Что такое техническая документация? Нормативно-технические документы Действующие нормативно техническая документация производства.

При экспертировании организаций, в уставе которых предусмотрена наряду со многими видами деятельности и строительная деятельность, на предмет получения лицензии приходится сталкиваться с произвольным толкованием понятий "нормативная документация", "организационно-технологическая документация" и т.п.

Между тем от того, как полно обеспечена и как правильно ведет организация производственную и исполнительную документацию, зависит юридическая ответственность (особенно при авариях), возможность получения лицензии и право пользоваться лицензией.

В состав, например, нормативной строительной документации некоторые включают технические условия, руководства, указания, инструкции, пособия и т.п., а к организационно-технологической документации относят карты операционного контроля, технологический регламент и пр.

Поэтому, вероятно, целесообразно иногда напоминать о значении и месте того или иного документа при производстве строительно-монтажных работ.

СНиП 10-01-94 "Система нормативных документов в строительстве" подразделяет нормативные документы на федеральные, на документы субъектов Российской Федерации и на производственно-отраслевые документы субъектов хозяйственной деятельности.

К федеральным нормативным документам относят:

· строительные нормы и правила Российской Федерации

· государственные стандарты Российской Федерации в области строительства - ГОСТ Р;

· своды правил по проектированию и строительству- СП;

· руководящие документы системы - РДС. Нормативные документы субъектов Российской Федерации - территориальные строительные нормы (ТСН).

Производственно-отраслевые нормативные документы - стандарты предприятий (объединений) строительного комплекса (СТП ) и стандарты общественных объединений (СТО ).

Руководства, указания, инструкции и т.п. выпускают в развитие требований нормативной документации, и они носят справочный характер. Они не несут той полноты юридической ответственности, как нормативные документы.

К организационно-технологической документации относятся (СНиП 3.01.01-85), проекты организации строительства (ПОС ) и проекты производства работ (ППР ).

Карты операционного контроля, технологические регламенты и прочие могут быть использованы как дополнительный справочный материал.

К производственной документации относятся: общий журнал работ, журналы по отдельным видам работ, журнал авторского надзора проектных организаций, акты освидетельствования скрытых работ, акты промежуточной приемки ответственных конструкций, акты испытания и опробования оборудования, систем, сетей и устройств и другие документы по отдельным видам работ, предусмотренные СНиП.

К испонительной документации относят комплект рабочих чертежей с надписями о соответствии выполненных в натуре работ этим чертежам или внесенным в них по согласованию с проектной организацией изменениями, сделанными лицами, ответственными за производство строительно-монтажных работ.

Следует помнить, что одновременно с системой нормативных документов в строительстве действует система стандартизации .

Нормативные документы в строительстве устанавливают комплекс норм, правил, положений и требований, обязательных при проектировании, инженерных изысканиях, новом строительстве, а также при расширении, реконструкции и техническом перевооружении действующих предприятий и сооружений. Они также обязательны при производстве строительно-монтажных работ, при производстве строительных материалов, изделий и конструкций.

Государственные федеральные нормативные документы и территориальные строительные нормы разрабатываются в соответствии с требованиями СНиП 10-01-94 научно-исследовательскими, проектными и другими организациями и объединениями, а также творческими коллективами, обладающими научным потенциалом и необходимым опытом практической работы в соответствующей области.

Проект организации строительства (ПОС ) в составе организационно-технологической документации является обязательным документом для заказчика и подрядных организаций. ПОС должен разрабатываться генеральной проектной организацией.

Проект производства работ (ППР ) разрабатывает генеральная подрядная организация или субподрядная строительно-монтажная организация за счет своих накладных расходов. При невозможности выполнить эту работу собственными силами ППР может быть разработан по заказу проектной, проектно-конструкторской организацией, имеющей соответствующую лицензию.

Запрещается осуществление строительно-монтажных работ без утвержденных проекта организации строительства и проекта производства работ. Не допускается отступление от решений проектов организации строительства и проектов производства работ без согласования с организациями, разработавшими и утвердившими их.

К сожалению, приходится отметить, что не все документы, в штампе которых написано "ПОС" или "ППР", являются таковыми. За ПОС выдают чаще всего упрощенный стройгенплан, который используют для сбора подписей от согласующих организаций, за ППР - схему привязки кранов, без которой генподрядчик не может запустить кран в работу.

Между тем состав и содержание ПОС и ППР строго регламентированы СНиП 3.01.01-85.

Основными по объему из общего объема чертежей документами в составе ППР являются технологические карты . Технологические карты разрабатываются на строительные процессы, результатом которых являются законченные конструктивные элементы, а также части сооружения. Организационно-технологические решения, принимаемые в основу при разработке технологических карт, призваны обеспечивать высокое качество, безопасность и безаварийность выполнения работ в соответствии с требованиями действующих норм и правил строительного производства.

