Согласование распорядительных документов по управлению персоналом. Контрольная работа: Распорядительные документы

Дата: 21.01.2021

Распорядительные документы – это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации. 1 Эти документы регулируют и координируют деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач. 2

Независимо от организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности организации, ее компетенции, структуры и других факторов руководство любой организации наделяется правом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и, соответственно, издавать распорядительные документы. 3

Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали. 4

В юридическом плане распорядительные документы относятся к правовым актам: в них получают выражение конкретные юридически властные предписания субъектов управления. Конкретность таких предписаний проявляется в том, что с помощью распорядительных документов разрешаются возникающие в сфере управления проблемы и вопросы; их адресатом являются конкретные учреждения, структурные подразделения, должностные лица или работники; они являются юридическими фактами, вызывающими возникновение конкретных административно-правовых отношений. 5

С учетом сферы своего действия распорядительные документы делятся на:

правовые акты федерального уровня – акты, издаваемые Президентом Российской Федерации, Правительством Российской Федерации, органами федеральной исполнительной власти (министерствами, комитетами, агентствами, службами и др.);

правовые акты, действующие на уровне субъектов Российской Федерации - республик, краев, областей, городов республиканского значения Москвы и Санкт-Петербурга, автономных областей и округов, а также и территориальных образований;

правовые акты организаций, учреждений, предприятий. 6

Основанием для издания распорядительного документа может быть:

необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов и ранее принятых решений данной организации;

необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, обусловленной функциями и задачами организации. 7

Распорядительные документы могут издаваться совместно несколькими органами управления.

С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия решений) все распорядительные документы делятся на две группы:

документы, издаваемые в условиях коллегиальности;

документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений.

Распорядительные документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решения

К распорядительным документам, издаваемым в условиях единоличного принятия решения, относятся приказы, распоряжения, указания.

В условиях единоличного принятия решений власть по всем вопросам управления в организации принадлежит ее руководителю. Единоличное принятие решений обеспечивает оперативность управления, повышает персональную ответственность руководителей за принятые решения. На основе единоличного принятия решений действуют федеральные министерства, администрации субъектов Российской Федерации и муниципальных образований, руководители организаций, учреждений, предприятий, фирм (генеральный директор, директор, исполнительный директор, председатель правления). 1

Процедура издания распорядительных документов в условиях единоличного принятия решений – приказов, указаний, распоряжений – включает следующие стадии:

Инициирование решения (обоснование необходимости издания распорядительного документа).

Сбор и анализ информации по вопросу.

Подготовка проекта распорядительного документа.

Согласование проекта документа.

Доработка проекта распорядительного документа по замечаниям.

Принятие решения (подписание документа).

Доведение распорядительного документа до исполнителей. 2

Процедура документирования является организующим началом в подготовке и издании распорядительного документа и призвана обеспечить его соответствие действующему законодательству. 3

Проекты распорядительных документов готовятся на плановой основе (в соответствии с ранее разработанным планом или программой), по поручению руководства организации, по инициативе руководителей структурных подразделений или подведомственных организаций, а также отдельных специалистов. Обоснование необходимости издания распорядительного документа может излагаться в докладной записке, справке аналитического или информационного содержания, предложении, заключении, акте, служебном письме. Эти документы выступают в качестве инициирующих решение. 4

Проекты распорядительных документов готовятся специалистами структурных подразделений. Если проект документа затрагивает интересы различных подразделений, по решению руководства организации создается временная комиссия или назначается группа работников для подготовки проекта распорядительного документа. 5

Сбор и анализ информации для выработки управленческого решения предусматривает сбор объективной, достаточной и своевременной информации. Для этого необходимо прежде всего определить источники такой информации – это могут быть законодательные акты и нормативная документация; текущая документация организации; документы, поступающие из вышестоящих и подведомственных организаций; архивные документы; публикации в периодической печати; научные материалы и др. Итогом сбора и анализа информации по вопросу является выработка управленческого решения, причем, как правило, в процессе анализа информации прорабатываются различные варианты решений и после всесторонней их оценки выбирается одно, наиболее приемлемое. 6

Подготовка проекта распорядительного документа: оформление выработанного решения в виде проекта распорядительного документа осуществляется на бланке или на стандартном листе бумаги формата А4 по тем же правилам, что и окончательный документ. При оформлении проекта документа на стандартном листе бумаги на верхнем поле справа проставляется слово "Проект". Текст документа оформляется так же, как если бы это был окончательный вариант документа. 7

Согласование проекта документа подразумевает визирование (если для издания документа достаточно внутреннего согласования) и внешнее согласование (если необходимо провести экспертизу решения в других организациях). 8

Обеспечение качественной подготовки проектов документов и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей подразделений, которые готовят и выносят проект. 9

Проекты и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем подразделения, внесшим проект, руководителями подразделений, которым в проекте даются поручения, а также руководителем службы документационного обеспечения управления (ДОУ) и юридической службы (визирует проекты нормативных правовых актов). 10

Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра (подлинника) проекта документа в нижней его части.

В процессе согласования могут быть высказаны замечания и дополнения к проекту документа. Они могут быть внесены непосредственно в представленный проект документа или оформлены на отдельном листе как особое мнение или замечания. В последнем случае при визировании на проекте документа кроме подписи визирующего лица и даты проставляется отметка: "Особое мнение прилагается" или "Замечания прилагаются". Особое мнение, оформленное на отдельном листе, прикладывается к проекту документа и возвращается разработчикам проекта для доработки документа. При передаче окончательно оформленного документа руководителю на подписание все особые мнения и замечания должны будут поступить вместе с документом на рассмотрение руководителя. 11

Однако, если в процессе согласования в проект вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит переоформлению и повторному согласованию. 12 При этом необходимо помнить, что повторное согласование не требуется, если при доработке в проект документа внесены только уточнения редакционного характера, не изменившие его содержания.

Доработка проекта распорядительного документа по замечаниям предполагает внесение замечаний в проект документа по результатам согласования, окончательное оформление согласованного проекта документа на бланке организации и представление его руководителю на подписание. 13

Контроль за правильностью оформления проектов документов осуществляет служба ДОУ. 14

Принятие решения, т.е. подписание распорядительного документа руководителем , – решающая стадия подготовки распорядительного документа. Подпись руководителя превращает проект документа в полноценный документ, обладающий юридической силой.

Проекты документов печатаются на бланках установленной формы и представляются на подпись при необходимости со справкой, содержащей краткое изложение сути вопроса, обоснование предлагаемых решений, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован. 15

После подписания служба ДОУ проводит регистрацию документа, с момента которой он приобретает статус официально изданного.

Доведение распорядительного документа до исполнителей – это тиражирование документа, его рассылка (в возможно сжатые сроки) или передача исполнителям.

Дополнительная информация:

распоряжение;
указание.

1 Организация работы с документами: Учебник/ Под ред. проф. В.А. Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002. 592 с. 2-8 Там же. 9 Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 г. № 76. – Приложение № 15. 10 Там же. – Приложение № 15. 11 Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. В.А. Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002. 592 с. 12 Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 г. № 76. – Приложение № 15. 13 Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. В.А. Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002. 592 с. 14 Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 г. № 76. – Приложение № 15. 15 Там же. – Приложение № 15.

Распорядительные документы оформляют и придают юридическую силу всем решениям руководства по управлению предприятием. О видах распорядительных документов и правилах их оформления, рассказывается в данной статье.

Из статьи вы узнаете:

Распорядительные документы: современная классификация

Управленческие решения руководства оформляются с помощью распорядительных документов (далее по тексту - РД). Без их подготовки и издания не обходится деятельность ни одного предприятия, не зависимо от его юридического статуса и формы собственности.

Задачи по управлению предприятием, поставленные руководством, передаются исполнителям посредством РД. Круг решаемых задач охватывает все сферы деятельности фирмы - от административно-хозяйственной до кадровой и организационно-правовой.

