнении бланка. При допущении серьезных ошибок требуется выдача дубликата документа и уничтожение старого листа полностью. Также, заполнение документа с проставлением галочки в строке “дубликат”, причём датой на дубликате проставляется не та, которая была на первом старом листе, а новая дата выдачи.
Возможно ФСС не примет во внимание проставление лишних символов , например кавычек, запятых или пробелов между инициалами при указании данных от врача. Также, обозначение данных во 2 верхней строчке, а не в 3, как положено.
Важно соблюдение 3 первых пунктов , полное совпадение названия медучреждения, также название учреждения работодателя с четким отражением герба России на печати.
Содержание больничного должно представлять только целевую информацию о нетрудоспособности сотрудника , прописанную в ячейках печатными символами. Никакие прописные буквы недопустимы, также, выход информации за границы ячеек.
Выписать больничный может только лечащий или главный врач. Документ должен быть читабельным с соблюдением основных требований ФСС. Технические мелкие недочеты допустимы, но все буквы и должны быть хорошо видимыми и не закрываемыми печатью.
Задачей главного бухгалтера уже в последнюю очередь при расчете больничного пособия является проставление своих Ф.И.О. ,инициалов, росписи, и заверенной печати. Причем сделать это может только главный бухгалтер, а не заместитель.
Вся информация в больничном листе сотрудниками ФСС проверяется скрупулезно и зачастую неправильно заполненные листы с исправлениями возвращаются назад. Соответственно, выплаты по больничному задерживаются на неопределенный срок, хотя по закону должны быть назначены не позднее чем в течение 10 суток с момента обращения рабочего. Обычно, выплаты совмещают с ближайшим днем выдачи зарплаты.
На последнем этапе со стороны работодателя возмещаются все расходы по страхованию, но это никак не должно влиять на зарплату и выплаты иных пособий сотрудника в случае пребывания на больничном, равно как и мелкие недочеты при составлении бланка. Однако, грубые нарушения могут послужить отказом в принятии документа. Медработнику и работодателю при составлении нужно быть крайне внимательными.
Лучше всего перед составлением изначально ознакомиться с образцом заявления ФСС , подлежащего проверке больничного.
Недопустима подделка документа. Это грозит штрафами, арестом, уголовной ответственностью. Конечно, бывает часто по невнимательности ошибочное оформление и недочеты. Но их нужно постараться своевременно исправить, проставить запись на обратной стороне листа ”исправленному верить”, заверить исправления печатью. Только в данном случае для ФСС составление документа будет считаться вполне актуальным и правильным.

Работодатель заполняет лишь часть больничного листа. Однако у него может возникнуть много вопросов о том, какие данные нужно внести в строки документа. Поэтому следует изучить нюансы оформления во избежание неприятностей с ФСС.

Нормы закона

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Процедуру оформления проясняют следующие нормативные акты:

разъяснительные письма от ФСС РФ.

Практически все требования к оформлению содержатся в главе IX приказа № 624н. Однако написанное в нем корректируется и разъясняется письмами ФСС.

Например, в приказе говорится, что наличие ошибок делает бланк недействительным, а письмо поясняет, что в рукописном варианте наличие технических недочетов при ясности написанного не требует переоформления документа.

Пилотный проект ФСС

Пилотный проект «Прямые выплаты» работает в некоторых регионах России. Его основным отличием от обычного режима является то, что выплаты страховых сумм осуществляются отделениями ФСС напрямую на счет работника.

Согласно пилотному проекту:

работник, получив больничный, приносит его работодателю и заполняет заявление в ФСС регламентированной формы;
работодатель заполняет свою часть листка нетрудоспособности, прикрепляет к нему справку-расчет суммы страховой выплаты и заявление сотрудника, при необходимости иные документы, затем относит пакет документов в отделение ФСС в срок 5 дней с момента получения бланка;
ФСС в течение 10 дней проверяет и, при корректном заполнении, перечисляет сумму на расчетный счет, указанный в заявлении.

Также есть несущественные отличия в заполнении:

«За счет средств ФСС РФ»;
«Итого начислено».

Как заполнять больничный лист работодателю? (образец 2019)

Пошаговая инструкция

Для работодателя не составит особых проблем заполнить больничный лист с пошаговой инструкцией.

Для большего удобства ниже приведен образец заполнения раздела работодателя в больничном листе в 2019 году:

Наименование организации

Графа содержит 29 ячеек. Обычно сюда вписывается сокращенное название из Устава, дабы оно поместилось.

По той же причине кавычки и другие знаки опускаются. Однако их наличие не будет считаться ошибкой: прописывание пунктуационных знаков не запрещено нормативными актами.

Между словами должна оставаться одна пустая клетка.