Технологические карты следует разрабатывать в соответствии с требованиями "Руководства по разработке типовых технологических карт в строительстве" или "Методических указаний по разработке типовых технологических карт в строительстве".

В состав технологических карт входят разделы: область применения, организационно-технологические решения (схемы производства работ, указания по производству работ, требования к операционному контролю качества, график производства работ, инженерные решения по технике безопасности), материально-технические ресурсы (потребность в машинах, механизмах, инструменте, приспособлениях, инвентаре, материалах, конструкциях, полуфабрикатах и эксплуатационных материалах) и технико-экономические показатели.

Общий журнал работ в составе производственной документации должен быть оформлен в соответствии с требованиями приложения 1 СНиП 3.01.01-85. Формы специальных журналов приведены в соответствующих СНиПах. Например, форма журнала сварочных работ приведена в СНиП 3.03.01-87. Форма акта освидетельствования скрытых работ приведена в приложении 6 СНиП 3.01.01-85. Перечень специальных журналов устанавливается генподрядчиком по согласованию с субподрядными организациями и заказчиком.

Исполнительная документация должна быть сохранена в полном объеме. Помимо рабочих чертежей в комплект исполнительной документации входят исполнительные схемы свайных полей, монтажных горизонтов и другие.

Организационно-технологическую, производственную и исполнительную документацию представляют рабочей комиссии (при необходимости и государственной комиссии) при сдаче объекта в эксплуатацию.

Ю.ДОЛАДОВ,

к.т.н., СамГАСА,

Ю.ПАНИЧКИН,

начальник отдела ППР ОАО "Оргтехстрой"

url: http://www.zodchiy.ru/s-nfo/archive/02.98/page5.html

Нормативно-техническая документация – совокупность материалов и документов, обеспечивающих качество производимой продукции, а также ее соответствие всем утвержденным требованиям безопасности, условиям эксплуатации, хранения и транспортировки. Одним словом нормативно-техническая документация – это своего рода стандарт предприятия, в соответствии с которым осуществляется весь производственный процесс. В наше время разработка нормативно-технической документации на производство позволяет предприятиям оптимизировать осуществляемые работы и привести их в соответствии со всеми требованиями законодательства Российской Федерации. Нормативно-техническая документация – это полный комплект документов, позволяющий без лишних финансовых потерь и затрат дополнительных ресурсов, производить качественную и безопасную продукцию, соответствующую всем нормативам и государственным стандартам.

К нормативно-технической документации относятся следующие виды документов:

• технические условия (ТУ);
• технологическая инструкция (ТИ);
• технологический регламент (ТР);
• технологический процесс (ТП);
• паспорт безопасности (ПБ);
• этикетка;
• рецептура;
• паспорт качества.

Технические условия – документ, разрабатываемый предприятием для производства какого-либо вида продукции в том случае, если для данной продукции законодательством Российской федерации еще не установлены обязательные требования по изготовлению, или требуется дополнить соответствующий ГОСТ, применяемый к данной категории товаров. Технические условия являются неотъемлемой частью конструкторской документации и разрабатываются в соответствии с установленными стандартами, указанными в ГОСТ 2.114-95 «Единая система конструкторской документации», и ГОСТ Р 51740 «Пищевые продукты – общие требования к разработке и оформлению», и содержат в себе следующую информацию:

• технологические требования;
• требования по безопасности;
• правила приемки;
• требования по обеспечению охраны окружающей среды;
• указания по эксплуатации;
• требования по маркировке;
• методы контроля и гарантии изготовителя.

Следует учитывать, что технические условия должны быть разработаны, утверждены и зарегистрированы в установленном законодательством порядке, только в этом случае, данный нормативно-технический документ может являться основанием для начала производственного процесса.

Технологической инструкцией называется вид нормативно-технической производственной документации, разрабатываемой предприятием для производства какой-либо продукции. Содержит в себе информацию о технологических процессах производства и о выпуске товаров непосредственно на потребительский рынок страны. Разработка данного документа осуществляется для одного конкретного вида изделий или группы идентичных изделий в соответствии с требованиями ГОСТ № 34, определяющего основные этапы по разработке и конечному результату изготовленной продукции.

Технологический регламент – документ, устанавливающий основные методы производства технические условия и средства, а также технологические нормативы и порядок осуществления производственного процесса на предприятии. В зависимости от производства выделяют три основных вида технологических регламентов:

• постоянный – разрабатываемый для проработанного производственного процесса;
• временный – необходим для производства нового вида продукции, или в том случае, если предприятием вносятся какие-либо корректировки в установленный производственный процесс;
• разовый – разрабатывается для продукции, которая производится единичной партией или для проведения научно-исследовательской работы.