Реализация решений, транслируемых с помощью РД, осуществляется с с опорой на существующую в любой компании вертикаль власти - на вершине находится генеральный директор , далее идут руководители структурных подразделений, а затем - непосредственные исполнители. Юридическая сила РД обусловлена тем, что они по сути являются правовыми актами. Вопросы управления организацией - основная область функционирования данных актов.

Непосредственными адресатами РД являются структурные подразделения фирмы, филиалы, дочерние предприятия, непосредственно должностные лица и рядовые сотрудники. Все они являются объектом административно-правовых отношений.

Разумеется, что РД разного ранга и статуса обладают разной юридической силой и разной сферой применения. В современном делопроизводстве принято делить РД на следующие категории, в соответствие с их статусом:

РД федерального уровня. К ним относятся правовые акты, определяющие права и обязанности всех граждан страны, а также акты, устанавливающие правовой статус отношений между исполнительными органами и отдельными организациями и фирмами;

РД муниципального и регионального уровня;

локальные нормативные акты, регулирующие внутренние организационно-правовые вопросы в рамках одного предприятия.

В современной практике ДОУ наиболее часто встречаются РД двух основных групп: издаваемые единолично (т.е. президентом, директором, председателем и т.д.) и издаваемые коллегиально (т.е. муниципальным органом управления, советом директоров, общим собранием акционеров и т.д.). К первой группе относятся приказы, указы , распоряжения, а ко второй - постановления и решения:

Любой РД, независимо от своего статуса и сферы применения должен соответствовать нормам законодательства и не содержать положений, так или иначе вступающих в противоречие с законами Российской Федерации.

Читайте также:

Внесение изменений в распорядительные документы организаций
Внесение изменений в распорядительные документы организации

Распорядительный документ: подготовка, составление, оформление

Инструкция по делопроизводству, которая должна быть в каждой компании, регламентирует процедуру подготовки, составления, оформления и издания РД. Каждая операция этой процедуры имеет формальные показатели ее завершенности, прописанные в данной инструкции. Кроме того, данный документ регламентирует требования к оформлению РД, обеспечивающее их юридическую силу.

Процедура подготовки и издания любого РД состоит из четырех последовательных этапов:

Этап № 1.

Формулирование задачи. На данном этапе происходит определение основного вопроса, который призван решить создаваемый документ. Очерчивается круг связанных с ним внутренних документов, изданных ранее, федеральных и региональных законодательных актов, дается определение основным терминами и понятиям.

Этап № 2.

Разработка проекта РД. В зависимости от сложности документа эту часть работы обычно берут на себя несколько специалистов или даже целый отдел. Этап проектирования РД - самый трудоемкий и ответственный. Целесообразно для выполнения этой задачи создание рабочей группы с привлечением необходимых специалистов из других отделов компании, а также ученых, политиков, практикующих политологов и социологов.

Этап № 3.

Обсуждение, внесение дополнений и утверждение проекта РД. В том случае, если разрабатываемый документ является коллегиальным, то на данном этапе в работе принимает участие весь коллегиальный орган. Если документ принимается на принципах единоначалия, то проект утверждается тем человеком, который будет его подписывать.

Этап № 4.

Иногда проект после утверждения требует внутреннего или внешнего согласования , который формально выражается в получении все необходимых согласующих виз (вышестоящих инстанций, организаций-партнеров или руководителей тех структурных подразделений, чьи интересы он затрагивает). После всех необходимых процедур РД подписывается, доводится до сведения заинтересованных сторон и вступает в силу.

Типовая структура содержательной части распорядительной деловой бумаги обычно сострит из двух разделов:

Преамбула или констатирующая часть. Здесь дается обоснование издания РД. Это может быть событие, факт или пересказ акта вышестоящей инстанции, во исполнение которого издается данный документ. В последнем случае в тексте преамбулы должна быть ссылка на этот акт.

в приказе : приказываю;
в распоряжении: предлагаю, обязываю;
в решении: решает (решил);
в постановлении : постановляет (постановил).

В том случае, если распорядительная часть содержит указание на необходимость выполнения несколько действий разными исполнителями, то она разбивается на пронумерованные арабскими цифрами пункты, каждый из которых строится по следующей схеме:

что сделать (подготовить, разработать, организовать);
кому сделать (главному бухгалтеру, руководителям структурных подразделений, директорам заводов и т.д.)
к каком сроку (должен быть указан срок, соответствующий объему планируемых работ, при определении срока необходимо включать в него время доведения распорядительных указаний до исполнителей). Иногда в РД указывается один общий срок для всех предписываемых действий, но чаще для каждой задачи устанавливается свой конкретный срок).

В последнем пункте решений, приказов и распоряжений следует дать указание на ответственного за исполнение данного РД.

Распорядительные документы: сферы применения

Примерами таких управленческих вопросов могут быть создание, ликвидация или организация компании, внесение изменений в устав, штатное расписание, должностные обязанности и др. Каждая из приведенных ситуаций предполагает издание РД соответствующей формы и обладающего необходимой юридической силой.

Выше уже отмечалось, что РД не должен противоречить действующим нормативно-правовым актам , но, кроме того, он должен содержать весь набор необходимых реквизитов, в состав которых входят:

для государственных организаций - герб РФ;
для все остальных - логотип компании;
название предприятие и его краткое наименование;
название РД (приказ, распоряжение и т.д.);
регистрационный номер РД;
место составления;
основной текст;
подписи сторон;
отметки о согласовании.

Еще раз следует подчеркнуть, что для многих РД обязательной процедурой для вступления их в юридическую силу является не только подпись, но и наличие всех необходимых согласующих виз.

Процесс согласования и визирования осуществляете до того момента, как РД будет подписан. Этим вопросом занимается непосредственно лицо, разрабатывавшее проект РД, а также руководитель структурного подразделения, отвечающего за разработку документа. Визу о согласовании должны поставить все заинтересованные стороны, вышестоящие инстанции и должностные лица, упомянутые в тексте.

Например, для реализации распорядительной части документа необходимо финансовое обеспечение. В таком случае, РД поступает на согласование к руководителю финансового отдела.

Иногда возникают ситуации, когда проект документа не получает согласия одной из заинтересованных сторон. В этом случае, на его первой странице должно быть дано заключение об отказе и дано его обоснование.

Выше уже отмечалось, что РД, издаваемые коллегиально, должны быть согласованы на соответствующих заседаниях тех органов, которые их разрабатывает. В ходе обсуждения текст проект может быть изменен или дополнен.

РД вступает в законную силу только после того, как его содержание будет доведено до всех заинтересованных сторон и исполнителей.

Такое ознакомления осуществляется путем тиражирования РД и рассылки адресатам. В каждом рассылаемом экземпляре должно быть указание на дату вступления документа в силу и срок его действия.

Распорядительные документы - это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации.

С помощью распорядительных документов осуществляется общая функция управления, в которой особо выделяется более частная функция регулирования, позволяющая органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, согласованность в работе всех звеньев производства.

Различаются несколько видов распорядительных документов, а именно:

Постановление

Решение

Распоряжение

Указание

Наиболее часто используемыми в управленческой практике являются два вида документа: приказ и распоряжение. Эти документы создаются в организациях, действующих на основе единоначалия, т.е. в них вся полнота исполнительной власти принадлежит одному лицу. Различия между приказом и распоряжением нередко оказываются стертыми, в организациях в одних и тех же случаях могут издаваться и приказы, и распоряжения.

Приказ - это правовой акт , издаваемый руководителем, действующим на основе единоличного принятия решений, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией. Этот документ может оформляться на специальном бланке - бланке приказа или бланке с угловым или продольным расположением реквизитов.

Приказы по организационным вопросам;

Приказы по основной деятельности;

Административно-хозяйственным вопросам;

Личному составу.

Приказы по организационным вопросам издаются в случаях создания, реорганизации или ликвидации учреждения, при утверждении организационной структуры и штатного расписания организации, в целях утверждения и введения в действие различных организационно-методических, плановых и отчетных документов.