Индивидуальные предприниматели также в эту строку пишут полностью либо сокращенно свои фамилию, имя и отчество. Инициалы пробелом не разделяются.

Место работы

Основное либо по совместительству. В нужной ячейке необходимо поставить галочку.

Это поле предусмотрено для ситуаций, когда человек трудится в нескольких фирмах. При этом в медучреждении выдается два больничных листка.

Регистрационный номер

Закрепляется за фирмой или индивидуальным предпринимателем при постановке на учет в ФСС. Номер можно проверить на сайте фонда путем ввода ИНН и КПП.

Код подчиненности

Необходим для определения отделения ФСС, к которому относится организация. Обычно он совпадает с первыми четырьмя цифрами регистрационного номера.

ИНН и СНИЛС сотрудника

Берется из свидетельства о постановки на налоговый учет.

Если у человека нет налогового номера или женщина оформляет пособие по беременности и родам, эта поле остается пустым.

В строке «СНИЛС» необходимо указать номер из «зеленой карточки», выдаваемой в пенсионном фонде.

Условия исчисления

Графу заполняют при наличии особых обстоятельств у сотрудника (в скобках указаны соответствующие коды):

Если человек подвергся радиационному излучению и, согласно законодательству, имеет право на определенные льготы (43).
Когда сотрудник начал трудиться в регионах Крайнего Севера до 2007 года и работает по сей день (44).
В случаях наличия у работника инвалидности (45), при продолжительном больничном у инвалида свыше 4 месяцев подряд либо свыше 5 месяцев в течение календарного года, в бланке отмечаются другие коды (49 либо 50 соответственно).
Когда с человеком заключен краткосрочный трудовой договор – менее 6 месяцев (46).
Если страховой случай наступил в течение 30 календарных дней после увольнения сотрудника (47).
Когда работник не соблюдает режим выздоровления по уважительной причине (48).
Когда человек трудится в организации на неполной ставке (51).

Строка «Акт формы Н-1»

Заполняется при наступлении болезни вследствие производственной травмы. В бланк вписывается дата составления акта, в котором описано происшествие.

Дата начала работы

Формулировка графы является частой причиной возникновения ошибок.

Под этим термином подразумевается время, с наступления которого человеку следовало приступить к работе, однако из-за его болезни заключенный ранее трудовой договор был аннулирован.

Страховой стаж

В поле необходимо указать количество полных лет и месяцев работы из трудовой книжки. Сюда также включают период военной и других служб.

Годы армейской службы отмечают в строке «в т. ч. нестраховые периоды». Необходимо отметить, что это время включается в стаж только при прохождении службы с 1 января 2007 года.

Причитается пособие за период

В поле указывается даты начала и конца страхового случая.

Средний заработок для исчисления пособия

Это сумма зарплаты за два предыдущих календарных года за исключением сумм, на которые не начисляются страховые взносы (периоды временной нетрудоспособности, беременности и ухода за ребенком и др.)

Средний заработок в день

Последние графы содержат фамилию и инициалы директора и главного бухгалтера.

При отсутствии второго, фамилия руководителя дублируется, и он ставит подпись в обоих полях. Между инициалами пробел не ставится.

Правила и порядок заполнения

Кому следует заниматься листами нетрудоспособности: кадровику или бухгалтеру?

Данный вопрос решает сам работодатель.

Он может поручить заполнение первой половины раздела кадровику, а расчетной – бухгалтеру, либо весь раздел одному из них.

Главное, чтобы ответственный за оформление сотрудник знал, как правильно его заполнить.

Какой ручкой (пастой) пользоваться?

В бланке разрешается писать следующими ручками:

гелевой;
капиллярной;
перьевой.

Допускается только черный цвет чернил, пользоваться шариковой ручкой категорически запрещено.

При распечатывании заполненного электронными устройствами листка также используются черные чернила.

Какими должны быть буквы?

Графические требования к оформлению следующие:

Все слова должны быть написаны на русском языке заглавными печатными буквами.
Буквы и знаки должны быть расположены в пределах клеток, в том числе не задевать их ограничительных линий, внутри одной ячейки должна быть одна буква.
Запись в строке следует начинать с первой клетки.

Работодатель может оформлять свой раздел с помощью электронных устройств. Главное, быть внимательным при оформлении и печати листа.

Печати

Если у работодателя есть печать, то он должен поставить ее на бланк.

К печати предъявляются следующие требования:

контур печати должен быть читабельным, без смазываний;
она не должна задевать информационное поле листка.

Расчет суммы

Средний заработок

Для расчета суммы пособия нужны сведения о зарплате работника за два предыдущих полных года.

Если сотрудник трудится в организации более двух лет, вся необходимая информация должна быть у нее в базе.

