Срок хранения накладных. Срок хранения счетов фактур

На бухгалтерских форумах нередко ведутся споры о том, как правильно хранить полученные от поставщиков счета-фактуры. Одни налогоплательщики утверждают, что эти налоговые документы следует хранить строго в хронологическом порядке отдельно от другой "первички". Другие с ними не соглашаются, считая, что гораздо удобнее скреплять счета-фактуры с оригиналами товарных накладных (актов выполненных работ). Кто-то придерживается точки зрения, что хранить счета-фактуры нужно в той последовательности, в которой они отражаются в книге покупок, иной вариант — по каждому контрагенту отдельно. В общем, мнения по данному вопросу расходятся. В настоящей статье рассмотрим порядок хранения счетов-фактур, предусмотренный нормативными документами, и выясним, существует ли ответственность за отступление от этих правил.

Анализируем "нормативку"

Единственным документом, которым устанавливается порядок хранения счетов-фактур, являются Правила ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденные Постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 N 914 (далее — Правила). Настоящие Правила определяют порядок ведения покупателями и продавцами товаров (выполненных работ, оказанных услуг), имущественных прав — плательщиками НДС журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по НДС, а также оформления дополнительных листов книги покупок и дополнительных листов книги продаж .

В частности, п. 1 ч. 1 Правил установлено: покупатели ведут журнал учета полученных от продавцов оригиналов счетов-фактур, в котором они хранятся , а продавцы ведут журнал учета выставленных покупателям счетов-фактур, в которых хранятся их вторые экземпляры . Данный пункт говорит о том, что полученные счета-фактуры (причем именно оригиналы) хранятся в журнале учета.

Указаний на то, что вместе с ними подшивается другая "первичка", нет и быть не может, так как цели составления этих документов различны. Как известно, счет-фактура — документ, служащий основанием для принятия покупателем предъявленных продавцом товаров (работ, услуг), имущественных прав сумм налога к вычету в порядке, предусмотренном гл. 21 НК РФ (п. 1 ст. 169 НК РФ).

Товарная накладная является основанием для принятия товаров (работ, услуг) на учет, а также для их списания в случае реализации (Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету торговых операций (общие) <1>). Акт выполненных работ подтверждает затраты торговой организации в целях налогообложения. Вывод: счета-фактуры должны храниться отдельно от других документов.

<1> Утверждены Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132.

Далее. Покупатели ведут учет счетов-фактур по мере их поступления от продавцов, а продавцы ведут учет счетов-фактур, выставленных покупателям, в хронологическом порядке (п. 2 Правил). И здесь все ясно: счета-фактуры от поставщиков должны храниться в той последовательности, в которой они поступают (или в которой отражены в журнале учета).

Журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур должны быть прошнурованы, а их страницы — пронумерованы (п. 6 Правил). Из данной формулировки не совсем понятно, что собой представляет журнал учета: то ли это некий реестр, в котором регистрируются (перечисляются) "входящие" счета-фактуры (и именно его надо прошнуровать и пронумеровать), то ли это и есть сами счета-фактуры, полученные от поставщиков. Отметим, что в ранее действующем Порядке ведения журналов учета счетов-фактур при расчетах по НДС <2> об этом говорилось конкретнее: счета-фактуры в журналах учета должны быть подшиты и пронумерованы. По мнению автора, с изменением формулировки суть не поменялась. И счета-фактуры с целью обеспечения их сохранности подлежат строгому учету (то есть должны быть пронумерованы и прошнурованы).

<2> Утвержден Постановлением Правительства РФ от 29.07.1996 N 914. Утратил силу с 1 января 2001 г.

Других указаний о порядке хранения счетов-фактур в Правилах, равно как и в иных нормативных документах, нет. Разве что предусмотрен их минимальный срок хранения. Подпунктом 8 п. 1 ст. 23 НК РФ установлено общее требование к сроку, в течение которого налогоплательщик обязан обеспечивать сохранность данных налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, и этот срок равен четырем годам. Кроме того, п. 368 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения <3> подтверждается, что срок хранения счета-фактуры равен четырем годам. Отметим, что для хранения книги покупок и книги продаж установлен иной срок — пять лет (п. п. 15, 27 Правил).

<3> Утвержден Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558. Начало действия документа — 01.10.2010.

Множество вариантов

Как уже отмечалось, на практике бухгалтеры не всегда придерживаются описанных выше Правил, аргументируя это следующим.

1. Удобнее, когда документы (счет-фактура, товарная накладная) хранятся вместе . Действительно, когда контрагент просит выслать, например, по факсу копии документов или "первичка" понадобилась руководству организации в управленческих целях, сподручнее и быстрее отыскать необходимые бумаги, если они лежат вместе. Тем не менее такой вариант хранения документов автору статьи кажется неправильным. Есть выход: бухгалтер может сделать ксерокопии счетов-фактур, вложив их вместе с товарными накладными (форма N ТОРГ-12) либо актами выполненных работ в соответствующий журнал-ордер. А оригинал налогового документа, как и положено, подошьет к журналу учета счетов-фактур. Такой вариант может использовать организация, у которой документооборот незначительный. При большом количестве "входящих" документов, конечно, это не выход.