Приказы по основной деятельности издаются во исполнение нормативных правовых актов вышестоящих органов власти и управления, а также в целях осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, вытекающей из функций и задач, стоящих перед организацией.

Основные группы приказов по основной деятельности предприятия:

Установление режима работы и внесение изменений в него;

Финансирование деятельности;

Материально-техническое обеспечение;

Информационное и документационное обеспечение;

Другие приказы в зависимости от специфики деятельности организации.

Основные группы приказов по административно-хозяйственным вопросам:

Соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности;

Эксплуатация зданий, помещений;

Транспортное обслуживание, внутренняя связь;

Приказы о кадровых перемещениях в организации являются приказами по личному составу. Основные группы приказов по личному составу:

Оформление приема на работу работника;

Перевода на другую работу работника;

Увольнение работника;

Оформление поощрений работников;

Наложение взысканий на работников;

Установление надбавок к окладам;

Предоставление отпусков без сохранения заработной платы;

Предоставление отпусков по уходу за ребенком;

Изменение фамилии, имени, отчества;

Проведение аттестации персонала;

Повышение классности (разряда) работника;

Расследование несчастных случаев с работниками;

Направление в загранкомандировки;

Направление в длительные командировки (свыше месяца) внутри страны;

Прохождение практики студентов (если в этот период студентам выплачивается заработная плата и ими уплачиваются страховые взносы в Пенсионный фонд Российской Федерации).

Такие приказы состоят из пунктов, каждый из которых касается отдельного работника. Приказ по личному составу доводится до сведения сотрудника под расписку с проставлением его подписи и даты ознакомления.

Процедура издания приказов включает:

Инициирование решения (обоснование необходимости принятия решения);

Сбор и анализ информации по вопросу;

Подготовка проекта распорядительного документа;

Согласование проекта документа;

Внесение проекта распорядительного документа на рассмотрение;

Подписание документа;

Доведение распорядительного документа до исполнителей.

Вначале создается проект документа. Он готовится по поручению руководителя организации, по инициативе руководителей структурных подразделений, а также отдельных специалистов (в последних двух случаях вопрос об издании приказа предварительно обсуждается с руководителем организации). Созданию проекта приказа предшествует большая подготовительная работа, заключающаяся в тщательном и всестороннем изучении вопросов, требующих разрешения.

Прежде всего необходимо изучить законодательные акты и решения правительства, ведомственные нормативные акты, предшествующие распорядительные документы по данному вопросу, чтобы содержащиеся в приказах поручения соответствовали действующему законодательству. Также предполагаемые действия по осуществлению решений приказа должны обеспечиваться достаточными материально-техническими и финансовыми средствами.

Если проект приказа должен быть согласован с ведущими специалистами, он оформляется на стандартном листе бумаги с проставлением в верхнем правом углу слова «Проект». Текст проекта документа должен составляется как окончательный документ и содержать следующие реквизиты: «наименование организации», «наименование вида документа», «дата», «регистрационный номер документа», «место издания», «заголовок к тексту», «текст», «подпись», «визы согласования».

Текст приказа должен иметь заголовок. Заголовок начинается с предлога «о» («об») и формулируется при помощи существительных, называющих основную тему документа (о назначении…, об утверждении…, об итогах…, о мерах…; например: о создании аттестационной комиссии).

Основной текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. Констатирующая часть вводит в существо рассматриваемого вопроса, в ней объясняется необходимость создания приказа. Разновидности констатирующей части выделяются в зависимости от того, что служит обоснованием распорядительной части документа.

В качестве обоснования могут выступать:

Формулировка целей и задач, стоящих перед организацией, описание фактов или событий, послуживших причиной издания приказа, их оценка.

Наиболее употребительные слова и словосочетания в этой части документа: в соответствии с постановлением, решением и т.д.; во исполнение постановления, решения, приказа, распоряжения и т.д.; в связи с возможностью, необходимостью, началом, отказом и т.д.; в целях улучшения, экономии, ограничения, увеличения и т.д.

В случае, если поручаемые действия не требуют особого пояснения и являются очевидными, констатирующая часть в приказ не включается.

Распорядительная часть приказа начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается прописными буквами без разрядки с новой строки от абзаца, в конце слова ставится двоеточие. Если в распорядительной части указываются различные по характеру действия и несколько исполнителей, она делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами, и каждый из них начинается с красной строки.

Пункты распорядительной части могут содержать конкретные поручения или положения организационного характера, включая следующую информацию:

Наименование должностей, фамилию, инициалы исполнителя(ей) в дательном падеже. Исполнителя можно указывать и обобщенно, например: директорам заводов, руководителям архивов.

Поручение, которое выражается глаголом в неопределенной форме (осуществить, обеспечить, подготовить, отгрузить и т.д.).

Срок выполнения поручения, приводящийся либо в каждом пункте, либо отдельным пунктом для всех предписываемых действий.

Таким образом, общая структурная схема пунктов распорядительно части выглядит следующим образом: кому? что сделать? к какому сроку? (например: Руководителю первого отдела А.А. Иванову разработать должностные инструкции к 25.05.2015).

При наличии промежуточных сроков выполнения поручения или при разбивке предписываемого действия на отдельные задания каждое из них формулируется отдельным подпунктом. Каждый пункт распорядительной части проекта приказа содержит только одно задание с одним сроком исполнения, например :

Срок исполнения не указывают, если поручения носят постоянных характер. Количество исполнителей по каждому пункту не ограничивается.

Если предписываемые действия носят организованный характер, они формулируются следующим образом:

Если проект приказа отменяет в какой-либо части ранее изданные документы по рассматриваемому вопросу, то в предпоследнем пункте документа они перечисляются, например:

В последнем пункте приказа - о контроле - указываются должностные лица, ответственного за исполнение документа, его инициалы и фамилия, например:

При большом объеме информации в проекте приказа излагаются лишь основные вопросы, дополнительная же информация (графики, схемы, таблицы, списки и т.д.) оформляется в приложениях. В этом случае в соответствующих пунктах распорядительной части даются ссылки:

На приложениях в правом верхнем углу печатается слово «Приложение» (если приложений несколько, они нумеруются) с указанием, к какому приказу или отдельному пункту документа относится приложение:

Приложения к приказу должны иметь соответствующие названия (список, перечень, план мероприятий, график и т.п.). Каждое приложение визируется на последнем листе руководителем подразделения, готовившим приложение к проекту документа, или его вышестоящим руководителем.

После подготовки проекта документа он должен быть согласован. Согласование может быть внутренним или внешним (внешнее согласование оформляется на отдельном листе - листе согласования).

Внутреннее согласование (или визирование) производится с ответственными лицами или заинтересованными работниками (так, соответствие приказа действующему законодательству согласовывается с юристом, финансовые вопросы - с бухгалтерией). Юридическая служба при визировании проекта документа должна определить целесообразность оформления данного вопроса приказом или распоряжением, соответствие проекта документа законодательству, проверить отсутствие противоречий ранее изданным приказам. Визы согласования включают наименование должности работника, его личную подпись, расшифровку подписи, дату.

В процессе согласования могут быть высказаны замечания и дополнения к проекту документа. Если замечания и дополнения незначительны, они вносятся непосредственно в проект приказа и помещаются на оборотной стороне последней страницы первого экземпляра документа (кроме виз на обороте последнего листа документа могут указываться сведения о его исполнителе, а также отметка о рассылке). Если замечания и дополнения носят серьезный и принципиальный характер, они оформляются на отдельном листе согласования, при этом при визировании делается отметка: замечания прилагаются.

Разработчики документа могут согласится с замечаниями и доработать проект, но имеет право и отказаться от них. В последнем случае разработчики проекта при представлении окончательного варианта документа на рассмотрение руководителю обязаны приложить к нему все замечания, полученные в ходе согласования документа. В случае согласия руководителя с высказанными замечаниями составить документа обязан изменить текст с учетом мнения руководителя. Руководитель организации при принятии окончательного решения имеет право выразить также и свою собственную точку зрения.