Технологический процесс – совокупность мероприятий, обеспечивающих последовательность производства продукции с момента начала изготовления до получения конечного результата. Технологический процесс разрабатывается с целью оптимизации работы на предприятии, что непосредственным образом влияет на качество продукции и ресурсы, необходимые для обеспечения производственного процесса. Разработка предприятием технологического процесса позволяет с высокой точностью определить не только количество необходимого оборудования, инструментов и приспособлений для производства изделий, но и число рабочих и обслуживающего персонала для выполнения данного процесса.

Паспорт безопасности – документ, подтверждающий безопасность продукции при ее эксплуатации, хранении и транспортировке, является частью нормативно-технической документации, необходимой для реализации отдельных видов продукции. Данный документ разрабатывается в том случае если:

• предприятие производит те или иные вещества, которые способны нанести вред здоровью или жизни человека;
• предприятием изготавливается продукция, степень опасности которой еще не установлена;
• если на предприятии производится продукция, признанная опасной по международным нормам;
• компания производит продукцию, к которой установлены особые требования и нормы.

Этикетка

Этикетка – графический или текстовый знак, представляющий собой наклейку, бирку или талон определенного вида продукции, в которой содержится вся необходимая для идентификации продукции информация. Этикетка должна быть изготовлена в соответствии со всеми правилами и нормативами, регламентирующими разработку нормативно-технической документации предприятия. В соответствии с данными законодательными актами, этикетка должна содержать в себе следующую информацию:

• данные о продукте на русском языке;
• состав продукта;
• пищевая ценность;
• наименование изготовителя;
• страна происхождения;
• товарный знак изготовителя;
• масса нетто или количество продукта;
• условия хранения и транспортировки;
• срок годности;
• обозначение технического документа, на основании которого была произведена продукция (ТУ или ГОСТ);
• информация о сертификации продукции;
• другая информация о содержании каких-либо дополнительных компонентов, обязательных для указания на этикетке.

Рецептура – основная часть технологической документации, разрабатываемая предприятием на многокомпонентные (два или более) виды продукции, устанавливающая перечень и количественное содержание применяемых при производстве изделий сырья, материалов и полуфабрикатов.

Разработка рецептуры может осуществляться как на основании уже действующих рецептур и правил, так и на основе новых продуктов и технологий. Основными данными рецептуры изделия являются:

• требования по качеству сырья, используемого при производстве;
• нормы расхода сырья при изготовлении одной единицы продукции;
• предельные нормы потерь;
• пределы допустимых отклонений в массе готовой продукции;
• характеристики физико-химических и органолептических показателей и других свойств продукции;
• сроки хранения и годности продукции.

Паспорт качества – документ, необходимый для многих категорий непродовольственных товаров, содержащий описание всех его свойств и характеристик. В зависимости от вида и категории изделия паспорт качества может содержать в себе следующую информацию:

• полная информация о компании-изготовителе продукции;
• регистрационный номер документа и дата его выдачи;
• полное наименование товара, включая его марку;
• все свойства и характеристики изделия;
• дата изготовления продукции;
• номер партии (если изделия производятся партиями);
• количество продукции каждой марки;
  класс опасности;
• другая необходимая информация.

Следует учитывать, что при разработке различного рода нормативно-технической документации для предприятий Барнаула необходимо хорошо знать и разбираться в аспектах производственного процесса и законодательных документах, в соответствии с которыми определяется данный процесс изготовления. Именно поэтому, в данном случае, идеальным решением станет обращение в соответствующий специализированный центр, специалисты которого имеют огромный опыт в разработке, утверждении и регистрации соответствующих нормативно-технических документов, позволяющих с высоким качеством и без потерь наладить производственный процесс, обеспечивающий непрерывность и безопасность изготовления продукции. Центр сертификации «Ростест Барнаул» обеспечит профессиональный подход к разработке необходимой документации в соответствии со всеми требованиями законодательства Российской Федерации.