Дублированием документов следует воспользоваться, если в бухгалтерском учете фигурируют бланки строгой отчетности. Например , БСО по командировочным расходам, как правило, подкрепляется к авансовому отчету (подтверждая тем самым правомерность расходов по налогу на прибыль). Его копия в этом случае прикладывается к папке со счетами-фактурами полученными. Отметим, что принципиального значения, где будет храниться оригинал, а где копия БСО, нет (абз. 2 п. 5 Правил). Но на ксерокопии бланка уместно сделать пометку (оригинал железнодорожного билета приложен к авансовому отчету N XX от XX.XX.XXXX).

1. Удобнее, когда первичные документы хранятся (размещаются) комплектами по каждому контрагенту . Например , бухгалтеры некоторых организаций ведут учет "первички" по контрагентам в алфавитном порядке. В этом также есть свои плюсы: легче отыскать документы и в случае необходимости провести сверку расчетов с поставщиками.
2. Практичнее, если счета-фактуры хранятся в последовательности, в которой они отражаются в книге покупок . Это, пожалуй, самый эффективный с точки зрения производительности труда способ хранения документов. И работникам бухгалтерии, и контролирующим органам в таком случае проще найти необходимый документ для проверки правильности исчисления налоговой базы по НДС (обоснованности налогового вычета). Особенно полезно это тогда, когда период вычета НДС не совпадает с датой получения счета-фактуры от поставщика (например, при экспортных операциях).

Совмещение режимов

Вопросы о порядке хранения счетов-фактур нередко возникают у продавцов, совмещающих два налоговых режима (например, общий режим налогообложения и спецрежим в виде ЕНВД). В этом случае, по мнению автора, бухгалтер торговой организации в отношении счетов-фактур, относящихся к деятельности, облагаемой по ТСНО, должен воспользоваться порядком, описанным выше, а в отношении "спецрежимных" счетов-фактур может хранить их подколотыми к другой "первичке". Дело в том, что порядок, указанный в Правилах, распространяется только на плательщиков НДС. Так как организация, переведенная на уплату ЕНВД, плательщиком НДС не является, соответственно, и следовать Правилам у нее нет необходимости.

Нужно ли сшивать счета-фактуры?

К ответу на данный вопрос следует подходить с практической точки зрения. Нормативным документом предусмотрено: журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур должны быть прошнурованы, а их страницы — пронумерованы . И это правильно. Все-таки срок хранения названных налоговых документов немаленький, и за этот период могут смениться как работники бухгалтерии, так и руководители торгового предприятия. С другой стороны, в процессе деятельности бухгалтер нередко сталкивается с необходимостью откопировать тот или иной документ (в том числе по требованию налоговой), а когда они сшиты в толстую папку, сделать это неудобно.

Кроме того, обращаем внимание читателей на следующее. При архивировании документов лицу, непосредственно принимающему в нем участие, нужно быть предельно осторожным в своих действиях, чтобы не повредить содержащиеся в счете-фактуре сведения (например, не проколоть дыроколом данные о номере и дате выставления счета-фактуры), так как отсутствие обязательных реквизитов на счете-фактуре может послужить основанием для отказа в принятии к вычету сумм налога налоговыми инспекторами.

Формируем журнал учета

В нормативных документах не указано, за какой промежуток времени должен формироваться журнал учета счетов-фактур. А раз так, то в зависимости от количества документов и желания бухгалтера это могут быть квартал, месяц, декада или иной интервал времени (его целесообразно установить внутренними документами).

Кроме того, на законодательном уровне форма журнала также не утверждена, поэтому торговой организации следует утвердить ее самостоятельно. Если учет ведется при помощи программного продукта, то, скорее всего, программа даст вам распечатать своего рода реестр всех полученных счетов-фактур. Например , в программе 1С при формировании книги покупок есть галочка "Журнал учета полученных счетов-фактур".

При его формировании практически дублируется содержание книги покупок. При выводе данного реестра на печать, возможно, вам придется подкорректировать его вручную (например, сохранив его для этого в программе Excel). Кстати, организации, которые ведут учет вручную, при разработке журнала учета полученных счетов-фактур могут взять за его основу именно тот реестр, который включает в себя следующие графы: порядковый номер, дата и номер счета-фактуры, наименование контрагента, стоимость полученных ценностей с учетом НДС.

Обособленные подразделения

Для предприятий, имеющих обособленные подразделения, порядок хранения, а также способ передачи разделов журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж на законодательном уровне не определены. Поэтому обратимся к нормам налогового законодательства и разъяснениям специалистов различных ведомств.

В соответствии со ст. 143 НК РФ плательщиками НДС признаются организации и ИП. Причем обязанность по уплате налога согласно п. 2 ст. 174 НК РФ должна быть исполнена налогоплательщиком по месту своего учета в налоговом органе. Организации, имеющие обособленные подразделения, уплату налога производят централизованно без распределения его по данным структурным единицам (Письмо МНС России от 04.11.2002 N ВГ-6-03/1693@). Отчетность также представляется только по месту нахождения головной организации (п. 5 ст. 174 НК РФ).

Журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур , книг покупок и книг продаж ведутся структурными подразделениями в виде разделов единых журналов учета , единых книг покупок и продаж организации (Письмо МНС России от 21.05.2001 N ВГ-6-03/404).