Если же нет, человеку необходимо принести справку унифицированной формы с предыдущей работы. Для расчета больничного в текущем году нужна информация о 2015 и 2016 гг.

По среднему заработку существуют ограничивающие пороги, они изменяются каждый год.

Нижний порог рассчитывается по минимальному размеру оплаты труда, а верхний ограничивается предельной суммой выплат страховых взносов. Зарплату сотрудника необходимо сравнить с этими суммами.

Средний дневной заработок находится путем деления полученной суммы на 730 дней.

Исходя из МРОТ

Данный показатель принимается для расчета листка в двух случаях:

если зарплата сотрудника меньше размера минималки;
если работник приступил к работе недавно и это его первое место.

Минимальный дневной заработок в 2019 году составляет: 246,58 руб. до 01 июля, после – 256,44 руб.

Его размер изменяется в зависимости от дня начала болезни сотрудника.

Если нет стажа

Бывают случаи, когда на больничный уходят сотрудники, не имеющие стажа либо имеющие стаж менее 6 месяцев.

При этом средний дневной заработок может рассчитываться:

как сумма заработной платы за отработанные месяцы, деленная на 730;
как МРОТ на дату начала больничного периода, умноженный на 24 месяца и деленный на 730.

К расчету берут больший результат.

Если же стаж имеется, сумма больничного корректируется следующим образом:

Эти коэффициенты используются при болезни самого сотрудника, а также болезни и лечения ребенка в стационаре и лечения взрослого на дому.

Однако если дома болеет ребенок, после 10 дней нетрудоспособности работника коэффициент меняется на 50%.

Если заработок меньше МРОТ

В случаях, когда сумма среднедневного заработка меньше, чем положено по закону, пособие сотрудника доводится до минимальной суммы.

Если превышен лимит

В случаях, когда сумма средней зарплаты больше суммы предельных выплат в ФСС за два года, сумма пособия уменьшается.

В 2019 году максимальный дневной заработок составляет 1901,37 руб.

Примеры

Сотрудник работает в организации более четырех лет. Он заболел 26 июня 2019 года и приступил к работе 3 июля (7 календарных дней). Общий стаж на момент начала страхового события составляет шесть лет и 7 месяцев. Последние три года на больничные не выходил. Фактический заработок в 2015 году – 535 400 руб., 2016 году – 618700 руб. Средний заработок за 2 года 1 154 100 руб.

Расчет:

Средний дневной заработок 1154100/730=1580.96 руб., что больше минимального, но меньше максимального заработка.
Пособие за первые три дня составит: 1580,96*80%*3=3794,3 руб.
Сумма за дальнейшие четыре дня составит: 1580,96*80%*4=5059,07 руб.
Итого сумма составит 8853,37 руб.

Сотрудница в период с 13 по 17 сентября ухаживала за болеющим ребенком (5 календарных дней). Ее стаж 10 лет. Ее зарплата в 2015 году равна 435000 руб., в 2016 году – 460000 руб. суммы меньше максимальных лимитов.

Так как при нетрудоспособности по причине ухода за больным членом семьи полностью оплачивает фонд, то получается итоговый размер пособия:

(435000+460000)/730*100%*5дней=6130,14 руб.

Заверение и проверка

Если возникла необходимость, проверить подлинность листа можно, позвонив в отделение ФСС и продиктовав им номер бланка.

Исправление ошибок и неточностей

Оформление больничного листа – процесс двухэтапный. Так как работодатель заполняет свой раздел после медучреждения, сначала следует проверить достоверность информации в верхней части, а после приступать к своей.

Если в разделе, заполняемом медицинской организацией, есть ошибки, стоит запросить у нее новый бланк с правильными данными, иначе в ФСС этот листок признают недействительным.

Если же ошибка допущена, нужно предпринять следующие действия:

аккуратно вдоль клеток провести черту, зачеркивая неправильную запись;
на обороте листа записать корректную информацию;
заверить рядом надписью «Исправленному верить», подписью руководителя и печатью; данная процедура выполняется только 1 раз, даже если ошибок несколько.

Перед оформлением раздела работодателя можно сделать копию листка и заполнить ее, а затем, убедившись в правильности данных, внести сведения в оригинал. Так можно снизить вероятность ошибки.

Нюансы

Если наименование организации слишком длинное

Если название не уместилось, то слово дописывать нельзя, нужно оставить так как есть: работодателя идентифицируют по регистрационному номеру.

Внесение информации в лист с продолжением

Продолжение больничного листа заполняется аналогично первому.

Если болезнь продолжается в рамках одного календарного года, данные по среднему заработку совпадут, а период нетрудоспособности, сумма начисленного пособия изменятся.

Во втором больничном не нужно заполнять строку «Сумма пособия за счет средств работодателя», так как положенная сумма за три дня уже была начислена ранее.