___Нормативно-техническая документация (НТД): Документация, содержащая правила, общие принципы, характеристики, касающиеся определенных видов деятельности или их результатов. Нормативно-техническая документация может быть внешнего или внутреннего происхождения. Нормативные документы внешнего происхождения: ГОСТ, ОСТ, СП, СНиП, ТУ и прочие документы (технические, правовые, официальные предписания и т.д.). Нормативно-технические документы внутреннего происхождения: Документы, устанавливающие порядок и объем действий при выполнении какого-либо процесса (технические указания, стандарты предприятий и проч.), разработанные и действующие внутри каждого предприятия.
___В настоящее время наибольшей популярностью пользуются Системы нормативно-технической документации. В отличие от бумажных носителей и разнообразных доступных для скачивания через интернет вариантов библиотек НТД – Системы Нормативно-технической документации обеспечивают оперативную обновление и актуализацию нормативно-технической документации. Бесплатно распространяемая нормативно-техническая документация не поддерживает такой очень важной опции, как наличие связей между различными нормативно-техническими документами. Наличие ссылок позволяет переходить из одного документа в другой. Полноценные поисковые возможности поиска основанные на любых, даже самых отрывочных сведениях о документе, что позволяют найти не только необходимый документ, но и связанные с ним другие документы буквально в течение нескольких секунд. Система normacs – это программа, которая помогает оперативно использовать самую актуальную информацию по действующим производственным и управленческим стандартам РФ. С этой программой успешно работают более 150 тысяч специалистов по всей стране и за ее пределами. Данное ПО пользуется популярностью как в крупных компаниях, так и в небольших. Электронные библиотеки документов на базе NormaCS обладают высокой клиентской гибкостью. Так на примере Информационно-поисковой системы NormaCS можно привести различные варианты наполнения технических норм и стандартов любой производственной области. NormaCS это программа, которая помогает: хранить действительно большие объемы нормативно-технической документации и сопутствующей информации, автоматически актуализировать хранимые документы, быстро находить нужные материалы и максимально результативно использовать эти материалы в рабочей деятельности специалиста.
___Нормативная документация определяет требования к условиям труда, т. е. к уровню вредных производственных факторов. Нормативно-техническая документация обеспечивает защиту работающих от действия опасных и вредных факторов, определяет требования к производственному оборудованию и производственным помещениям, к организации и проведению технологических процессов, со­зданию и применению средств защиты. Требования нормативной и нормативно-технической до­кументации должны учитываться как на этапе эксплуата­ции сооружений, оборудования, средств защиты и прове­дения технологических процессов, так и на этапе их проек­тирования. Нормативная документация представлена нормами и правилами Минздрава РК и стандартами Госстандарта РК. Нормативно-техническая документация включает правила, нормы, инструкции, стандарты. Нормы и правила по охране труда подразделяются на единые, межотраслевые и отраслевые. Действия единых норм и правил распространяются на все отрасли народного хозяйства. Они принимаются федеральными директивными органами совместно или по соглашению с Федерацией профсоюзов и содержат важнейшие требования, единые для всего на­родного хозяйства. Аналогичный порядок принят для межотраслевых норм и правил, распространяющихся на нескольких отраслей либо на отдельные виды производства или работ во всех отраслях. Отраслевые нормы и правила по охране труда учитывают специфику отдельных отрас­лей народного хозяйства и распространяются на все пред­приятия. Они утверждаются министерствами, органами государственного надзора совместно или по соглашению с ЦК профсоюза отрасли. Инструкции по охране труда бывают типовыми (для рабочих основных предприятий), отраслевыми и действующими в масштабе предприятия. В настоящее время ос­новными видами нормативно-технической документации яв­ляется действующая система стандартов безопасности труда (ССБТ).
___Внедрение нормативно-технической документации на предприятие обеспечивает всестороннее совершенствование продукции, услуг, производств, что в свою очередь дает возможность достижения оптимальной экономии при соблюдении функциональных условий и требований техники безопасности. Для производителей нормативно-техническая документация по стандартизации является управленческим инструментом, который позволяет производственной деятельности стать «прозрачной» и «управляемой», что обеспечивает руководителей предприятий необходимой информацией о выполнении производственного процесса, а также дает возможность контролировать реализацию стратегических и оперативных целей и задач на всех стадиях жизненного цикла продукции, а именно: проектирование продукции; разработка; подготовка производства; изготовление; контроль качества; эксплуатация по назначению и техническое обслуживание; ремонт и утилизация.
___Стандартизация – это инструмент государственной технической политики, деятельность по установлению правил и характеристик в целях их добровольного многократного использования, направленная на достижение упорядоченности в сферах производства и обращения продукции. Стандартизация является эффективным средством управления экономикой, существенным звеном, соединяющим в единый процесс науку, технику и производство. Экономика не может обойтись без стандартов. Можно привести тому множество примеров – от формата писчей бумаги до наименования доменов для Интернета. Основой системы нормативно – технической документации в любой предметной области являются стандарты терминов и определений, которые должны с необходимой и достаточной полнотой непротиворечиво описывать предметную область в ее современном (времени принятия стандарта) понимании. Другими словами терминологические стандарты должны обеспечивать субъектам, которые обмениваются в данной предметной области информацией, единообразное и непротиворечивое понимание этой информации. Нетривиальность поставленной задачи можно показать на следующих примерах. Важное значение имеет задача обеспечения научных исследований удобной для восприятия инфор­мацией о важнейших научных достижениях, полученных в прошлом. Таким образом, задача развития общегосу­дарственной системы сбора, обработки, хранения, эф­фективного поиска и передачи информации, основанной на использовании самых современных методов и средств (в первую очередь вычислительной техники), является чрезвычайно актуальной. Методы информатики ус­пешно применяются для создания эффективных инфор­мационных систем и составляют основу для автоматиза­ции научных исследований, проектирования, различных производственных процессов.