За отчетный налоговый период обособленные подразделения представляют указанные документы для оформления единых журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и продаж налогоплательщика и для составления деклараций по НДС.

Порядок оформления счетов-фактур, книг покупок и продаж, а также их передачи от обособленного подразделения в головную организацию должен быть отражен в учетной политике организации для целей налогообложения.

Ключевой момент. Порядок передачи от обособленного подразделения в головную организацию счетов-фактур, книг покупок и книг продаж должен быть отражен в учетной политике организации для целей налогообложения.

• передаются оригиналы выставленных и полученных счетов-фактур, оригинал раздела единой книги продаж и оригинал раздела единой книги покупок. Утверждаются срок передачи документов и должность лица, ответственного за передачу данных;
• передаются копии выставленных и полученных счетов-фактур, копии раздела единой книги продаж и раздела единой книги покупок (оригиналы хранятся в обособленном подразделении). Утверждаются срок передачи документов и должность лица, ответственного за передачу данных;
• передаются данные о выставленных и полученных счетах-фактурах в любом ином виде, позволяющем головной организации оформить единые журналы выставленных и полученных счетов-фактур, единую книгу продаж и единую книгу покупок (например, посредством электронной связи). Утверждаются срок передачи и должность лица, ответственного за передачу данных.

Таким образом, место хранения оригиналов счетов-фактур может быть определено обществом самостоятельно в соответствии с установленным порядком в учетной политике.

Обращаем внимание на то, что согласно ст. 93 НК РФ должностное лицо налогового органа, проводящее налоговую проверку, вправе истребовать у проверяемого лица необходимые для проверки документы посредством вручения этому лицу требования о представлении документов. Документы, которые были истребованы в ходе налоговой проверки, представляются в течение 10 дней со дня вручения соответствующего требования в виде заверенных проверяемым лицом копий.

Поэтому организации, выбравшей вариант хранения счетов-фактур по месту нахождения ее обособленных подразделений, расположенных в другом регионе, следует учитывать, что на исполнение требования налогового органа о представлении указанных документов в данном случае она может потратить значительное время.

А как насчет ответственности?

Грубое нарушение организацией правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложения предусматривает наложение на нарушителей административного штрафа по ст. 120 НК РФ. Что же законодатели подразумевают под грубым нарушением? В соответствии с п. 3 ст. 120 НК РФ под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения для целей настоящей статьи понимаются отсутствие первичных документов, или отсутствие счетов-фактур, или регистров бухгалтерского учета или налогового учета, систематическое (два раза и более в течение календарного года) несвоевременное или неправильное отражение на счетах бухгалтерского учета, в регистрах налогового учета и в отчетности хозяйственных операций, денежных средств, материальных ценностей, нематериальных активов и финансовых вложений налогоплательщика. Нарушения порядка хранения налоговых документов в тексте данной статьи не поименованы, а следовательно, и мера ответственности не определена. Кроме того, такие действия налогоплательщика не могут являться основанием для отказа в применении налогового вычета по НДС.

Есть примеры судебных решений, подтверждающие данный вывод (см., например, Постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 24.09.2008 N 09АП-11381/2008-АК <4>).

<4> Постановлением ФАС МО от 16.12.2008 N КА-А40/11617-08 Постановление Арбитражного суда г. Москвы по данному делу оставлено без изменения.

В апелляционной жалобе налоговый орган указал, что в соответствии с п. 6 Правил журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур должны быть прошнурованы, а их страницы — пронумерованы. В ходе проведения мероприятий налогового контроля установлено, что представленные журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур не были прошнурованы и пронумерованы, то есть были составлены с нарушением порядка.

Судом отмечено, что указанный довод налогового органа не соответствует фактическим обстоятельствам, а также не может являться основанием для отказа налогоплательщику в применении налогового вычета по НДС. Нормами налогового законодательства, в частности п. 2 ст. 93 НК РФ, предусмотрено представление в налоговый орган документов в виде заверенных копий. С учетом изложенного, на основании представленных копий журналов полученных и выставленных счетов-фактур налоговый орган не мог сделать какой-либо вывод о некорректном оформлении оригиналов названных документов, которые были оформлены заявителем в полном соответствии с требованиями закона. Организацией в налоговый орган был представлен полный пакет документов, соответствующих требованиям ст. ст. 169 и 172 НК РФ, подтверждающих приобретение товаров (работ, услуг), их оплату (в том числе НДС) и принятие их к учету. В силу ст. 172 НК РФ даже в том случае, если организация не представила в налоговый орган либо представила не в должном виде журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур, она не может быть лишена права на применение налоговых вычетов.

* * *

Подведем итоги. У всех вариантов хранения счетов-фактур есть свои приверженцы и последователи. Как видно из статьи, ответственность за отступление налогоплательщиков от этих правил в законодательстве РФ не предусмотрена. А раз так, то принимать решение о способе хранения данных налоговых документов организация торговли будет самостоятельно. Из практического опыта отметим: обычно претензий со стороны контролирующих органов по вопросам хранения счетов-фактур не возникает. Основное требование проверяющих (налоговых инспекторов, аудиторов) — возможность быстро найти правильно оформленный налоговый документ. То есть, если организация торговли из соображений экономии рабочего времени приняла решение хранить счета-фактуры иным способом, нежели описанный в первой части настоящей статьи, ничего страшного в этом нет. Но все же рекомендуем по истечении календарного года журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур привести в соответствие Правилам.