Какая программа может использоваться для заполнения?

Для расчета размера пособия можно воспользоваться онлайн калькуляторами. На многих сайтах, в том числе ФСС, они доступны бесплатно и без регистрации.

Как заполнить, если в компании нет главного бухгалтера?

Когда в фирме нет главбуха, подпись на его поле в больничном листе ставит руководитель организации.

Кто оформляет листок уволенному сотруднику?

Сотрудник, уволившийся из организации, в течение 30 дней имеет право принести больничный лист, если он сам болел.

При этом, несмотря на стаж, коэффициент корректировки составит 60%. Бланк, полученный в связи уходом за родными, бывший работодатель принять не может.

Есть ли особенности для работодателя — ИП?

Для получения страховых пособий индивидуальному предпринимателю необходимо зарегистрировать себя в ФСС и платить страховые взносы в течение определенного времени.

Если же ИП нанимает к себе сотрудников, он обязан обратиться в фонд в течение 10 дней после заключения трудового договора.

Особенности для листков при беременности

При заполнении листа для сотрудниц, уходящих в декретный отпуск, следует учесть, что:

ИНН не заполняется;
Вся сумма оплачивается фондом, поэтому ячейки, в которых указывается сумма, оплачиваемая организацией, остается пустой.

Если имело место нарушение режима

В случаях, когда сотрудник без уважительной причины нарушает режим, рекомендованный врачом, сумма выплаты рассчитывается по .

лицо, не явившееся вовремя на осмотр либо на проведение МСЭ;
человек, получивший травму или заболевание вследствие опьянения.

Можно ли оформлять в электронном виде?

Для этого нужно, чтобы:

Работодатель и медицинская организация были подключены к системе информационного взаимодействия.
Сотрудник дал свое согласие на формирование электронного больничного листа.

Можно ли вообще не заполнять?

Бланк можно не заполнять и не сдавать, если сотрудник, находясь на больничном:

посещал организацию либо работал из дома;
в табеле ему отмечаются часы, а не болезнь.

Заполнение листка нетрудоспособности, в особенности расчетной части, требует знания множество правил и рекомендаций.

Не стоит откладывать его оформление, так срок выплаты пособия законодательно ограничен.

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

25.08.2019

Часто бывают случаи, когда работник, который трудится в организации, оказывается нетрудоспособным и лишается возможности получить выплаты при болезни.

При этом возможны ситуации, когда . В каких случаях это необходимо, как при этом заполнять больничный лист?

Когда для расчета берется минимальный размер оплаты труда?

Законом Российской Федерации предусмотрены несколько случаев, при наступлении которых МРОТ может быть использован при расчете больничного:

в расчетном периоде у данного сотрудника отсутствует официальный заработок;
при стаже работы менее полугода;
работник потерял трудоспособность по причине опьянения;
заработок сотрудника меньше МРОТ;
сотрудником были ;
сотрудником был пропущен обязательный профессиональный осмотр;
в течение предыдущих двух лет гражданин не имел официальной работы.

Порядок заполнения листа нетрудоспособности работодателем

Особенности оформления, если средний заработок меньше МРОТ

Если у работника за расчетный промежуток времени не было зарплаты или она была меньше, чем МРОТ, тогда за месячный доход сотрудника принимается величина МРОТ.

Заполнение листа нетрудоспособности работодателем при этом будет отличаться только записями, касающимися расчета больничного пособия:

В поле «итого» должна быть суммарная величина пособия по нетрудоспособности, равная 311,97 * количество дней больничного.

Обязанность подсчета пособия лежит полностью на бухгалтере или начальнике отдела кадров. Именно работодатель должен учитывать размер МРОТ и уровень заработной платы сотрудника.

Образец

Ниже представлен образец заполненного листка нетрудоспособности, в котором для исчисления суммы пособия взят минимальный размер оплаты труда по той причине, что фактический доход меньше.

Скачать образец больничного при расчете исходя из МРОТ – .

Если установлен районный коэффициент

Труд на территориях, отличающихся климатическими условиями, оплачивается в большем размере. Коэффициенты обычно применяются в районе Крайнего Севера, Западной Сибири, Казахстана, Урала.

В отношении больничного пособия районный коэффициент учитывается только при расчете из МРОТ, во всех остальных случаях нет.

В субъектах, где существует районный коэффициент, работодатель должен выполнить следующие действия:

Подсчитать дневной заработок, исходя из общей трудовой деятельности.
Рассчитать аналогичный показатель, исходя из МРОТ.
Сравнить среднедневной заработок и фактических доходов и МРОТ.
Выбрать большую величину и по ней проводить расчет больничного пособия.
Полученную сумму пособия умножить на районный коэффициент.