После выполнения процедуры согласования осуществляются окончательное оформление документа на бланке учреждения и подписание его руководством. Приказы подписываются руководителем организации или, в случае длительного отсутствия руководителя, лицом, исполняющим его обязанности. Соответственно подпись может быть оформлена одним из следующих способов:

После подписания приказы регистрируются работником службы делопроизводства отдельно от других документов (регистрационные индексы присваиваются приказам в пределах календарного года), при регистрации проставляется дата (таким образом, датой приказа считается дата его подписания). С этого момента приказ вступает в силу (рис. 5.1.).

Рис. 5.1. Образец оформления приказа.

После подписания документ должен быть доведен до сведения исполнителей и ответственных лиц, указанных в списке на рассылку. Рассылка документа должна проводится в возможно сжатые сроки, поскольку срок исполнения приказа отсчитывается от даты подписания документа.

Выписка из приказа составляется в том случае, если ответственному за исполнение одного из пунктов распорядительной части необходим соответствующий текст. Выписка оформляется на общем бланке, имеет те же реквизиты, что и приказ. Распорядительная часть основного текста приказа содержит лишь тот пункт, который необходим исполнителю для работы с документом (рис. 5.2.).

Рис. 5.2. Образец оформления выписки из приказа.

Другие распорядительные документы оформляются по той же схеме, что и приказ. Их специфика определяется тем, кто является автором документа, а также характером рассматриваемых вопросов.

Решение важнейших вопросов организации отражается в постановлениях.

Постановление - это документ, принимаемы высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления (комитетами, комиссиями), общественными организациями для решения важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами и организациями.

Постановления состоят из вступительной части, в которой констатируется состояние рассматриваемого вопроса. Распорядительная часть начинается со слова «ПОСТАНОВЛЯЕТ», перед ним указывается название коллективного органа. Эта часть содержит перечень мероприятий с указанием сроков выполнения и служебных лиц, ответственных за их своевременное исполнение, а также тех, кому поручен контроль за выполнением постановления (рис. 5.3).

Рис. 5.3. Образец оформления постановления.

Решение - распорядительный документ коллегиального или совещательного органа управления. Решения могут создаваться министерствами, ведомствами, учеными советами, советами директоров, правлениями кооперативов, общественными организациями и т.д. по важным вопросам, входящим в компетенцию этих органов.

Юридическую силу решение обретает после его подписания председателем и секретарем коллегиального органа, присвоения ему регистрационного номера и проставления даты. Датой решения считается дата проведения заседания коллегиального органа, на котором оно было принято. Распорядительная часть документа начинается глаголом «РЕШАЕТ» («РЕШИЛ»), перед которым указывается название коллегиального органа (рис. 5.4.).

Рис. 5.4. Образец оформления решения.

Распоряжение - это правовой акт, издаваемый единолично руководителем главным образом коллегиального органа управления в целях разрешения оперативных вопросов. Распоряжения издают также руководители организаций, предприятий, действующих на основе единоначалия, их заместители, главные специалисты, руководители структурных подразделений.

Содержание распоряжений связано с оперативными вопросами хозяйственной, производственной, административной деятельности (это задания руководителя учреждения или его заместителя на отдельные работы, мероприятия, выполняемые структурными подразделениями или должностными лицами). Как правило, распоряжение имеет ограниченный срок действия и распространяется на узкий круг исполнителей или структурных подразделений. Как уже отмечалось, нередко распоряжение признается документом, равноценным приказу. Разница между этими документами в том, что приказы издаются по более общим, принципиальным вопросам, а распоряжения - по более частным.

Распоряжение не отличается от приказа и по составу реквизитов и их расположению, однако часто основной текст не содержит констатирующей части. В таком случае текст распоряжения начинается с распорядительного действия - «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯЗЫВАЮ», далее идут пункты, в которых формулируются распорядительные действия.

Распоряжение оформляется на бланке предприятия и подписывается директором или его заместителем (рис. 5.5).

Рис. 5.5. Образец оформления распоряжения.

Указание - это правовой акт, издаваемый органами государственного управления, министерствами, ведомствами по вопросам, связанным с организацией выполнения приказов, инструкций и других актов данной или вышестоящей организации. Таким образом, указание можно отнести к разряду распорядительно-инструктивных документов. Право издания указаний внутри организаций предоставляется руководителям и их заместителям.

В тексте указаний обычно используются глаголы «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ» в зависимости от содержания документа. Текст указания в большинстве случаев имеет вступительную часть, в которой раскрываются цели и причины его издания. Указания рассылаются в подведомственные организации с целью доведения до них общих для всех норм, положений или иных сведений (рис. 5.6.).

Рис. 5.6. Образец оформления указания.

Организационно-распорядительные документы являются совокупностью актов, используемых в управленческой сфере. Они разделяются на три группы. Рассмотрим их подробнее.

Организационно-распорядительные документы: классификация

Предприятие использует в своей деятельности различные локальные акты. Система организационно-распорядительных документов включает в себя:

Информационно-справочные материалы. К ним относят корреспонденцию (телеграммы, письма и пр.), объяснительные и докладные записки, акты, договоры, обзоры, заключения, справки и так далее.
Организационные документы. Они определяют правовой статус и ключевые направления деятельности предприятия, учреждения, а также структурных подразделений. К ним относят правила, уставы, штатные расписания, инструкции, положения и пр.
Распорядительные документы организации. Ими оформляются разнообразные поручения коллегиальных органов и должностных лиц. Вместе с этим данные акты выступают в качестве средств передачи письменных распоряжений конкретным лицам и подчиненным. К ним относят решения, постановления, приказы, указы и так далее.

Приведенный перечень не считается исчерпывающим. Организационно-распорядительными являются также документы по личному составу. К ним относят карточки, справки, заявления, характеристики. Отдельно выделяют протокол. Он сочетает в себе признаки справочно-информационного и распорядительного документа.

Общая характеристика

Каждый из указанных выше актов выступает как носитель конкретной информации. В соответствии с этим он содержит совокупность компонентов, целевое назначение которых нельзя назвать однозначным. Некоторые элементы включают в себя сведения, отражающие явления, в подтверждение которых составляются документы. Другие компоненты несут информацию о самом акте, выступая в качестве его обязательных атрибутов. На каждом конкретном предприятии порядок, в соответствии с которым осуществляется оформление организационно-распорядительных документов, определяется в инструкции по делопроизводству. Она разрабатывается компанией самостоятельно с учетом предписаний законодательства.

Система распорядительных документов

С помощью таких актов решаются ключевые административные вопросы. Распорядительный документ обеспечивает регулирование и координацию деятельности предприятия, способствует реализации задач, поставленных перед органами управления. Издавать такие акты имеют право руководители любой компании вне зависимости от ее правового статуса, содержания и характера деятельности, компетенции, структуры и так далее. Распорядительный документ содержит решение, идущее сверху: от управляющего органа к подчиненному, от директора предприятия к подразделениям и их работникам. Посредством таких актов реализуется функция администрирования по вертикали.

Типы актов

Согласно действующему законодательству, выделяются следующие виды распорядительных документов:

Специфика

Постановления, решения, приказы принимаются во всех случаях, касающихся необходимости вынести индивидуальный либо нормативный акт по ключевым вопросам компетенции предприятия. Указания, распоряжения издаются по оперативным задачам. Они также необходимы для обеспечения исполнения решений, приказов и распоряжений. В юридическом смысле все виды распорядительных документов считаются правовыми актами. В них отражаются конкретные властные предписания, поступающие от субъектов управления. Определенность их состоит в том, что посредством распорядительных документов решаются вопросы и проблемы, возникшие в сфере администрирования. В качестве адресатов выступают конкретные учреждения, должностные лица, структурные подразделения, рядовые работники. Распорядительный документ является юридическим фактом, обуславливающим возникновение конкретных отношений административно-правового характера.