С.В.Манохова

Редактор журнала

"Торговля:

бухгалтерский учет

и налогообложение"

Изменились ли сроки хранения счетов-фактур с 1 октября 2017 года? Как организовать хранение электронных счетов-фактур? Обязательно хранить копии? Где должны храниться документы? Давайте разбираться.

Хранение счетов-фактур: основы

Каждая организация и предприниматель обязаны хранить бухгалтерские документы. Этого требует статья 29 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ. Обеспечить хранение документов в организации должен ее руководитель. А индивидуальный предприниматель отвечает за это самостоятельно (ст. 7 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Счета-фактуры, в т.ч. электронные, надо хранить минимум четыре года после окончания квартала, в котором документ использовался в последний раз для исчисления налога и составления налоговой отчетности (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ, п. 1.13 Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме).

Изменения с 1 октября 2017 года

Этот документ вводит в действие:

• форму счета-фактуры;
• форму книги продаж;
• форму книги покупок;
• форму журнала учета полученных и выставленных счетов фактур.

Однако, помимо этого, были внесены в поправки также в нормы, которые касаются хранения счетов-фактур. Расскажем о них подробнее.

Хранение счетов-фактур в хронологическом порядке

Сроки хранения счетов-фактур

Хранить счета-фактуры с 1 октября 2017 года нужно будет, по-прежнему, 4 года. В этом период организовать хранение необходимо:

• комитенту (принципалу) – копии счетов-фактур, которые передал ему посредник. Посредник получает их от продавцов при покупках товаров (работ, услуг) для комитента (принципала);
• заказчику строительных работ (инвестору) – копии счетов-фактур, которые передал ему застройщик (заказчик, выполняющий функции застройщика застройщик). Он, в свою очередь, получает их от продавцов при покупках товаров (работ, услуг) для покупателя (инвестора);
• заказчику экспедиторских услуг – копии счетов-фактур, которые передал ему экспедитор. Он получает эти счета-фактуры от продавцов при покупках товаров (работ, услуг) для заказчика.

Требуется хранить все виды счетов-фактур: первичные, корректировочные и исправленные. Копии счетов-фактур в бумажном варианте, полученные от посредников, должны быть заверены их подписями (комитентов, принципалов, застройщиков или экспедиторов).

Уточнения сроков коснулись не только счетов-фактур

Также постановлением Правительства от 19.08.2017 № 981 уточняется, что с 1 октября 2017 года в течение 4-х лет нужно хранить и некоторых другие «бухгалтерские» документы по различным операциям. Приведем сроки хранения в таблице.

Операция	Что хранить
Импорт из стран ЕАЭС	Заявления о ввозе товаров и об уплате косвенных налогов, их заверенные копии, копии платежек и других документов об уплате НДС.
Импорт из других стран	Таможенные декларации, их заверенные копии и другие документы об уплате НДС на таможне.
Командировочные расходы на аренду жилья и проезд	бланки строгой отчетности (их копии) с выделенной отдельной строкой суммой НДС.
по НДС, который восстанавливает акционер, участник или пайщик	Документы, которыми стороны оформляют передачу имущества, НМА, имущественных прав (п. 3 ст. 170 НК РФ) – в виде нотариально заверенных копий.
по НДС, который восстанавливают при уменьшении стоимости (подп. 4 п. 3 ст. 170 НК РФ	бухгалтерскую справку-расчет (ст. 171.1 НК РФ.
– по НДС, который восстанавливают при покупке или строительстве основных средств	бухгалтерскую справку-расчет (ст. 171.1 НК РФ).

Также в течение 4-х лет нужно хранить первичные и другие документы с суммарными (сводными) данными по операциям каждого месяца или квартала, которые регистрируются в книге продаж.

Каждая организация обязана руководствоваться Федеральным законом 125-ФЗ от 22.10.04, в соответствии с которым необходимо обеспечить правильное хранение первичной документации на протяжении установленного срока. Длительность сроков для отдельных групп документов могут регулироваться различными федеральными законами, а также другими правовыми актами РФ, перечнями и положениями. Расскажем в статье, какой срок хранения счетов-фактур и иных документов на предприятии по закону.

При определении срока хранения нужно руководствоваться Законом о бухучете, согласно которому бухгалтерская первичная документация должна храниться пять после года, в котором она составлена. Отдельные правовые и законодательные акты могут устанавливать более длительные периоды хранения. Если для одного и того же документа в разных правовых актах установлены различные временные сроки, то ориентироваться нужно на более длительный.

Срок хранения счетов-фактур

Для бумажных и электронных счетов-фактур минимальный период хранения составляет 4 года. Данный временной отрезок отсчитывается с того квартала, который идет за периодом последнего использования документа в налоговых целях – для исчисления налога и подготовки отчетности. Таким образом, для продавца, формирующего с/ф, актуальны следующие сроки:

• Авансовые с/ф – 4 г. с момента завершения того квартала, в котором с/ф зарегистрирован в книге покупок, а вычет налога по этому с/ф показан в декларации по НДС;
• Отгрузочные с/ф – 4 г. с момента завершения того квартала, в котором с/ф зарегистрирован в книге продаж, а начисленный НДС по нему показан в декларации.