Если выбор делается в пользу расчета исходя из МРОТ, то в листе нетрудоспособности заполняется:

Средний заработок = 24*МРОТ;
Среднедневной = МРОТ*24/730;

Размеры пособия уже указываются с учетом умножения на районный коэффициент (среднедневной заработок * Дни болезни * % оплаты * Районный коэффициент).

Размер выплаты по листу нетрудоспособности может быть уменьшен в некоторых случаях. К таким относятся:

нарушение работником режима, прописанного лечащим доктором;
отсутствие сотрудника на обязательном медицинском осмотре.

Причины нарушения режима могут быть самыми разными. Главное – это отсутствие уважительных причин. Поэтому, прежде всего, когда в бухгалтерию организации попадает листок нетрудоспособности, то работодателю стоит выяснить, были ли причины нарушения режима уважительными.

Пример

Условия примера:

Доход работника за 2016 год – 50000, за 2017 – 90000.

Больничный открыт в мае 2018 года на 7 дней.

Районный коэффициент = 1.2

Стаж работника 3 года.

Необходимо провести расчет выплаты по нетрудоспособности и заполнить лист.

Дневной заработок по доходам = (50000+90000) / 730 = 191,78 – это меньше чем минимальные 311,97, поэтому вычисления проводятся из МРОТ.

Пособие за счет работодателя = 311,97*3*60%*1,2 = 673,86.

Пособие за счет ФСС = 311,97*4*60%*1,2 = 898,47.

Общая сумма выплаты = 673,86 + 898,47 = 1572,33.

Образец заполнения больничного листа из МРОТ с учетом районного коэффициента:

Полезное видео

О правилах заполнения больничного листа работодателем читайте здесь:

Выводы

Правильное заполнение больничного листа – обязанность, лежащая на нанимателе сотрудника. В каждой организации роль сотрудника, заполняющего листок нетрудоспособности, лежит либо на бухгалтере, либо на начальнике отдела кадров.

Работодателю следует внимательно относиться ко всем рекомендациям и правилам оформления документа, чтобы избежать неприятных последствий, в том числе при расчете выплаты из МРОТ.

В целом, при использовании в качестве исходного данного минимального уровня оплаты труда не вносит существенных изменений в заполнение листа, нужно лишь правильно указать среднюю зарплату и дневной заработок.

Неправильное заполнение больничного листа гарантирует отказ соцстраха в возмещении положенной премии за время освобождения от труда. В ситуациях, когда бухгалтер не обнаружил погрешностей в заполнении документа и передал его в ФСС, возврат листа произойдёт в течение 1-2 дней. Тогда ответственность за исправление лежит на стороне работодателя.

Существует единая форма по оформлению документа БЛ. С 2011 г. внедрены новые ограничения в заполнении и специальная кодировка в информационных полях. Правительство разработало уникальную систему защиты документа от подделок. Основные инструменты – специальная бумага с микроволокнами (производится только в ООО «Спецбланк-Москва»), водяные знаки, чётко прочерченная сетка.

Установленная форма бланка подразумевает заполнение больничного двумя сторонами. Обязательна подпись больного на документе.

Кто заполняет:

поликлиника (иное медучреждение);
бухгалтерия места работы.

Бланк разделён выделенной линией, которая определяет 2 раздела. 3/4 листа верхней части предназначены для внесения данных лечебным предприятием, оставшийся нижний сегмент заполняет работодатель.

Работник, на чьё имя выписан больничный, не имеет права вносить поправок в данные, единственное его участие в оформлении – подпись (как в паспорте). В случае бумажного варианта на сотрудника возложена обязанность предоставить документ о нетрудоспособности на работу в течение 6 месяцев с даты закрытия периода освобождения.

Заполненный бланк передаётся в Фонд Соцстраха. Там после проверки на счёт компании, в которой работает гражданин, перечисляется положенная сумма пособия. Далее деньги отправляются на личный счёт работника.

В июле 2017 года ввели новые бланки БЛ в цифровом варианте. По содержанию и оформлению отличий нет, необходимо только письменное согласие гражданина на ведение учёта новым способом.

Если внедрение электронного больничного пройдёт в стране успешно, система значительно упростится. Например, на руки больному документ теперь отдавать не придётся. Медицинское учреждение напрямую отправляет сведения в ФСС, сотрудники которого в течение 10 дней зачисляют средства на карту застрахованного.

Но сегодня в России более 85% листков нетрудоспособности используется в бумажном виде. Существуют чёткие правила заполнения больничного листа – исключены ошибки и поправки, бланк заполняется только чёрными чернилами. При наличии исправлений, неточностей 1С не определит штриховой код, не выявит информацию о страховом случае.