Основания

Распорядительный документ принимается в случае возникновения необходимости:

Подготовка актов

Существуют определенные нормативные требования к распорядительным документам. Выделяют три стадии их подготовки:

Изучение вопроса и разработка проекта.
Согласование.
Подписание.

Структура

В тексте документа, как правило, выделяется две взаимозависимые части: констатирующая и распорядительная. Первая выступает в качестве введения в суть рассматриваемого вопроса. Она необходима для обоснования причин составления документа. К примеру, здесь могут перечисляться события, факты, может пересказываться приказ вышестоящей структуры, для реализации которого утверждается данный акт. При этом могут указываться ссылочные (поисковые) данные. Констатирующая часть не считается обязательной, если отсутствует необходимость разъяснять основания принятия акта. Основная смысловая нагрузка лежит на распорядительной части. Она излагается в форме повествования.

Особенности составления

В зависимости от типа документа распорядительная часть может начинаться по-разному. В коллегиальном постановлении, например, начало может быть: "Постановляет". В распоряжении – "Предлагаю", а в приказе, соответственно, - "Приказываю". Эти слова печатаются прописными буквами либо строчными вразрядку. Так они зрительно отделяют констатирующую и распорядительную части. Эти слова располагают в отдельной строке с левой границы. Содержание распорядительной части начинается с новой строчки. В случае если текст предполагает указание на нескольких исполнителей либо разные по своему характеру действия, в нем используют нумерованные списки. В каждом пункте прописывается ответственное лицо, задача и срок ее реализации. В приказах в последнем разделе указывается служащий, на которого возлагается контроль исполнения документа. Распоряжения и приказы должны подписываться руководителем либо заместителем директора. Акт вступает в действие с момента его удостоверения либо доведения до сведения исполнителей. В некоторых случаях срок указывается в самом документе.

Дополнительно

Совместные однородные документы распорядительного характера нескольких организаций издаются в соответствующей форме. Например, это могут быть приказы или постановления. Совместные распорядительные акты органов, обладающих полномочиями на принятие разных по форме документов, утверждаются в виде общего решения. Оно обладает таким же юридическим действием, как и единоличное. Автор акта устанавливает форму, в которой содержание будет доведено до структурных подразделений, подведомственных предприятий и пр. При отсутствии указаний на это, организация решает данный вопрос самостоятельно.

Важный момент

Распорядительный документ может отменяться или изменяться. Для этого должен быть принят акт самим предприятием либо вышестоящей структурой. Этот документ также является распорядительным. Действие акта может быть приостановлено уполномоченными органами. Если проект документа касается интересов других компаний, то он должен быть с ними согласован. При наличии разногласий к нему прикладываются замечания или сопроводительное письмо, в котором они излагаются.

Унификация

Одной из ключевых задач делопроизводства считается упрощение работы с документацией, ускорение их оформления и составления. Решению этого вопроса в значительной степени способствует формирование стандартов. Ключевые требования к составлению документации основываются в первую очередь на предписаниях ГОСТов. В стандартах предусматриваются общие правила для структуры актов, их обязательных реквизитов. Единообразию при составлении документов способствует максимальная трафаретизация и типизация текстов. Как правило, в актах обязательные реквизиты располагаются справа вертикально. Предприятие может использовать и продольный вариант их указания. Унифицированная система организационно-распорядительной документации обладает межведомственным характером.

Заключение

Организационно-распорядительная документация, таким образом, представляет собой совокупность актов, фиксирующих решения административных, управленческих вопросов, реализацию взаимодействия, регулирования и обеспечения работы властных структур, должностных лиц, предприятий, учреждений. Внутри комплекса выделяется три категории бумаг. Среди наиболее распространенных организационно-распорядительных документов выделяют штатные расписания, правила, приказы, указы, распоряжения, решения, постановления, договоры. К ним также относят объяснительные и докладные записки, заключения и прочие. Каждый документ, используемый в организационно-распорядительной системе, является носителем определенной информации. Они включают в себя разные элементы, отличающие их друг от друга. Как правило, предприятие при составлении актов руководствуется государственными стандартами, правительственными постановлениями, методическими рекомендациями и отраслевыми инструкциями. При этом организация может разработать собственный порядок, в соответствии с которым будет осуществляться оформление распорядительных документов с учетом существующих предписаний.
Состав реквизитов, используемых при подготовке и последующем составлении актов, установлен в ГОСТ Р 6.30-2003. Этот стандарт регламентирует унифицированную систему, определяет порядок оформления документации. Вместе с этим указанный ГОСТ устанавливает правила написания реквизитов, схемы их расположения, отдельно указывает на те элементы, которые должны быть использованы при изготовлении унифицированных бланков.

Распорядительные документы необходимы для того, чтобы регули ровать деятельность, с помощью которой осуществляется реализация функций и задач, поставленных перед организацией, независимо от характера и содержания деятельности организации, ее организацион но-правовой формы и других факторов.

С помощью распорядительных документов совершенствуются орга низационная структура организации, содержание, способы и средства осуществления основной деятельности, обеспечение организации все ми видами ресурсов, т. е. разрешаются все возникающие проблемы и ситуации.

К распорядительным документам относятся: постановление; реше ние; приказ; распоряжение; указание.

Распорядительные документы содержат юридически властные пред писания субъектов исполнительной власти, адресатами которых явля ются конкретные организации, структурные подразделения, должност ные лица или работники. Эти предписания являются юридическими Документами, вызывающими возникновение конкретных администра тивно-правовых отношений. Таким образом, в юридическом плане рас порядительные документы относятся к правовым актам.

Правовой акт - документ, содержащий подзаконное официальное решение, принятое органом исполнительной власти или должностным лицом в односторонне-властном порядке и с соблюдением установлен ной процедуры по тому или иному вопросу, отнесенному к его компетен-

ции, облеченное в предусмотренную законом форму и порождающее юридические последствия.

С точки зрения принятия решений распорядительные документы делятся на две группы.

К перво й групп е относятся документы, создаваемые в усло виях коллегиальности (коллегией, собранием, советом, правлением или другим коллегиальным органом управления). К ним относятся поста новления, решения.

В условиях коллегиальности совместно обсуждаются наиболее важ ные и сложные вопросы деятельности организации, отрасли и т.д. Решение, выраженное затем в форме распорядительного документа, также принимается совместно. На основе коллегиальности действу ют федеральное правительство, представительные органы и прави тельства субъектов Российской Федерации и органов местного само управления, государственные комиссии и комитеты, коллегии мини стерств и ведомств, высшие органы управления акционерных обществ и др. В органах управления, действующих на основе коллегиальности, их руководители имеют право принимать единоличные решения по до статочно узкому кругу вопросов и издавать в пределах своей компетен ции другие виды распорядительных документов. Так, если Кабинет Ми нистров РФ издает постановление, то Председатель Кабинета Мини стров РФ - распоряжение.

Ко второ й групп е относятся документы, создаваемые в усло виях единоличного принятия решений (на основе единоначалия) долж ностным лицом, как правило, руководителем организации, а в отдель ных случаях руководителями других уровней - заместителями руково дителя, руководителями структурных подразделений организации в пределах их компетенции. К таким документам относятся приказ, рас поряжение, указание.

В условиях единоначалия право принятия решений по любому воп росу управления принадлежит руководителю организации, что увели чивает оперативность управления и персональную ответственность за принятые решения. В условиях единоначалия действуют федераль ные министерства, администрации субъектов Российской Федерации и других территориальных образований, органы исполнительной власти организаций, учреждений, предприятий, фирм.

В определенных управленческих ситуациях возникает необходи мость издания совместного распорядительного документа двух или нескольких организаций. Если эти организации имеют право издавать одинаковый вид распорядительного документа, то совместный доку мент издается в форме этого вида. Если организации издают различ ные виды распорядительных документов, то совместный распоряди тельный документ издается в виде совместного решения.