ГОСТ Р ИСО 11442-2014

НАЦИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ТЕХНИЧЕСКАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ НА ПРОДУКЦИЮ

Управление документацией

Technical product documentation. Document management

ОКС 01.110;
35.240.10

Дата введения 2016-01-01

Предисловие

Предисловие

1 ПОДГОТОВЛЕН ООО "НИИ экономики связи и информатики "Интерэкомс" (ООО "НИИ "Интерэкомс") на основе собственного перевода на русский язык англоязычной версии стандарта, указанного в пункте 4

2 ВНЕСЕН Техническим комитетом по стандартизации ТК 100 "Стратегический и инновационный менеджмент"

3 УТВЕРЖДЕН И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 26 ноября 2014 г. N 1865-ст

4 Настоящий стандарт идентичен международному стандарту ИСО 11442:2006* "Техническая документация на продукцию. Управление документацией" (ISO 11442:2006 "Technical product documentation - Document management", IDT).
________________
* Доступ к международным и зарубежным документам, упомянутым в тексте, можно получить, обратившись в Службу поддержки пользователей . - Примечание изготовителя базы данных.


При применении настоящего стандарта рекомендуется использовать вместо ссылочных международных стандартов соответствующие им национальные стандарты, сведения о которых приведены в дополнительном приложении ДА

5 ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ

6 ПЕРЕИЗДАНИЕ. Декабрь 2018 г.


Правила применения настоящего стандарта установлены в статье 26 Федерального закона от 29 июня 2015 г. N 162-ФЗ "О стандартизации в Российской Федерации" . Информация об изменениях к настоящему стандарту публикуется в ежегодном (по состоянию на 1 января текущего года) информационном указателе "Национальные стандарты", а официальный текст изменений и поправок - в ежемесячном информационном указателе "Национальные стандарты". В случае пересмотра (замены) или отмены настоящего стандарта соответствующее уведомление будет опубликовано в ближайшем выпуске ежемесячного информационного указателя "Национальные стандарты". Соответствующая информация, уведомление и тексты размещаются также в информационной системе общего пользования - на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет (www.gost.ru)

1 Область применения

Настоящий стандарт устанавливает основные правила организации работ с техническими документами.

2 Нормативные ссылки

В настоящем стандарте использованы нормативные ссылки на следующие стандарты*, которые необходимо учитывать при использовании настоящего стандарта. В случае ссылок на документы, у которых указана дата утверждения, необходимо пользоваться только указанной редакцией. В том случае, когда дата утверждения не приведена, следует пользоваться последней редакцией ссылочных документов, включая любые поправки и изменения к ним:
_______________
* Таблицу соответствия национальных стандартов международным см. по ссылке. - Примечание изготовителя базы данных.


ISO 10209-1, Technical product documentation - Vocabulary - Terms relating to technical drawings, product definition and related documentation (Техническая документация на продукцию. Словарь. Термины, относящиеся к техническим чертежам, определение продукции и связанная с этим документация)

ISO 16016, Technical product documentation. Protection notices for restricting the use of documents and products (Техническая документация на продукцию. Защитные уведомления, ограничивающие использование документов и продуктов)

3 Термины и определения

В настоящем стандарте применены термины по ИСО 10209-1, а также следующие термины с соответствующими определениями:

3.1 анализ (analysis): Часть процесса разработки продукции, связанного с подготовкой спецификации требований.

3.2 фаза утверждения (approval phase): Стадия, на которой содержание документа формально проверяется и утверждается.

3.3 архивная копия документа (archive master): Репродукция документа для длительного хранения в соответствующем формате кодирования.

3.4 фаза архивирования (archiving phase): Стадия, на которой документы на продукцию передаются из хранилища активных документов в исторический архив.

3.6 эскизное проектирование (basic design): Часть процесса разработки продукции, предполагающая оценку проектных предложений и подготовку базовой проектной документации.

3.7 концептуальное проектирование (conceptual design): Часть процесса разработки продукции, включающего подготовку проектных спецификаций и проектного предложения.

3.8 фаза создания (creation phase): Стадия, на которой выполняются работы по проектной документации.

3.9 техническое проектирование (detailed design): Часть процесса разработки продукции, включающая разработку конечного определения продукта.

3.10 документ (document): Фиксированное и структурированное количество информации, разрабатываемое и передаваемое как целостная единица между пользователями и системами.

[МЭК 82045-1:2001]

3.11 репродукция документа (document replica): Точная или максимально приближенная копия оригинального документа.