Основные правила:

Информация вносится вручную или в электронном виде, заглавным шрифтом.
Одна буква – в одной клеточке.
Чернила используются только чёрного цвета.
Недопустимо выходить ручкой за границы клетки.
Заполнение без орфографических (и других) ошибок.
Каждая дата продления срока больничного вносится в документ, в раздел «освобождение от работы».

Если при введении данных работодателем допущена ошибка, исправление производится зачёркиванием. После внесения правильной информации (на обратной стороне) надпись заверяется работодателем (штамп, подпись).

Если пациент потерял больничный или обнаружил неточность до передачи на работу, он должен обратиться в медучреждение, где получал документ. Медицинский сотрудник выдаёт ему дубликат.

Если закончились ячейки для внесения данных о датах в разделе «освобождение от работы», но больничный ещё не закрыт, работнику выдаётся новый бланк с 12-значным номером продолжения. Ограничения по количеству продлённых БЛ, нет (но непрерывный срок нетрудоспособности не более 12 месяцев).

Основная часть информации в больничном листе закодирована. На обратной стороне бланка есть расшифровка каждого обозначения, которая поясняет, как заполнить ячейки в каждом конкретном случае. Код состоит из 2-значного числа.

Лицевая сторона документа разграничена на 3 части:

Верхний раздел заполняется медицинской организацией.
Средний оформляется отделом кадров (бухгалтерией) работодателя.
Нижняя часть – отрывной корешок, который остаётся в больнице (поликлинике) для отчёта.

При заполнении документа главное правило – внимательность, ведь из-за неточности в больничном ФСС отказывает в выплате страховки. На исправление и подтверждение дубликата уйдёт не меньше 10 дней,

Инструкция, которая поэтапно рассказывает, как оформляется больничный лист, содержится в приказе № 624-Н. В документе содержится информация о порядке заполнения для конкретных случаев, в том числе при беременности и родах, по уходу за больным, для оформления инвалидности и др. Ниже описана последовательность заполнения документа, сверху вниз.

Заполнение:

Есть ограничения по полномочиям для выдачи больничного. Например, фельдшер скорой помощи не имеет права оформить листок освобождения от труда, допустимо выписать справку по факту вызова в конкретный день.

Данные сотрудники СП передают в поликлинику по месту жительства для информирования об обязанности посещения больного терапевтом. Но есть и другие нюансы, требующие внимания при оформлении БЛ. Например, приказ Минздрав (№ 624-Н) чётко регулирует правило, какой ручкой заполнять больничный лист работодателю – только пастой чёрного цвета.

Важные моменты

Законодатель прописал несколько нюансов, которые обязательно нужно соблюдать:

Оформить БЛ имеет право только организация, осуществляющая лечебную деятельность по лицензии.
Не могут выдать БЛ – сотрудники скорой, работники организаций по сдаче крови, травмпункты, приёмные покои.
При заполнении бланка уточнение диагноза не требуется, внесённый код определяет группу схожих заболеваний. Пациент имеет право не афишировать точное название заболевания, для определения размера страховки кодового значения достаточно.
Обязанность врача – заполнить все требуемые ячейки в БЛ, но графы могут быть заполнены на 30% от общего количества в бланке. Так, при диагнозе ОРВИ у больного, находящегося на учёте в Службе занятости, пустые остаются ячейки о работодателе, по уходу и др.;
Если у сотрудника нет полиса ОМС, но есть документы о вызове на дом скорой помощи, учреждение обязано открыть больному листок нетрудоспособности.

По нормам в незаполненные ячейки проставляются пунктиры, но если врач оставил строки пустыми, ошибки в этом нет. Это считается незначительной погрешностью, не влияющей на решение ФСС.

Ответственность за обеспечение больного страховой выплатой лежит на организации, в которой сотрудник работает. Бухгалтер предприятия имеет право менять данные только в ячейках, которые заполняет сам. Нетронутой остаётся часть данных от медицинской организации. Если работодатель обнаружил ошибку в верхнем блоке БЛ, он возвращает документ работнику для передач врачу на исправление.

Если заболел сотрудник, он имеет право на оплату БЛ на срок до 12 месяцев. Спустя год, больной проходит медицинское освидетельствование на предмет присвоения группы инвалидности или продления лечебной терапии. Минимальный срок оплаты больничного – 3 дня отсутствия.

Если освобождение от труда назначено по причине болезни ребёнка, сроки оплаты имеют ограничения. Имеет значение, что при заболевании ребёнка младшего дошкольного возраста (до 7 лет) срок больничного не имеет ограничений.

Ограничения по уходу за детьми:

Больничный лист по беременности и родам предоставляется на срок, зависящий от течения беременности. Причёмрасчёт процента от стажа в данном случае не учитывается, женщина получает 100% от средней зарплаты за последние 2 года.