Сфера действия распорядительных документов различна и с этой точки зрения они делятся на правовые акты, действующие:

на федеральном уровне - акты, издаваемые Президентом Россий ской Федерации, Правительством Российской Федерации, органами фе деральной исполнительной власти;

на уровне субъектов Российской Федерации - краев, областей, горо дов республиканского значения Москвы и Санкт-Петербурга, автоном ных областей и округов, а также их территориальных образований;

в пределах отрасли (издаются отраслевыми органами федеральной исполнительной власти);

в пределах отдельной организации, учреждения, предприятия, фирмы.

Распорядительные документы, издаваемые органами федеральной исполнительной власти, относятся к категории ведомственных норма тивных актов. Их можно разделить на три группы:

1) акты, затрагивающие права, свободы, законные интересы граж дан Российской Федерации;

2) акты межведомственного характера;

3) акты, регулирующие отношения органов федеральной исполни тельной власти с подведомственными учреждениями, организациями, предприятиями.

Оформление данных правовых актов регламентируется ГОСТ Р 6.30-2003, а подготовка их осуществляется в соответствии с Пра вилами подготовки нормативных правовых актов федеральных орга нов исполнительной власти и государственной власти, утвержденны ми постановлением Правительства Российской Федерации от 13 ав густа 1997 г. № 1009.

Распорядительные документы могут быть документами длитель ного действия и действовать до их отмены новым распорядительным документом. Иногда нет необходимости отменять документ полнос тью, и тогда в него могут быть внесены изменения и дополнения в отдельные пункты текста в установленном порядке. Действие распо рядительного документа может быть приостановлено органами суда и прокуратуры.

Любой распорядительный документ, за исключением совместного, оформляется на общем бланке с указанием конкретного вида (поста новление, приказ и т. д.). Особенностью оформления распорядитель ных документов является структура текста. Текст, как правило, состоит из двух частей - вводной (констатирующей) и распорядительной. Ос нованием для издания распорядительного документа может быть необ ходимость:

организации исполнения принятых законодательных, нормативно- правовых актов и иных поручений вышестоящих органов;

осуществления собственной деятельности в соответствии с наделен ными функциями и задачами.

В первом случае вводная часть текста распорядительного докумен та начинается словами «Во исполнение...» и далее приводится наиме-

Во исполнение постановления Правительства Российской Фе дерации от 27 декабря 1995 г. № 1268 «Об упорядочении изготов ления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федера ции».

Во втором случае в вводной части, как уже было отмечено, излага ются цели и мотивы (основания) для издания распорядительного доку мента по инициативе организации, например:

В целях обеспечения качественного набора студентов на новый учебный год...

Вводную часть можно опустить, если распорядительная часть не нуждается в обосновании.

Вводная часть оканчивается определенным глаголом (в зависимос ти от вида распорядительного документа), который печатается от нуле вого положения табулятора прописными буквами, без кавычек, затем проставляется двоеточие и через двойной интервал1с красной строки оформляется распорядительная часть.

В распорядительных документах, издаваемых на основе единонача лия (приказ, указание, распоряжение), используется форма изложения текста от первого лица единственного числа и вводная часть отделяет ся от распорядительной глаголами «ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ»,

«ОБЯЗЫВАЮ».

В распорядительных документах, издаваемых на основе коллегиаль ности, используется форма изложения текста от третьего лица един ственного числа и вводная часть отделяется от распорядительной гла голами «ПОСТАНОВЛЯЕТ», «РЕШИЛ».

В совместных распорядительных документах используется форма изложения текста от первого лица множественного числа и вводная часть отделяется от распорядительной глаголами «ПРИКАЗЫВАЕМ», «РЕ ШИЛИ».

Распорядительная часть делится на пункты и подпункты, нумеруе мые арабскими цифрами. Каждый пункт распорядительного докумен та должен содержать следующую информацию: предписываемое дей ствие, сроки исполнения, исполнители, например:

2. Обеспечить перевозку документов и материальных ценностей в здание Реабилитационного центра с 11.05.2005 по 15.05.2005 (отв. Лепанова А. В.)

1 Если текст печатается через 1,5 интервала, то двойной интервал - 3,0.

3. Зам. директора по учебно-методической работе Чадаевой А. П. организовать учебный процесс в форме самостоятельной работы сту дентов в период переезда техникума с 11.05.2000 по 15.05.2005.

В заключении распорядительной части указывается, какие распоря дительные документы, изданные ранее, отменяются, например:

7. Признать утратившим силу постановление коллегии Министер ства социального обеспечения РСФСР от 26 июня 1980 г. «О состо янии справочно-кодификационной работы в органах социального обеспечения РСФСР».

В последнем пункте распорядительной части указывается, кто осу ществляет контроль за исполнением распорядительного документа, например:

9. Контроль за исполнением приказа возложить на зам. директора по учебной работе Чернову А. П.

Распорядительный документ, изданный на основе единоначалия, имеет одну подпись, изданный на основе коллегиальности - как прави ло, две подписи - председателя коллегиального органа и ответственно го секретаря (или руководителя службы ДОУ).

Постановление - правовой акт, принимаемый высшими и некото рыми центральными органами федеральной исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также представительны ми и коллегиальными исполнительными органами субъектов Российс кой Федерации в целях разрешения наиболее важных и принципиаль ных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабиль ных норм и правил.

Руководящие коллегиальные органы (президиум, советы и др.) так же принимают постановления.

Постановления оформляются в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003, а юридическими основаниями для их издания могут быть законы Россий ской Федерации, постановления Совета Федерации, Государственной Думы, Правительства Российской Федерации и другие нормативные пра вовые акты для постановлений федеральных органов исполнительной власти (в том случае, если постановления издаются «во исполнение») или необходимость осуществления собственной исполнительной или распорядительной деятельности, а также необходимость правового ре гулирования работы собственного аппарата управления (в том случае, если постановления издаются по инициативе организации).

Структура текста постановления, как и у всех распорядительных документов, включает в себя две части.

Вводная часть текста может содержать ссылки на законы и ранее изданные постановления или другие нормативные правовые акты. Од нако иногда постановление не нуждается в вводной части и его текст начинается непосредственно с указания органа, издающего постанов-

ление, и ключевого слова (глагола), отделяющего вводную часть от рас порядительной, например:

Правительство Москвы ПОСТАНОВЛЯЕТ:

Распорядительная часть текста строится также по стандартной для всех распорядительных документов схеме, т. е. по пунктам, в каж дом из которых содержится определенное поручение, назван исполни тель, указаны сроки. Постановлением могут утверждаться другие до кументы, как правило организационные (инструкции, положения и др.). Отметка о наличии таких приложений должна приводиться в том пункте постановления, в котором говорится об утверждении данного документа, сразу же после окончания текста данного пункта, напри

1. Утвердить Положение о порядке аттестации педагогических и руководящих работников государственных и муниципальных образо вательных учреждений (Приложение 1).

Если утверждается один документ, то в тексте это указывается сле дующим образом:

Утвердить прилагаемое Положение о...

На самом документе, который утвержден постановлением, на пер вом листе в правом верхнем углу делается отметка, например:

на первом экземпляре документа:

Приложение 1

к Постановлению Правительства Российской Федерации

на экземплярах, размножаемых большими тиражами и доводи мых до широкого круга исполнителей, на первом листе каждого эк земпляра:

УТВЕРЖДЕНО

Постановлением Правительства Российской Федерации

Постановления оформляются на общем бланке с указанием вида документа - «постановление». Дата постановления - это дата заседа ния коллегиального органа.

Постановления коллегии министерства, руководящего органа обще ственной организации имеют, как правило, две подписи - руководите ля коллегиального органа и ответственного секретаря.

Постановления Правительства Российской Федерации и федераль ных органов исполнительной власти вступают в силу после их регист рации и официального опубликования.

Образец оформления постановления приведен в прил. 19.