3.13 статус документа (document status): Шаг (стадия) жизненного цикла готового документа.

3.14 оригинальный документ (original document): Документ, содержащий техническое описание (определение) продукции и формирующий базу для его будущих изменений.

3.15 выпустить (документ) (release): Создать документ, пригодный для использования по предназначению.

3.16 фаза выпуска (release phase): Стадия выпуска готового документа.

3.17 точность воспроизведения репродукции (replica fidelity): Качественный показатель репродукции документа в части передачи информации, содержащейся в оригинальном документе.

3.18 уведомление о пересмотре (revision notice): Часть документа (отдельный документ), содержащая информацию о пересмотре документации на продукцию.

3.19 фаза пересмотра (revision phase): Стадия, на которой производятся изменения документации на продукцию.

3.20 спецификация требований (specification of requirements): Совокупность общих требований, официальных требований (например, законов, постановлений, директив) и корпоративных требований.

3.21 хранение/активная фаза (storage/active phase): Стадия, на которой производится сохранение активной документации.

3.22 подписанный документ (signature document): Копия оригинального документа, имеющая утверждение, требуемое заказчиком, и представляющее собой основание для последующих утверждений.

3.23 рабочая копия (viewing copy): Репродукция документа, предназначенная для просмотра, внесения изменений и изготовления печатных копий.

4 Оригинальные и воспроизведенные документы

4.1 Общие положения

Следующие положения помогут при пользовании системы документации и облегчат понимание принципов ее работы.

4.2 Оригинальный документ

Оригинальный документ (документ-первоисточник) не имеет идентифицированного документального источника. Отдельный оригинальный документ или система ассоциированных оригинальных документов формируют техническое определение (описание) продукции. Оригинальный документ создает основу, в которую вносятся изменения в течение всего срока службы продукции.

Каждый утвержденный оригинальный документ хранят в архиве оригиналов (электронном хранилище). Доступ к данному архиву регулируют путем проведения специальных процедур "входной/выходной учет (регистрация)". Оригинальный документ в электронной форме хранится в идентифицированном формате на специальном носителе информации (например, магнитном или оптическом). Если документы оформляют вручную, то носителем представительных данных (рисунок, текст) может быть удобный для воспроизведения носитель, например, бумага или пленка. Любой пересмотр должен быть произведен в строгом соответствии с оригинальным документом.

Если предпочтительный файловый формат больше не поддерживается (например, векторный формат), то оригинальный статус передается файловому формату длительного использования (например, растровому формату). Как правило, при этом часть информации утрачивается (см. 4.5). Переход в другой файловый формат может также зависеть от используемых корпоративных процедур.

4.3 Подписанный документ

Оригинальный документ требует выполнения обычных процедур утверждения. Некоторые документы утверждает заказчик или официальный орган. Подписанный документ может требовать дополнительного утверждения. Обычно его оформляют на бумаге. Он является копией оригинального документа. Данный документ не может быть изменен без дополнительного утверждения с постановкой подписи и печати.

4.4 Рабочая копия

Рабочую копию документа используют для просмотра, внесения изменений, изготовления печатных копий (печатных репродукций). В электронной форме - это растровый документ для экранного просмотра или перфокарта с микрофильмом, изготовленная тем или иным способом.

4.5 Архивная копия документа

Для документации, представленной в электронной форме, репродукция документа (см. 4.6) необходима для обеспечения его длительного хранения. Репродукция сохраняется в проверенном нейтральном формате. Формат архивной копии документа должен быть легко интерпретируемым и воспроизводимым для определенного периода времени (он может зависеть от срока службы продукции). Представление продукции должно быть открытым и независимым от перспективных версий используемых электронных средств и программного обеспечения.

Примечание - Типовые форматы цифровой архивной копии документа: TIFF (растровый), SGML, XML и STEP.

4.6 Репродукция документа, точность воспроизведения репродукции

Репродукция документа - это точная (почти точная) копия оригинального документа. Репродукция может утрачивать часть информации по сравнению с источником. Степень точности воспроизведения информации классифицируют с учетом возможности репродукции документа передавать информацию, содержащуюся в оригинальном документе.

Значения степени точности воспроизведения репродукции классифицируют следующим образом:

- клонированное воспроизведение (точная копия);

- эквивалентное воспроизведение (с некоторой потерей информации для целевого эквивалента);

- существенное воспроизведение (некоторые свойства оригинала могут быть утрачены, например, цвет).

5 Фазы работы с проектной документацией

5.1 Общие положения

Следующие положения указывают, на какой стадии проектного цикла должны разрабатываться рассматриваемые документы. Все этапы процесса разработки продукции могут быть поделены на анализ, концептуальное проектирование, эскизный проект и технический проект (см. рисунок 1).