Для покупателя, получающего с/ф, действуют такие сроки:

• Авансовые с/ф – 4 г. с момента завершения того квартала, в котором с/ф внесен в книгу продаж, а восстановление налога, принятого к вычету по авансу, показано в декларации;
• Отгрузочные с/ф – 4 г. с момента завершения того квартала, в котором с/ф зарегистрирован в книге покупок, а вычет налога по нему показан в декларации.

Если покупатель налог по перечисленной предоплате не направлял к вычету, то авансовый с/ф можно не хранить.

Срок хранения товарных накладных

Данные документы, как правило, составляются с использованием типового бланка ТОРГ-12. Читайте также статью: → “ ». Накладная является документальным обоснованием для списания реализуемых ценностей продавцом и принятия их к учету покупателем. То есть документ является первичным бухгалтерским.

Вместе с тем, он выполняет и налоговую функцию – НДС по приобретенным ТМЦ можно возместить только после принятия ценностей к учету, а подтверждением совершения данного действия выступает товарная накладная. Поэтому в целях налогового учета ТН нужно хранить минимум 4 г., то есть столько же, сколько и сами счета-фактуры. В целях бухучета период хранения составляет 5 лет.

Так как один и тот же документ для различных нужд имеет различные временные периоды хранения, то выбирается больший из них. Товарные накладные должны сохраняться на протяжении 5 лет, срок отсчитывается после завершения того года, в котором ТН применялась для формирования отчетности.

Определение срока хранения товарных накладных и счетов-фактур в нестандартных ситуациях

Если право на вычет использовано позже

Право на вычет налога актуально на протяжении трех лет после завершения периода получения счета-фактуры. Если компания решила воспользоваться своим правом позже, то сроки хранения сдвигаются, так как четырехлетний период хранения с/ф начинает отсчитываться, начиная с момента завершения периода, в котором включен возмещаемый НДС в декларацию.

Например, если компания получила товары во IIкв. 2016г., а НДС по ним приняла к вычету во IIкв. 2017г., то начало срока хранения с/ф и накладных в налоговых целях сдвигается на один год.

Если с/ф получен позже, чем товар с накладной

Если товарные ценности с сопроводительной накладной получены в одном периоде, а счет-фактура по ним позже в другом периоде, то срок хранения сдвигается. Причем сдвигается не только период хранения с/ф, но и накладной, используемой в качестве основания для подтверждения принятия к учету ценностей.

Если по накладной материалы получены, но не оплачены

В данном случае возникает задолженность, которую можно списать через три года в связи с окончанием срока исковой давности. Накладную при этом нужно хранить на протяжении 4л. с момента окончания периода исковой давности, в общей сложности 7 лет.

Если ежегодно с контрагентом составляется акт сверки с прописанной в нем задолженностью, который подписывается обеими сторонами, то трехлетний срок исковой давности начинает отсчитываться заново с момента подписания данного акта. Соответственно, сдвигается период хранения накладной и счета-фактуры, подтверждающих данный долг.

Если акт сверки будет ежегодно подписываться, то период исковой давности будет постоянно сдвигаться, вместе с тем будет каждый год переноситься период окончания необходимости хранить документы. В этом случае срок хранения может увеличиться до бесконечности, причем хранение накладной должен обеспечить как покупатель, так и продавец.

Пример определения срока хранения товарных накладных и счетов-фактур

В III кв. 2016г. фирма получила от продавца товарную накладную и счет-фактуру. По накладной фирма получила товарные ценности, которые в этом же периоде были поставлены на приход. На основании с/ф добавленный налог по этим ценностям в этом же квартале направлен к вычету, а сам с/ф внесен с помощью регистрационной записи в книгу покупок.

Реализация поступивших в IIIкв. ценностей произведена в следующем IVкв., их стоимость в IVкв. включена в состав налоговых расходов.

Документ	Период хранения	Число, с которого период исчисляется	Последний день периода хранения
Счет-фактура		01.10.2016	30.09.2020
Товарная накладная, при использовании в качестве документа-основания для приема ценностей к учету и подтверждения присутствия права на вычет налога	4г. с момента завершения квартала, в котором налог принят к вычету	01.10.2016	30.09.2020
Товарная накладная, при использовании в качестве документа-основания для подтверждения величины стоимости ценностей для включения в налоговые расходы	4г. с момента завершения года, в котором данная стоимость включена в расходы налогового характера	01.01.2017	31.12.2020
Товарная накладная, используемая в качестве первичного документа для бухгалтерских целей	5л. с момента завершения года, в котором полученные ценности поставлены на приход	01.01.2017	31.12.2021

Таким образом, если по счету-фактуре срок однозначно определяется, то для товарной накладной нужно выбирать наиболее длительный период. В данном примере последний день периода хранения с/ф – 30.09.2020, для накладной – 31.12.2021.

Срок хранения актов выполненных работ

Акты составляются в дополнение к договорам гражданско-правового характера, например, подряд. В соответствии с актом исполнитель отчитывается перед заказчиком о выполненных действиях. То есть акт выступает первичным документом, на основании которого передаются и принимаются работы.