Решение - правовой акт, принимаемый коллегиальными и совеща тельными органами учреждений, организаций, предприятий, фирм в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности. Реше ния издают муниципальные органы управления, советы директоров, правления кооперативов, общие собрания акционеров, ученые, мето дические, педагогические советы и др.

Решениями также называются совместные распорядительные доку менты, принимаемые двумя и более органами, имеющими право изда вать различные по форме распорядительные документы, т. е. действую щие на основе коллегиальности и единоличного принятия решения.

Решение, принимаемое одним органом, оформляется с соблюдени ем всех требований к оформлению распорядительных документов, из ложенных выше, за тем исключением, что ключевым словом, отделяю щим вводную часть текста от распорядительной, является глагол «РЕ ШИЛ», «РЕШИЛА», «РЕШИЛИ».

Образец оформления решения приведен в прил. 20.

Совместные решения (приказы, постановления) оформляются на чистом листе бумаги. В заголовочной части этих документов указыва ется полное наименование всех организаций, издающих данный доку мент. Регистрационный номер включает в себя номера, присвоенные всеми организациями, которые разделяются косой чертой, например, 35/46/72. В таких документах используется форма приложения текста от первого лица множественного числа: «ПРИКАЗЫВАЕМ», «РЕШИ ЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ». Подписи в совместных распорядительных документах располагаются на одном уровне, первая оформляется от нулевого положения табулятора, вторая - от 5-го положения, причем наименования должностей лиц, подписавших документ, приводятся по полной форме. Все остальные реквизиты оформляются так же, как в других распорядительных документах.

Образец оформления совместного распорядительного документа (приказа) приведен в прил. 21.

Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначального принятия решений, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организа цией. В отдельных случаях приказ может касаться широкого круга орга низаций и лиц, например приказ вышестоящей организации, доводи мый до сведения подведомственных организаций, учреждений, пред приятий.

Приказы по содержанию и способам оформления бывают двух ви дов:

по основной деятельности; по личному составу.

Приказы по основной деятельности регулируют:

деятельность самой организации по вопросам ее создания, реорга низации, ликвидации, ее структурных подразделений, коллегиальных органов и порядок их работы;

организационно-правовое положение сотрудников;

порядок финансирования, материально-технического обеспечения, научно-техническую политику, информационную и документационную деятельность, социальные вопросы, а также порядок осуществления специальных для каждой организации видов деятельности (для вузов, например, учебной деятельности).

В вводной части приказа по основной деятельности могут быть: ссылка на законодательный или правовой акт вышестоящей органи

зации или правовой акт, изданный ранее данной организацией, напри мер:

В соответствии с приказом Комитета социальной защиты населе ния Москвы от 20.04.2005 № 78 «Об организации дежурства в период праздничных дней»

В связи с тем, что приказ Министерства образования Российской Федерации от 31.05.2000 № 1620 «Об утверждении Типового поло жения о филиалах государственных и муниципальных образователь ных учреждений среднего профессионального образования» не про шел государственную регистрацию в Министерстве юстиции Россий ской Федерации

ПРИКАЗЫВАЮ:...

цели и задачи предписываемых действий, факты или события, по служившие основой для издания приказа, например:

Для взаимной увязки и устранения множественности норматив ных актов по организации справочно-кодификационной работы по за конодательству по социальной защите населения в органах социаль ной защиты

ПРИКАЗЫВАЮ:...

Как правило, в приказах по основной деятельности вводная часть почти всегда присутствует, однако бывают случаи, когда предписывае мые действия не нуждаются в разъяснении и обосновании, и вводная часть опускается.

Приказ подписывает руководитель организации, и он вступает в силу с момента его подписания и регистрации, если в тексте не оговорены другие сроки.

Если руководитель находится в отпуске или в длительной команди ровке, приказ подписывает его заместитель, официально исполняющий обязанности руководителя во время его длительного отсутствия, при этом на приказе в подписи должна быть указана и его фактическая долж ность, например:

И.о. директора техникума - заместитель директора

по учебной работе личная подпись А. П. Чадаева

Приказы по личному составу (так называемые кадровые приказы) регулируют прием, перевод, перемещение, увольнение работников, пре доставление всех видов отпусков, присвоение или утверждение разря дов, вынесение и снятие взысканий, поощрение (награждение) и т.д. Оформление приказов по личному составу имеет свои особенности. Специфика данного вида документов заключается в том, что:

их оформление регламентировано требованиями двух действующих в стране унифицированных систем документации: Унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД) и Унифицированной системы первичной учетной документации (УСПУД), в рамках которой утверждены унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты;

Требования к оформлению документов, в том числе и приказов по личному составу, входящих в УСОРД, изложены в ГОСТ Р 6-2003 «Уни фицированные системы документации. Унифицированная система орга низационно-распорядительной документации. Требования к оформле нию документов». В рамках данной системы возможно составление приказа по личному составу как по одному основанию (например, о приеме на работу одного или нескольких работников, так и по несколь ким основаниям, когда в одном приказе имеются пункты о приеме на работу, переводе, увольнении и т. д. - так называемый сводный приказ по личному составу).

Если приказ по личному составу оформляется по УСОРД, то он офор мляется на общем бланке организации (с угловым или продольным ва риантом расположения реквизитов заголовочной части бланка) с указа нием полного наименования организации, а также сокращенного наи-

менования, если оно имеется у организации, вида документа (ПРИКАЗ), даты составления, регистрационного номера, места составления.

Номер и дата приказа проставляются при регистрации после его подписания.

Система индексации приказов создается в каждой кадровой службе и зависит от принятых в организации правил регистрации и существу ющего порядка формирования приказов по личному составу в дела, наличия хранения документов в электронной форме.

Заголовок приказа, как правило, должен отвечать на вопрос «о чем?»:

«О вынесении дисциплинарного взыскания» - или же, если приказ свод ный, - «По личному составу».

В тексте приказа по личному составу, за исключением приказов о поощрениях или дисциплинарных взысканиях, отсутствует вводная часть, а распорядительная часть приказа начинается либо со слова, обо значающего конкретное действие, например «ПРИНЯТЬ», либо, в слу чае сводного приказа, с распорядительного слова «ПРИКАЗЫВАЮ», а затем с новой строки указывается конкретное действие: «ПРИНЯТЬ»,

«ПЕРЕВЕСТИ» и т.д. - и пункты нумеруются. Данные слова в прика зах пишутся прописными буквами и без кавычек.

Собственно текст, касающийся конкретного работника, начинается с указания его фамилии, имени, отчества (фамилия, как правило, также пишется прописными буквами), должности, далее - наименование структурного подразделения, в которое он принимается (переводится и т.д.) на работу (наименование организации в тексте не указывается, так как оно есть в заголовочной части бланка), дата начала указанного действия (при необходимости - его продолжительность), условия при ема, характер работы, оплату труда. При необходимости в тексте при каза (или в конце текста) приводятся ссылки на соответствующие ста тьи Трудового кодекса РФ.

После текста каждого пункта приказа с новой строки без абзаца долж но быть напечатано слово «Основание:» (без кавычек, с прописной бук вы) и перечислены все документы, послужившие основаниями для из дания данного приказа. Недопустимо вместо документов давать ссыл ки на соответствующие статьи Трудового кодекса РФ. При указании конкретного документа в «Основании» всегда должны быть перечисле ны:

дата и регистрационный номер;

заголовок документа (при необходимости).

В тех случаях, когда в качестве оснований указано несколько доку ментов, «Основание» оформляется так же, как реквизит «Отметка о приложении», т. е. все документы нумеруются.

Визы согласования на приказах по личному составу проставляются до подписания приказа на оборотной стороне последнего листа под-

линника документа. Состав визирующих лиц в каждой организации определяется исходя из конкретных условий и наличия в штатном рас писании тех или иных должностей. Так, при приеме на работу приказы могут визировать: руководитель структурного подразделения, куда ра ботник принимается на работу, руководитель кадровой службы, глав ный бухгалтер (в случае, если на работу принимается материально-от ветственное лицо или работник, которому устанавливаются надбавки к заработной плате) и др.