Как правило, техническое задание представляет собой спецификацию общих требований, частных требований и корпоративных требований.

Проектные спецификации рассматриваются как база для последующих разработок. Данные спецификации могут содержать возможные функциональные решения и (или) представления формы. Они составляют основу для оценки одного или нескольких рассматриваемых предложений. Результатом данной оценки и является базовая проектная документация.

На этапе технического проекта документы готовятся к использованию по назначению и формализуются в соответствии с установленными правилами управления документами.

Рисунок 1 - Этапы процесса разработки продукции

5.2 Разработка технической документации на продукцию

На различных стадиях процесса разработки проектной документации данные хранят, передают и представляют в соответствии с установленными правилами. Процесс управления документами разделен на фазы, соответствующие конкретным мероприятиям (см. рисунок 2).

Передачу данных с одной фазы на другую выполняют в соответствии с установленной процедурой, соответствующей рассматриваемому этапу. Указанные процедуры необходимо документировать.

5.3 Фаза создания

Фаза, на которой устанавливается фактическое содержимое документа, называется "фаза создания". Существование документа на данной фазе начинается со статуса "в процессе подготовки" до инициирования статуса "в процессе рассмотрения". Документ на фазе создания находится в собственности разработчика. Следовательно, документ должен пройти предварительное рассмотрение (например, документ не может быть использован для имеющих обязательную силу соглашений).

Если в соответствии со специальными требованиями возникает необходимость использования документа на данной фазе для обязывающих соглашений (например, заказы сырьевых материалов, разработка инструментов, используемых во время выполнения закупок), то следует четко указать пределы использования документа по назначению.

Любое использование документа должен проверять разработчик.

Рисунок 2 - Фазы работ с проектной документацией

5.4 Фаза утверждения

По окончании работ по разработке документа начинается фаза его утверждения. Соответствующий статус документа - "в процессе рассмотрения". Документ с данным статусом находится в собственности разработчика. Требования на данной фазе совпадают с требованиями фазы подготовки документа. Если документ отклоняется, то его возвращают разработчику и он переходит в статус "в процессе подготовки" перед внесением изменений.

Заключительный статус документа на фазе утверждения - "утвержден". При необходимости статус указывается в отдельном документе. В других случаях документ сразу же подлежит выпуску (публикации).

5.5 Фаза выпуска

Выпуск документа - это вид деятельности, не нуждающийся в утверждении. Для координации опубликованных документов и прочих мероприятий в рамках проекта можно использовать тайминг.

Документ можно выпустить, если он проверен и утвержден в соответствии с внутренними процедурами управляющей организации. Данное управление отвечает за содержание документа в организации, являющейся официальным собственником проекта.

Выпущенный документ официально действителен, имеет статус "выпущенный" и может быть использован по назначению. В локальной рабочей среде могут существовать свои соглашения об именовании данного статуса. Названия статуса должны иметь четкое определение.

5.6 Хранение/активная фаза

Хранение/активная фаза - сохранение выпущенного документа с целью обеспечения доступа авторизованным пользователям для его чтения и копирования.

Нормальная форма распространения - допустимость документа для пользователя внутри системы по предназначению. Инструменты прикрепления к электронной почте и альтернативные медиа-средства (перфокарты с микрофильмами, распечатки, ленты, дискеты, компакт-диски и т.д.) также могут распространяться между пользователями, не зарегистрированными в Интернете (не интегрированными в сеть).

Распространение проводят на основе ведомости, указывающей все документы, выпущенные одновременно (они обычно относятся к одному проекту, оборудованию и т.д.).

5.7 Фаза пересмотра

Пересмотр подразумевает, что клонированная копия сохраненного документа проверена, представлена для пересмотра и ей назначен статус "в процессе подготовки". Оригинальный документ остается действительным, доступным пользователям. При этом система генерирует предупреждение "на пересмотре" в соответствии с ожидаемой новой версией. Далее пользователь самостоятельно принимает решение о проверке с помощью соответствующего устройства, использовании существующей версии или ожидании новой версии документа (см. рисунок 3).

Измененная копия имеет новый индекс пересмотра. Инициируется статус "в процессе подготовки" до наступления фазы утверждения. Когда пересмотр утвержден и процедура выпуска завершена, документ передают на хранение (переходит в активную фазу).

Когда документ выпущен и распространен для последующего использования, вносят новые формальные правила и процедуры, описывающие порядок внесения изменений. Правила пересмотра приведены в разделе 7.

5.8 Фаза архивирования

Фазу архивирования инициируют при переносе документа из хранилища активных документов в архив для подготовки архивной копии документа. При этом время доступа к документу существенно увеличивается. Кроме нового документа в архиве имеются:

- предшествующие версии активного документа;

- замененные/замещенные документы;

- удаленные документы;

- документы на устаревшую продукцию.