Для первичной бухгалтерской документации устанавливаются период хранения в течение 5-ти лет. Таким образом, акты выполненных работ нужно хранить на протяжении пяти лет с момента завершения периода действия договора или соглашения, в дополнение к которому данный акт составляется.

Срок хранения книг покупок и продаж

Хранить книги продаж и покупок нужно на протяжении 4л. с момента внесения последней записи. Данный срок соответствует прописанному в пп.8.п1ст.23 НК РФ. При этом указанный период соответствует как бумажным, так и электронным книгам.

Порядок хранения документов на предприятии

Регистры и первичную документацию можно хранить как в бумажном, так и электронном формате. Порядок хранения определяется Положением, утвержденным Письмом Минфина 105 от 29.07.1983. Прежде всего, место для хранения должно отвечать определенным требованиям:

• Быть недоступным для широкого круга лиц;
• Иметь подходящие параметры по состоянию окружающего воздуха;
• Обладать высокой степенью безопасности, пожарозащищенности.

Помещение для хранения должны быть специально подготовленным. Идеальным вариантом будет несгораемый металлический сейф или шкаф, закрывающийся на надежный замок.

Обязательно назначается ответственное лицо, на которого возлагаются обязанности по обеспечению сохранности и безопасности вверенной архивной документации на протяжении всего периода хранения. По истечении установленных сроков документы могут быть уничтожены.

При этом собирается комиссия по оценке документации на предмет истечение периодов их хранения. Бумаги, подлежащие уничтожению, передаются по передаточному акту в специализированную компанию, занимающуюся переработкой данного сырья. Уничтожение документов с истекшим периодом хранения подлежит обязательному документированию.

С каждым днем архив данных любой организации возрастает. Некоторые документы имеют бессрочную информативную стоимость, а другие быстро теряют практическую ценность.

Как долго и какие документы нужно хранить, какой способ утилизации предусмотрен для отдельных типов документации? Эти и прочие вопросы четко рассмотрены и разъяснены существующим законодательством. Отбор документов, подлежащих государственному хранению, или установление сроков их сохранения происходит на основании данных экспертной оценки документов.

Общие сроки сохранения документации

Для разного типа документации разработаны определенные сроки хранения:

• временный – до 10 лет;
• долгосрочный – более 10 лет;
• постоянный.

Дела долгосрочной и постоянной периодики сохранения по завершении передают на хранение специальным подразделениям (на 2 года в справочных целях). После переходят в раздел архивных документов.

Период сохранения данных не зависит от носителя информации (электронный, бумажный). На ценность документа влияет содержащаяся в нем информация.

Назначается специальная экспертиза, которая определяет необходимость дальнейшего использования дела. Обозначают документы, которые могут быть использованы в интересах (или против) государства, общества, науки, отдельных лиц и пр.

Основные цели проводимой экспертизы ценности документов

В делопроизводстве организации или предприятия, в государственных архивах не обойтись без специализированной экспертной оценки документов.

Основная цель экспертизы:

1. Определение или изменение срока дальнейшего хранения документа.
2. Отбор документов, подлежащих уничтожению, которые не несут ценности или практическое содержание информации в них утратило актуальность.
3. Определение периода хранения документов, которые не несут научной или исторической ценности, но обладают практическим значением.
4. Оценка документации, имеющей:
   • политическую;
   • хозяйственную;
   • научную;
   • культурную и пр. ценность

Вопросы хранения, укомплектования, учета и дальнейшего назначения документов регулирует Закон об архивном деле.

В процессе экспертной деятельности был составлен и утвержден перечень из 12 разделов типовых документов (с четким указанием периода их хранения), которые появились в результате функциональной деятельности государственных структур, учреждений, предприятий и пр.

I и IV разделы

Из установленного перечня оживленный интерес вызывают I и IV разделы. Ведение документации и ее хранение в обеих сферах тесно взаимосвязаны. Ведь от правильного оформления и сохранения кадровых дел, зависят дальнейшие бухгалтерские начисления.

Учет кадровых документов (I)

Сохранению подлежат подлинники и копии кадровых документов организации.

Период сохранения документации:

1. 1 год:
   • журналы, отражающие учет рабочего времени (графики, табеля);
   • данные лиц, не принятых на работу;
   • графики предоставленных отпусков.
2. 3 года:
   • учетные данные документов, подтверждающие трудовую деятельность и стаж сотрудника;
   • записи о трудовой дисциплине;
3. 5 лет:
   • акты, предписания, отчеты по технике безопасности;
   • выписки по улучшению условий и охраны труда;
   • документы, подтверждающие ознакомление, обучение, аттестацию сотрудников по технике безопасности и ее соблюдение;
   • данные о командировках;
4. 75 лет:
   • характеристики и личные карточки сотрудников;
   • трудовые договоры работников;
5. 50 лет (до востребования владельцем):
   • личные документы, оригиналы (аттестаты, дипломы, трудовые книжки, удостоверения и пр.);
6. Постоянно:
   • коллективные договоры;
   • личные дела руководителей.

Бухгалтерские документы(IV)

К документам бухгалтерского учета государственной структуры применяют отдельные условия и сроки хранения.