Приказ подписывает руководитель, а ниже его подписи - на лице вой стороне приказа - проставляется отметка об ознакомлении лиц, указанных в тексте, с приказом. Сотрудники проставляют личную под- пись и дату, расшифровка подписи необязательна. Работник кадровой службы должен проконтролировать правильность и своевременность проставления сотрудниками данной отметки. Согласно Трудовому ко дексу РФ (ст. 68), например, приказ о приеме на работу объявляется работнику под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудо вого договора.

Руководитель подписывает только первый экземпляр приказа, ко торый и будет являться его подлинником. Необходимое количество копий должно быть изготовлено и заверено работником кадровой служ бы путем проставления реквизита «Отметка о заверении копии». Ко пию приказа по личному составу допускается заверять печатью кад ровой службы.

Приказы по личному составу могут оформляться также по требова ниям УСПУД. Документы, входящие в данную систему включены и в ОКУД (класс 0300000).

Постановлением Государственного комитета Российской Федерации по статистике1от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифициро ванных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» были введены формы первичной учетной документации, в том числе приказов по личному составу:

форма № Т-1 «Приказ о приеме работника на работу»; форма № Т-1 а «Приказ о приеме работников на работу»;

форма № Т-5 «Приказ о переводе работника на другую работу»; форма № Т-5а «Приказ о переводе работников на другую работу»; форма № Т-6 «Приказ о предоставлении отпуска работнику»; форма № Т-ба «Приказ о предоставлении отпуска работникам»; форма № Т-8 «Приказ о прекращении действия трудового договора

с работником»;

форма № Т-8а «Приказ о прекращении действия трудового договора с работниками»;

форма № Т-9 «Приказ о направлении работника в командировку»;

1 С 9 марта 2004 г. преобразован в Федеральную службу государственной статисти ки (Росстат).

форма № Т-9а «Приказ о направлении работников в командировку»; форма № Т-11 «Приказ о поощрении работника»;

форма № Т-11а «Приказ о поощрении работников».

Указанные унифицированные формы приказов распространяются на организации независимо от формы собственности, осуществляющие деятельность на территории Российской Федерации. Это означает, что если есть определенная форма приказа в УСПУД, то она обязательна к применению. И только в том случае, если нужная форма приказа по личному составу еще не утверждена, можно ее оформлять по требова ниям УСОРД.

В соответствии с порядком применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденным постановлением Госкомстата России от 24 марта 1999 г. № 20 «Об утверждении поряд ка применения унифицированных форм первичной учетной докумен тации», в эти формы (кроме форм по учету кассовых операций) орга низация при необходимости может вносить дополнительные рекви зиты. При этом все реквизиты утвержденных Госкомстатом России унифицированных форм первичной учетной документации остаются без изменений (включая код, номер формы, наименование докумен та). Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается.

Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующими организационно-распорядительными документами организации (при казами, распоряжениями).

Форматы бланков, указанных в Альбоме унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут изменяться.

При изготовлении бланочной продукции на основе унифицирован ных форм первичной учетной документации для удобства размещения и обработки необходимой информации допускается вносить измене ния в части расширения и сужения граф и строк с учетом значимости показателей, включения дополнительных строк (включая свободные) и вкладных листов.

Унифицированные формы приказов по личному составу в УСПУД построены в анкетной или табличной форме. Анкетная форма приказа предназначена для составления приказа на одного работника и только по одному основанию. Например, форма Т-1 представляет собой уни фицированную форму приказа о приеме на работу одного работника. Табличная форма приказа предназначена для составления приказа на нескольких работников, но только по одному основанию, например, форма Т-1 а «Приказ о приеме работников на работу». В рамках данной системы нельзя составить сводный приказ по личному составу, вклю чающий в себя несколько оснований (прием, перевод, увольнение), нельзя составить приказ о вынесении дисциплинарного взыскания - нет такой унифицированной формы.

Заголовочная часть каждого приказа содержит название организа ции и ее код по ОКПО, название вида документа, его код по ОКУД, регистрационный номер и дату приказа, распорядительное действие и его продолжительность.

Содержательная часть текста приказа содержит следующие данные: фамилия, имя, отчество, табельный номер работника (работников); на именование структурного подразделения; наименование профессии (должности); разряда; класса (категории) квалификации; условия при ема на работу (перевода и др.); характер работы; условия оплаты труда; информацию об испытательном сроке (в приказах о приеме). После текста приказа приводится стандартное основание, в котором указаны необходимые данные конкретного документа (документов), приведен ного в качестве основания. Так, в приказе о приеме на работу основа нием является трудовой договор, в приказах о переводе - изменение к трудовому договору и т.д.

В конце приказа в трафаретной форме приведены подпись руково дителя, а после подписи - отметка об ознакомлении работника (работ ников) с приказом.

Таким образом, здесь содержатся практически все реквизиты, ис пользуемые при оформлении приказа в УСОРД, но в данной системе вся информация приведена в табличной или трафаретной форме и с подстрочными примечаниями, что значительно облегчает процесс со ставления документов и снижает вероятность появления ошибок при оформлении.

Визы проставляются также на оборотной стороне последнего листа подлинника приказа, а порядок регистрации приказов по УСПУД ана логичен регистрации приказов по УСОРД.

Образец оформления приказа по личному составу по УСОРД приве ден в прил. 23, по УСПУД - в прил. 24.

Распоряжение - правовой акт, издаваемый единолично руководи телем коллегиального органа государственного управления в целях раз решения оперативных вопросов. Как правило, оно имеет ограничен ный срок действия и касается узкого круга организаций и должност ных лиц.

Распоряжения издают: Президент Российской Федерации, Председа тель Правительства Российской Федерации, председатели правительств субъектов Российской Федерации, другие руководители органов управ ления по оперативным вопросам, не требующим коллегиального обсуж дения. Распоряжения по сложившейся практике также издают руководи тели предприятий, их заместители или главные специалисты, или руко водители структурных подразделений в пределах своих полномочий.

Распоряжение оформляется с соблюдением требований к оформ лению распорядительных документов. Особенностью оформления дан ного вида распорядительного документа является наличие реквизита 15 «Адресат», который отсутствует на приказах, постановлениях и ре-

шениях. Данный реквизит, как правило, приводится в обобщенном виде:

Начальникам структурных подразделений завода

Текст распоряжения также состоит из двух частей - вводной и рас порядительной, причем вторая часть отделяется словом «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯЗЫВАЮ».

Распоряжение имеет одну подпись - руководителя или заместителя (главного специалиста), или руководителя структурного подразделения.

Образец оформления распоряжения приведен в прил. 25.

Указание - правовой акт, издаваемый органом государственного управления преимущественно по вопросам информационно-методичес кого характера, а также по вопросам, связанным с организацией ис пользования приказов, инструкций и других актов данного органа и вышестоящих органов управления.

Указание как вид документа было введено в практику с 1970 г. вме сто применявшегося циркулярного письма, которое издавалось по тем же вопросам. И распоряжение, и указание, как уже было отмечено, име ют ограниченный срок действия, касаются узкого круга организаций, должностных лиц и в силу этого в эти документы не вносятся измене ния и дополнения по отдельным пунктам, как в другие виды распоря дительных документов.

Контрольные вопросы

1. Какие виды организационно-распорядительных документов относятся к распорядительным?

2. Почему распорядительные документы относятся к правовым актам?

3. Когда распорядительные документы вступают в силу?

4. Как различаются по сфере действия распорядительные документы?

5. Что является основанием для издания распорядительного документа?

6. Как строится текст распорядительного документа?

7. Как оформляется отметка о наличии приложения в распорядительном документе?

8. Какие органы принимают постановление?

9. Что означает дата в распорядительном документе, проставляемая в заго ловочной части бланка (реквизит 11)?

10. В какой форме издаются совместные распорядительные документы?

11. Какие бывают виды приказов?