Ограничение по БиР:

Работодателю важно знать, что если у мамы диагностировано многоплодие при кесаревом сечении, положенный срок (194 дня) не продлевается. Если сотрудница обратилась с больничным листом, в котором указан код 020 (продление по БиР), нужно проверить срок предоставленного отпуска. Когда в первичном варианте БЛ уже указан срок 194 дня, продление невозможно, согласно ТК РФ.

Заполнение:

при заполнении наименования предприятия, допускается сокращения;
галочка – основное место работы или совмещение;
регистрационные данные, полученные при учёте в ФСС;
вграфе об условиях исчисления указывается дополнительная информация об особенностях труда работника – уже имеющаяся инвалидность, воздействие радиации и др.;
если БЛ выдан из-за травмы на производстве, указывается номер акта Н-1;
указываются данные страхового свидетельства и ИНН для быстрого поиска гражданина в системе ФСС;
обязательно заполняются данные о страховом стаже и расчёты для определения процента – средний заработок, периоды без страхования, итоговая сумма к выплате;
подписи гендиректора и бухгалтера предприятия, печать.

Если в штате сотрудников не предусмотрен бухгалтер, то заполнение БЛ – обязанность руководителя компании. Он ставит две подписи в правом нижнем углу документа.

Работодатель вместе с заполненным бланком листка нетрудоспособности предоставляет в Соцстрах бухгалтерскую выписку с необходимыми сведениями. Документы должны подтвердить стаж, средние заработки, справку 182-Н, табель рабочего времени, другие данные по требованию.

Что нужно учитывать при заполнении БЛ:

Если медицинское учреждение заполняет свою часть БЛ в печатном виде, допускается внесение работодателем своей части данных вручную (и наоборот).
Работодатель может исправить свои ошибки, но корректировок должно быть не больше 2-х, неверные данные зачёркиваются одной непрерывной линией, изменения заверяются подписью и печатью.
Если работник находится в стационаре, он вправе предоставить листок нетрудоспособности только после выписки, даже если срок лечения длительный.
Срок для определения и начисления выплаты с момента передачи БЛ сотрудником кадровику не более 10 дней;
Инвалидам пособие выплачивается не более 4-х месяцев беспрерывно, не больше 5 календарных месяцев в году;
Работодатель имеет право оплатить страховую премию, не привлекая органы социального страхования.

Если сотрудник после вылечивания заболевания направляется в санаторий, максимальный срок, на который продлевается больничный, – 24 дня. Решение о дальнейшем пребывании в реабилитационной клинике принимает комиссия. Продление может быть рекомендовано в редких случаях, при осложнённых формах заболеваний (например, туберкулёз).

Ниже приведены полезные советы, при соблюдении которых можно избежать неприятных ситуаций:

Для того чтобы не возникло препятствий в оплате страхового пособия, работник должен проверять правильность заполнения документа в медицинской организации. Работодатель обязан предоставить бухгалтерии (отделу кадров) все инструменты для расчётов по больничным выплатам.
При сомнениях в правильности заполнения БЛ должностное лицо найдёт разъяснение в приказе Министерства Здравоохранения № 624 Н. В документе содержится информация о правилах заполнения, об особенностях для каждого конкретного случая и об ответственности за нарушение правил, установленных приказом.
Консультации по заполнению листка нетрудоспособности допустимо запрашивать в ФСС. Сотрудники обязаны в устной или письменной форме предоставлять ответы на вопросы представителей медицинской организации или работодателя.
Необходимо информировать работника (пациента) о недопустимости мять, складывать бланк БЛ. В результате стираются важные значения, что осложняет процесс выплаты по страховому случаю.
Один период, указанный в разделе «освобождение от работы», недопустимо закрывать позже, чем через 15 дней. Т.е. срок лечения между посещениями врача в норме до 2-ух недель (для проверки адекватности применяемой терапии).

Если врач или кадровик внёс данные синей шариковой ручкой, ФСС вернёт документ на исправление. Причины: шариковую пасту не распознает сканер, синие чернила сливаются с защитными волокнами на специальной бумаге. Поэтому требования к цвету заполнения не прихоть, а способ избежать подделок.

Для назначения и выплаты пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам сотрудник предъявляет выданный медицинской организацией листок нетрудоспособности, который работодателю нужно уметь правильно заполнить, ведь ошибки при заполнении больничного листа могут повлечь отказ в возмещении пособия.

Правила оформления раздела больничного листа, заполняемого работодателем, установлены Порядком выдачи листков нетрудоспособности (утв. приказом Минздравсоцразвития России от 29.06.2011 № 624н (далее - Порядок)). Общие требования (п. 65 Порядка) таковы: все записи следует выполнять печатными заглавными буквами от руки (гелевой, капиллярной или перьевой ручкой черного цвета, использование шариковой ручки не допускается) или с применением печатающих устройств в специально отведенных ячейках начиная с первой ячейки и без выхода за пределы границ ячеек.