6 Статус жизненного цикла документа

На различных фазах обработки документ приобретает различные статусы (см. далее). Статус должен быть указан при распечатке документа или альтернативной функции системы:

- статус "в процессе подготовки" означает, что документ существует, но официально еще не выпущен для рабочего использования;

- статус "в процессе рассмотрения" означает, что документ подготовлен и подлежит рассмотрению, визированию, проверке и утверждению;

- статус "утвержден" означает, что документ готов для выпуска, но официально еще не выпущен для использования по назначению;

- статус "выпущен" означает, что документ подготовлен, рассмотрен, проверен и утвержден. Документ может использоваться по назначению;

- статус "замещен" означает, что документ все еще доступен, но уже заменен (замещен) другим документом;

- статус "удален" означает, что документ уже недоступен как активный документ.

Рисунок 3 иллюстрирует процессы движения документа и приобретения им различных статусов в течение жизненного цикла. Кроме статусов, определенных выше, может иметь место локальный пошаговый процесс более низкого уровня приведенный далее.

Рисунок 3 - Статусы жизненного цикла документа

Рисунок 3. Лист 2

7 Правила пересмотра

Существует необходимость различать типы пересмотра документа в зависимости от мероприятий данного пересмотра и рассматриваемого периода жизненного цикла документа.

Могут быть применены различные правила пересмотра в зависимости от типа документа, его предмета, юридических особенностей, степени его продвинутости в процессе разработки продукции (см. приложение А).

Процедура пересмотра совершенствуется и поддерживается. Определяются четкие правила пересмотра, а также порядок их практической реализации.

8 Защита информации

8.1 Общие положения

Разработаны специальные процедуры, определяющие уровни доступа пользователей к информации. Кроме того, существуют особые требования к определению разрешительной процедуры, соответствующей целям доступа, свойствам рабочей среды и порядку ее формирования.

Данные процедуры обслуживают как операции отдельного пользователя, так и системные функции.

8.2 Авторизация

Необходима разработка процедур, определяющих авторизацию операций создания/проектирования, чтения/копирования, проверки/утверждения, пересмотра содержания документа, передачи документа в архив (см. таблицу 1).


Таблица 1 - Примеры обеспечения доступа к документам, имеющим различный статус жизненного цикла

8.3 Уведомление о защите

Данные уведомления предотвращают несанкционированный доступ к документу. Уведомления соответствуют ИСО 16016.

Приложение А (справочное). Типовые правила пересмотра документа

Приложение А
(справочное)

А.1 Упрощенные правила пересмотра

Упрощенные правила пересмотра применяются, главным образом, к разработчику документа в связи с вносимыми проектными изменениями. Они инициируют проведение дополнительных параллельных (последующих) мероприятий в случае:

- изменений предварительных условий проекта;

- возникновения новых задач вследствие неправильного распределения функций, недостаточного рабочего пространства, плохого качества;

- желания изготовителя изменить проект в соответствии с имеющимся технологическим процессом;

- упрощения продукции с целью уменьшения материальных затрат.

Информация о пересмотре может содержать описание самих технических изменений, а также оценку соответствующих затрат.

А.2 Формальные правила пересмотра

На последних стадиях разработки продукции проектная документация может широко распространяться и обсуждаться. Оценка документации требует создания формальных правил пересмотра. Существуют пересмотры двух типов:

- внесение технических изменений с целью обеспечения взаимозаменяемости новых и старых версий. При этом форма, степень соответствия и функции не изменяются, и сохраняется идентификационный номер;

- внесение технических изменений, исключающих взаимозаменяемость новых и старых версий. При этом форма, степень соответствия и функции изменяются, так же как и идентификационный номер.

В период хранения/активной фазы также проводят пересмотр документа. Осуществляют публикацию документа, выпускают уведомление о пересмотре, которое:

- обосновывает значимость изменений;

- указывает изменение позиций;

- формулирует причину изменений (при необходимости);

- указывает последствия вносимых изменений;

- указывает условия обеспечения эффективности изменений рассматриваемых компонентов;

- содержит прочую информацию об изменениях, вносимых в документ.

Пересмотренная документация на продукцию передается (вместе с уведомлением о пересмотре) на фазу утверждения для проверки (утверждения) документа. Далее наступает фаза распространения документации. В рамках этой фазы документ копируют и распространяют среди подписчиков в соответствии с ведомостью подписки на публикацию.

Приложение ДА (справочное). Сведения о соответствии ссылочных международных стандартов национальным стандартам

Приложение ДА
(справочное)

Таблица ДА.1

Библиография

Электронный текст документа
подготовлен АО "Кодекс" и сверен по:
официальное издание
М.: Стандартинформ, 2018