Первичная документация, данные учетных регистров, балансы, отчеты после обработки обязательно хранятся в специальном помещении (закрытом шкафу) до перевода их в архив организации. Бланки строгой отчетности хранят в сейфах или металлических шкафах. Ответственность за сохранность дел несет лицо, уполномоченное главным бухгалтером.

В случае утери, порчи, несанкционированной передачи бухгалтерских документов руководитель предприятия обязательно уведомляет правоохранительные органы.

Изъятие (тем более уничтожение) документации происходит согласно требованиям, установленным действующим законодательством.

Общепринятые периоды хранения:

• первичных документов, бланков – не менее 3 лет;
• кассовых документов, подлежащих финансовому мониторингу (информация о финансовых операциях), – 5 лет;
• расчетные и платежные ведомости – 75 лет (если нет лицевого счета).

Не допускается изъятие дел по окончании периода хранения, без проведения проверки налоговой службой за указанный период.

Решение об уничтожении или переводе дел в раздел архивных принимает специальная комиссия.

Развернутые данные, касающиеся каждого пункта перечня типовых документов можно детально рассмотреть в сформированной и утвержденной таблице.

Вид документа	Срок хранения	Примечание
Приказы, распоряжения; документы (справки, сводки, информации, доклады и др.) к ним:
по основной деятельности	постоянно	присланные для сведения – до минования надобности
по личному составу	75 лет	ЭПК. О предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировках – 5 лет
по административно-хозяйственным вопросам	5 лет
Бухгалтерские балансы и отчеты; документы (приложения к балансу, пояснительные записки, специализированные формы) к ним:
сводные годовые	постоянно
годовые	постоянно
квартальные	5 лет
месячные	1 год	при отсутствии квартальных – постоянно
передаточные, разделительные, ликвидационные балансы; приложения, пояснительные записки к ним	постоянно
аналитические документы (таблицы, записки, доклады) к годовым балансам и отчетам	Постоянно
переписка об утверждении и уточнении балансов и отчетов	5 лет
документы (протоколы, акты, заключения) о рассмотрении и утверждении балансов и отчетов	постоянно	квартальные — 5 лет
сообщения (свидетельства) о постановке на учет в налоговых органах	5 лет после снятия с учета
отчеты по перечислению денежных сумм по государственному и негосударственному страхованию (пенсионному, медицинскому, социальному, занятости)	постоянно
Отчеты по налогам:
годовые	постоянно
квартальные	5 лет	при отсутствии годовых – постоянно
месячные	1 год	при отсутствии квартальных – 5 лет
документы (расчеты, справки, таблицы, сведения) о начисленных и перечисленных суммах налогов в бюджеты всех уровней. Переписка о разногласиях по вопросам налогообложения, взимания акцизных и других сборов	5 лет	ЭПК
документы (расчеты, сведения, заявления, решения, списки, ведомости, переписка) об освобождении от оплаты по налогам, предоставлении льгот, кредитов, отсрочек уплаты или отказе в ней по налогам, акцизным и другим сборам	5 лет	ЭПК
документы о зачислении налоговых поступлений в бюджеты разного уровня и во внебюджетные фонды, задолженности по ним	5 лет
Отчеты об исполнении сметы расходов:
сводные годовые	Постоянно
годовые	Постоянно
квартальные	5 лет	при отсутствии годовых – постоянно
Иная документация по ведению производственно-хозяйственной деятельности
синтетические, аналитические, материальные счета бухгалтерского учета	5 лет
документы (планы, отчеты, протоколы, акты, справки, докладные записки, переписка) о проведении документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности, контрольно-ревизионной работе, в том числе проверке кассы, правильности взимания налогов и др.	5 лет	в случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел — сохраняются до вынесения окончательного решения
бухгалтерские учетные регистры (главная книга, журналы-ордера разработочные таблицы и др.)	5 лет
первичные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, корешки к ним, счета-фактуры, накладные и авансовые отчеты и др.). Документы о приеме выполненных работ (акты, справки)	5 лет	при условии завершения ревизии (проверки). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел — сохраняются до вынесения окончательного решения
документы (акты, сведения, переписка) о взаимных расчетах и перерасчетах между организациями	5 лет
переписка о финансово-хозяйственной деятельности (об учете фондов, о наложении взысканий, штрафов, приеме, сдаче, списании материальных ценностей и др.)
переписка о выдаче и возврате ссуд	5 лет
документы (справки, акты, обязательства, переписка) о дебиторской и кредиторской задолженности, недостачах, растратах, хищениях	5 лет
гарантийные письма	5 лет
документы (протоколы, акты, расчеты, заключения) о переоценке основных фондов, определении износа основных средств, оценке стоимости имущества организации	постоянно
документы (заявления, распоряжения, справки-графики, акты) об оплате, размене, приеме-передаче векселей	постоянно
договоры, соглашения (кредитные, хозяйственные, операционные), договоры имущественного страхования, с аудиторами (аудиторскими фирмами)	5 лет после истечения срока действия договора (соглашения). ЭПК
договоры о материальной ответственности	5 лет после увольнения материально-ответственного лица
документы (протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, ведомости) об инвентаризации основных средств, имущества, зданий и сооружений, товарно-материальных ценностей	5 лет	при условии завершения ревизии (проверки). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел — сохраняются до вынесения окончательного решения
документы (счета, справки, переписка и др.) по финансовым вопросам благотворительной деятельности	5 лет	ЭПК
По учету кадров, оплаты труда и т.п.
лицевые счета работников	75 лет	ЭПК
положения о премировании работников	5 лет	ЭПК. Эти документы хранятся пять лет после замены новыми
документы (сводные расчетные (расчетно-платежные) ведомости (табуляграммы) на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и др. выплат; доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей, в том числе аннулированные доверенности)	5 лет	Срок хранения 5 лет при условии завершения ревизии (проверки). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел — сохраняются до вынесения окончательного решения. При отсутствии лицевых счетов эти документы (кроме доверенностей) хранятся 75 лет
переписка о выплате заработной платы; сведения, справки о совокупном доходе работников за год и уплате налогов; сведения об учете фондов, лимитов заработной платы и контроле за их распределением, о расчетах по перерасходу и задолженности по заработной плате, об удержании из заработной платы, из средств социального страхования, о выплате отпускных и выходных пособий; документы (копии отчетов, заявления, списки работников, справки, выписки из протоколов, заключения) о выплате пособий, оплате листков нетрудоспособности	5 лет
документы (заявления, решения, справки, переписка) об оплате учебных отпусков	до минования надобности, но не менее 5 лет
Книги, журналы, карточки учета:
ценных бумаг	постоянно
основных средств (зданий, сооружений)	5 лет после ликвидации основных средств при условии завершения проверки (ревизии)
приходно-расходных кассовых документов (счетов, платежных поручений)
хозяйственного имущества; вспомогательные, контрольные (транспортные, грузовые, весовые и др.)	5 лет при условии завершения проверки (ревизии)
депонированной заработной платы	5 лет при условии завершения проверки (ревизии)
реализации товаров, работ, услуг, облагаемых и не облагаемых налогом на добавленную стоимость
депонентов по депозитным суммам; доверенностей	5 лет с даты последней записи при условии завершения проверки (ревизии)