Порядок заполнения больничного листа построчно

В строке "Место работы - наименование организации" указывается полное или сокращенное наименование организации (обособленного подразделения) в соответствии с учредительным документами либо фамилия, имя, отчество работодателя - физического лица (с пробелами в одну ячейку). Если сокращенное наименование в учредительных документах отсутствует либо оно, как и полное, не помещается в отведенное число ячеек, можно произвольно сократить наименование в пределах ячеек строки (при выходе за пределы информационного поля запись прекращается). Знаки номера, кавычки, точки, запятые, тире и другие знаки препинания не используются, но их наличие не является существенным недостатком оформления. Идентификация работодателя в любом случае может быть осуществлена по его регистрационному номеру, указанному в соответствующей строке листка нетрудоспособности (письма ФСС России от 28.10.2011 № 14-03-18/15-12956, от 14.09.2011 № 14-03-11/15-8605, от 05.08.2011 № 14-03-11/05-8545).

В строках "Основное/По совместительству" отметка "V" ставится только в одной из этих строк в зависимости от того, по какому месту работы листок нетрудоспособности представлен (если совместительство внутреннее - отдельный листок с отметкой в графе "по совместительству" не выдается).

Регистрационный номер и код подчиненности указываются в соответствии с выданным работодателю территориальным органом ФСС России извещением о регистрации в качестве страхователя.

ИНН нетрудоспособного указывается при его наличии. При отсутствии у работника идентификационного номера налогоплательщика, а также в листке нетрудоспособности по беременности и родам данная строка не заполняется. СНИЛС указывается обязательно (страховой номер индивидуального лицевого счета берется из оформленного работнику страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования).

Строка "Условия исчисления" предназначена для отражения информации об обстоятельствах, способных внести коррективы в расчет пособия, при их наличии согласно двухзначным кодам, указанным в пункте 66 Порядка и на оборотной стороне листка нетрудоспособности.

Строка "Акт формы Н-1" подлежит заполнению (число, месяц и год), когда временная нетрудоспособность работника наступила в результате несчастного случая на производстве.

Строка "Дата начала работы" заполняется только в ситуации, когда работник вовремя не приступил к работе и его трудовой договор был аннулирован, а заболевание или травма наступили в период со дня заключения трудового договора до дня его аннулирования (указывается дата, с которой работник должен был приступить к работе).

В строке "Страховой стаж" указывается количество полных лет и месяцев деятельности работника, учитываемой в страховом стаже согласно Правилам подсчета и подтверждения страхового стажа для определения размеров пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам (утв. приказом Минздравсоцразвития России от 06.02.2007 № 91).

В строке "в т.ч. нестраховые периоды" указывается часть страхового стажа в виде количества полных лет и месяцев прохождения работником с 1 января 2007 года военной и иной службы (Закон РФ от 12.02.1993 № 4468-1).

Пособие работнику может быть положено за весь период освобождения от работы, указанный в листке нетрудоспособности, либо за часть такого периода.

В строке "Причитается пособие за период" указываются первый и последний день оплачиваемого времени. В строках "Средний заработок для исчисления пособия" и "Средний дневной заработок" указываются суммы, скорректированные с учетом минимального и максимального значений. Размер дневного пособия в листке нетрудоспособности не отражается.

В строке "ИТОГО начислено" указывается общая сумма начисленного пособия без уменьшения ее на сумму НДФЛ, а разъяснения Фонда с обратным выводом (п. 11 письма ФСС России от 28.10.2011 № 14-03-18/15-12956; письмо ФСС России от 08.09.2011 № 14-03-14/15-10022) применению как основанные на предыдущей редакции пункта 66 Порядка не подлежат. Все строки заполняются с первой ячейки без нулей в начале, в случае отсутствия копеек в обеих ячейках следует поставить нули.

Для того чтобы в больничном могли расписаться не руководитель и главный бухгалтер, а иные лица, они должны быть уполномочены на это доверенностью, выданной в установленном Гражданским кодексом порядке (ст. 185 ГК РФ), при этом указание реквизитов доверенности, на основании которой уполномоченный сотрудник подписывает листок нетрудоспособности, не требуется (п. 12 письма ФСС России от 28.10.2011 № 14-03-18/15-12956).

К листку нетрудоспособности необходимо приложить оформленный на отдельном листке расчет пособия по разработанной работодателем самостоятельно форме (п. 67 Порядка).

Пример заполнения больничного листа работодателем

Рассмотрим как заполнить больничный лист на примере (см. рисунок ниже).