Любой бухгалтер знает, что все первичные документы нужно хранить определенный период времени. В больших компаниях существуют специальные архивы для хранения папок с бухгалтерскими документами. С появлением электронного документооборота определенную часть документов можно не выводить на печать, а хранить в электронном виде. Вне зависимости от выбранного способа хранения первичной документации нужно работать в соответствии с установленными законом сроками. О них и расскажем ниже.

Общая информация о сроках хранения первичных документов содержится в Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Данная часть законодательного акта гласит, что хранить первичку нужно минимум пять лет. Срок может быть и выше — а какой именно срок хранения у конкретного документа, подскажет Приказ Минкультуры РФ . В этом документе есть таблица со сроками хранения первичных бухгалтерских документов, налоговых регистров, кадровых документов и другой документации. В таблице представлено 1 003 позиции со сроками по видам документов.

Срок хранения первичных документов в бухгалтерии в 2017 году не изменился.

Не стоит путать сроки хранения первичных документов со сроками хранения документов налогового учета. Например, счет-фактура является налоговым документом, и его можно хранить всего четыре года (пп. 8 п. 1 НК РФ).

Имейте ввиду, что срок хранения первичных документов в бухгалтерии отсчитывается не с даты составления документа, а с начала нового отчетного года (письмо Минфина РФ ).

Например, накладная составлена 24.08.2017. По правилам минимальный срок хранения равен пяти годам. Значит, такую накладную нельзя уничтожить ранее 01.01.2023.

Сроки хранения некоторых документов зависят от факта проведения проверки. Например, авансовые отчеты нужно хранить пять лет. Если за этот период налоговики их не проверяли, срок увеличивается ( Приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558).

Максимальный срок хранения установлен для документов по кадрам (приказы, карточки на сотрудников), различных зарплатных документов. Хранить такие документы нужно минимум 75 лет.

Храните электронные документы в Диадоке — это безопаснее, чем на личном компьютере. Все документы хранятся в нескольких экземплярах на разных серверах, что делает невозможным потерю информации. Оцените возможности Диадока бесплатно по акции «Безлимит на 2 месяца».

Сроки хранения электронных документов

Закон гласит, что первичку можно оформить в бумажном виде и в электронном (ч. 5 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Если электронный документ оформлен с соблюдением законодательства, на него распространяются те же сроки хранения, что и для бумажного варианта.

Не существует единой программы для хранения документов в электронном виде. Так, платежные поручения могут храниться в банковской системе клиент-банк. Первичные документы, такие как накладные, УПД, акты, могут храниться в бухгалтерской программе или сервисе, посредством которого происходит электронный документооборот. Также хранение электронных документов возможно в специальном электронном архиве или в облаке. Хранить электронные документы можно по-разному, задача главбуха — обеспечить их сохранность и читаемость даже спустя годы.

Итак, подведем итоги. На вопрос о том, какой минимальный срок хранения первичных учетных документов установлен законодательством, можно смело ответить — пять лет. Сроки хранения электронных документов можно вычислить по срокам хранения бумажных документов. Эти сроки совпадают. Выбранный способ хранения документов нужно отразить в учетной политике.